加强文献信息资源共建共享的措施【国外信息资源共建共享可持续发展的比较研究】

　　[摘要]　在对影响信息资源共建共享组织可持续发展的关键因素进行分析的基础上，选择OhioLINK、OCLC、CDL、NSDL、JISC、NII这6个不同国家、不同类型的共建共享组织为案例进行调研，着重对影响共建共享组织可持续发展的关键因素(组织管理架构、运行管理机制、共建共享的资源与服务、政策和资金支持)进行比较研究，以为我国信息资源共建共享实践提供借鉴。
　　[关键词]　信息资源共建共享　可持续发展　比较研究
　　
　　信息资源共建共享是图书馆界的优良传统。计算机、通信技术和互联网的迅猛发展，全球范围内数字图书馆建设的大力开展，环境和读者信息需求的革命性变化，为传统信息资源共建共享赋予了新的内涵。作为实现信息资源共建共享的组织形式，信息资源共建共享组织(以下简称共建共享组织)正面临着新的挑战，如何适应新的环境，不断地发展壮大，完成组织的使命，实现可持续发展，已成为一个亟待解决的课题。
　　
　　1　影响共建共享组织可持续发展的关键因素
　　
　　总结已有的研究成果，共建共享组织成功运作的关键因素分为组织内部因素和外部环境因素两类。其中内部因素包括：①组织的愿景、使命及战略目标。愿景和使命关系到组织的定位和成员机构的凝聚力问题。共建共享组织发展的动力和起点通常源于每个成员机构都有非常强烈的需求，但又无法独立完成的事情，而战略目标则是与愿景相符合，是迈向实际运作的关键一步。②具体实施过程。其中，最重要的是建立合适的组织架构和运作规程，配备管理人员，拓宽管理机构与各成员机构的沟通渠道。明确成员机构的责任和义务，使得有限的资源能最大成效地发挥效用。③实施效果。即指共建共享组织的最终活动成果，主要体现为共建共享组织提供的资源与服务。外部环境因素则包括充足的资金投入以及政策支持等。
　　共建共享组织的可持续发展强调的是成功的动态性和持续性，包括两大类要素：①发展过程所需的资源不致枯竭。②满足人们需求的水准不会降低。结合共建共享组织运作的关键因素来分析，第一类要素主要涉及到共建共享组织所掌握和拥有的经费等资源。共建共享组织的发展需要长期稳定的经费投入和支持。但是政策和经济环境的变化往往会影响对共建共享组织的投入，如何积极争取长期充裕的经费，或者寻求别的替代途径，关系到共建共享组织的发展和存亡。第二类要素主要指共建共享组织利用所掌握的资源。发挥组织的功能。在多大程度上满足了成员馆和最终用户的信息需求，这可以理解为是共建共享组织的产出。由于共建共享组织成员馆和最终用户的信息需求也处于不断发展变化当中，如何捕捉并利用新技术手段满足他们的最新需求，同样关系到共建共享组织的价值和长期发展。
　　国外信息资源共建共享开展较早，积累了一些成功的经验。本文选择美国的俄亥俄州图书馆与信息合作网(Ohio Li-brary and Information Network，简称OhioLINK)、联机计算机图书馆中心(Online Computer Library Center，简称OCLC)、加利福尼亚大学数字图书馆(califomia Digital Library，简称CDL)、美国国家科学数字图书馆(National Science Digital Library，简称NSDL)和英国的联合信息系统委员会(Joint In-formation Systems Committee，简称JISC)、日本的国立情报学研究所(National Institute of Information，简称NII)这6个不同国家、不同类型的共建共享组织为案例进行调研，着重对影响共建共享组织可持续发展的关键因素(运行管理机制、共建共享的资源与服务、政策和资金支持等方面)进行比较研究，以为我国信息资源共建共享实践提供借鉴。
　　
　　2　共建共享组织的管理架构、运行机制与组织的可持续发展
　　
　　2.1　从组织管理架构设置上保障和支持组织的可持续发展
　　共建共享组织管理架构的设置方面要能够充分反映各相关方的利益，考虑组织所提供的资源与服务、技术以及组织自身的发展等。组织架构的代表性、领导力和影响力，对共建共享组织充分考虑和协调各成员机构的利益、扩大影响，从而实现可持续发展具有重要的意义。共建共享组织的组织架构，通常包括最高管理层、中间管理层和具体运作层等。
　　2.1.1　最高管理层一般称为董事会或指导委员会，其成员通常包括上级拨款机关的代表、成员馆和学术界的代表，负责从宏观方面对共建共享组织进行指导。如：OhioLINK的董事会由俄亥俄州高校董事会的代表和参与机构的代表组成，直接隶属于州高校董事会；OCLC的董事会包含了董事会推选的董事以及成员委员会的代表，美国国家视察委员会负责指导NSDL的工作，该委员会的成员由美国国家科学基金会指派，担当美国国家科学基金和NSDL核心集成团队的战略规划和运作的顾问，JISC指导委员会由每个经费赞助机构的代表组成，负责向JISC的主席和执行官提出建议。
　　2.1.2 中间管理层主要由成员机构的负责人或代表组成，向最高管理层报告工作。该层负责制定具体的政策及规划，并管理、监督具体运作层的工作。如OhioLINK图书馆咨询委员会的主要任务为审议和批准所属常设委员会提出的实施OhioLINK项目的建议及主要的经费评估，参与联盟的战略规划，OCLC的成员委员会由成员馆的代表组成，旨在使成员馆有机会参与OCLC中和预算及运作相关的决策；NSDL政策委员会的成员来自NSDL项目委员会和成员馆，担当核心集成团队、NSDL项目和美国国家基金运作策略与运作优先顺序等问题的顾问；JISC委员会(JISC Board)向JISC指导委员会负责，委员会由英国高等教育界的资深管理者、学科与技术专家组成，负责确定JISC的工作规划，以反映教育和研究团体现在及将来对学术科研信息的需求。
　　2.1.3　具体运作层一般为中间管理层下属的各专业委员会，主要由相关专业人士组成，负责具体的运作。此外，还有各种为特定任务而成立的工作小组，任务完成后，就会解散。各个专业委员会的设置通常与共享组织所提供的资源与服务相关，还与共享组织自身的管理和发展以及技术研究与开发的需要相适应。例如，NSDL的政策委员会下有5个常设委员会，其中包含可持续发展委员会。该委员会负责促进NSDL计划、子项目、用户共同体和技术的长期应用与发展，尤其关注整个项目的可持续发展，例如保证项目可持续发展的电子商务解决方案和整个体系的发展问题。JISC委员会下也有3个常设委员会，即审计委员会、提名委员会、薪酬委员会，专门负责解决组织自身的相关问题，促进组织功能的良性发展。
　　OCLC成员委员会的产生，是OCLC管理结构发生的一个根本性变化，它使成员机构正式参与OCLC的管理，使 OCLC能以更敏锐的反应来满足它所有用户的需要，能在非营利的公司和网络合作之间找到平衡点，从而成为OCLC实现可持续发展的重要因素之一。成员委员会最重要的目标一直都是“反映和阐明各成员馆的利益”，但其功能绝不仅限于鼓励成员馆和OCLC的双向交流、做成员馆的代言人。其职责包括：①鼓励和推动OCLC有利于成员馆的运作、规划和合作的努力，②代表所有成员馆的利益；③加快成员馆和OCLC之间信息的流通；④选出6位OCLC董事会的董事；⑤批准或否决对公司条例等作出的变动；⑥参与其他与成员馆的相关事务。成员委员会包含4个执行委员会：规章制度、选举、财政、提名委员会。成员委员会选出的执行委员会和OCLC的管理人员一起，为成员会确定当年的重点主题，并为每年举办的三次成员会会议设定议程。
　　这种分层设计和实施的组织架构，特别是一些共享组织在机构设置上的特点，为共享组织的可持续发展提供了组织上的保障。
　　
　　2.2　运行机制富有弹性，支持组织的可持续发展
　　共建共享组织在运作过程中，要为成员机构参与组织的事务提供正式和非正式的多种交流渠道，建立充分的、开放的和经常的交流沟通机制以及平等的议事机制。组织还要保证成员机构对组织的规章制度和利益分配等重大事务的发言权，在互相尊重、理解和信任的基础上进行合作，充分反映成员馆的利益，调动成员馆的积极性，继而实现组织的可持续发展。
　　共建共享组织通过加强组织内部横向联系和松耦合联系，促进组织内的开放沟通，为共建共享组织的可持续发展提供了动力。例如，OhioLINK代表着一个面向高等教育联盟的适当的体制，横向的团队建设和交流机制从创建初期便存在，即公开沟通、成员平等参与、集体决策，为组织内高质量的信息交流机制提供了一个适当的平台。OhioLINK指导委员会、各工作小组以及小组委员会之间的关系被认为是松耦合联系的一个例子。第二个例子是召开会议，以确定俄亥俄州学术图书馆的需要和要求。这些会议面向俄亥俄州学术图书馆的所有成员，允许他们就OhioLINK应当提供什么服务发表意见。越来越多的成员机构参与OhioLINK委员会，每个机构是一个平等的参与者，无论规模或资金多少，所有成员机构在权利和影响力方面都是平等的。这些都使OhioLINK一直具备开放的沟通结构、领导层和成员机构之间包容广泛的合作结构、集思广益的决策结构。
　　共建共享组织的可持续发展离不开正确处理与成员图书馆的关系。如CDL对自身进行了准确定位，其基本出发点是：CDL在后台为图书馆提供服务，真正对最终用户推广资源和服务是由各个学校图书馆来做，CDL基本不做前台一线的工作。CDL主要是依托各校区的管理层来运行的，在各个项目启动之前，先和管理层沟通。这样的方式也使它的运行阻力大大减小，同时可以得到各校区很好的配合。
　　OCLC充分发挥成员委员会的作用，成员委员会可以对产品开发的时间表和定制的服务有直接而重大的影响。成员委员会的每位代表分别加入了以下4个兴趣小组：沟通和接触、参考服务和电子出版、资源共享、技术服务。由一位代表和一位重要的OCLC人士担任每个小组的领导人，负责共同安排小组会议的议程。每个小组的成员还包括来自成员会执行委员会的成员，执行委员会可以要求小组讨论他们认为相关的主题。成员委员会代表有责任反映所有图书馆的意见和建议，有机会就某一问题听到专家、一般图书馆成员、董事会成员、出版商和系统提供商的意见，还要着眼于OCLC长期的规划和决策。OCLC的高层要参加成员委员会的会议。这些举措提高了成员委员会代表的专业水准，以帮助其更好地完成使命，为OCLC的可持续发展提供了支持和保障。
　　
　　2.3　组织架构本身的可持续发展
　　共建共享组织自身业务以及信息环境与技术的快速发展，使得组织必须能适时评估并调整自身的组织架构和运营机制，以适应组织可持续发展的需要。
　　OCLC的管理架构成立于1977年，考虑到成员机构的需要和兴趣的变化，在2000年进行管理架构修订时，进行了相应的调整，如增加更多来自美国以外的代表，进一步提升成员委员会的作用等。OCLC董事会于2007年2月成立了OCLC管理研究委员会(Governance Study Committee)，专门负责：①借鉴OCLC和其他机构的研究和分析报告，了解在未来10年可能对图书馆、其他文化遗产机构和OCLC产生重大影响的环境因素；②为OCLC审查和评价当前的以及可替代的管理架构；③为OCLC推荐一个适当的管理架构，以符合未来10年OCLC被成员机构期待扮演的角色。这项新研究的目的是要确保OCLC作为一个组织，能够成功地满足世界各地的图书馆和其他文化遗产机构当前的以及新兴的需求。
　　
　　3　不断拓展资源建设内容与所提供的服务，支持组织的可持续发展
　　
　　共建共享组织的价值归根结底是通过为成员机构提供资源和服务来实现的，能提供何种资源与服务，提供资源与服务的手段及途径如何，这些因素(特别是在信息环境和用户需求发生急剧变化的今天)对共建共享组织的可持续发展有重要影响。共建共享组织对资源建设要统筹规划、合理配置、宏观管理与协调，利用多种方式开展资源共建，以保证资源的可持续利用。共建共享组织通过成员机构间的协作，为读者提供最具成本效益的资源访问方式。
　　共建共享组织的发展过程，就是共建共享组织所能提供的资源与服务不断深入发展的过程。从馆际互借和文献传递、书目数据共享、数据库建设、集团采购到数字图书馆的研究与实践等，共建共享组织所提供的资源与服务在不断发展演变。只有抓住每个特定时期各成员机构普遍而迫切的要求，充分运用最先进的技术，为成员机构和最终用户解决问题，共建共享组织才能赢得自身的可持续发展。
　　
　　3.1　书目数据库建设与馆际互借和文献传递服务的开展
　　共建共享组织的成员馆拥有大量的纸质资源，在这些纸质资源的采购、编目方面投入了大量的人力和财力，而通过共享书目数据，既节省了编目的人力、物力，又为通过馆际互借和文献传递来扩充馆藏打下了坚实的基础。OCLC、OhioLINK和美国伊利诺伊州的ILLINET等历史比较悠久的共建共享组织，无一不是从传统印本资源的共建共享起步；NII也是从印本资源及其书目信息的共建共享开始发展的；CDL主要致力于数字图书馆的建设和发展，同时也提供包括联合目录(Melvyl catalog)和馆际互借在内的书目服务；JISC资助了联合目录系统Copac和期刊联合目录SUNCAT。通过提供这类共建共享的资源与服务，共建共享组织积累了初步的成功经验，凝聚了一定的成员，促进了组织的业务发展，对共建共享组织的组织架构和运行机制也是很好的考验和锤炼。
　　以联合书目数据库为基础，OhioLINK等共建共享组织还 为成员馆提供创新的馆藏资源建设服务，使得成员馆的经费效益最大化和馆藏资源结构最优化。OhioLINK的馆藏建设工作小组CBTF(Collection Building Task Force)发现，OhioLINK的馆际互借请求的满足率不是特别高，而这与各个成员馆馆藏的相似度很高、相同复本的数量很多存在一定的相关性。因此，CBTF和YBP(YankeeBookPeddler)公司合作，通过减少成员馆间相同副本的采购数量，而把省下的资金用于购买联盟各个图书馆还没有购买的馆藏，来提升OhioLINK成员馆馆藏资源的多样性，以加强馆藏资源建设和馆际合作。在YBP公司建立的采购和馆藏发展数据库GOBI(Global Online Bib*liographic Information)中，为OhioLINK联盟创建了单独的帐号，每个参与的图书馆都得到一个子账号，以供它们选择和订购图书。这些图书馆可以同时存取GOBI中的NBIO(Not-Bought In Ohio)书目清单，并可以多种方式(如LC分类、出版者、丛书项等)进行检索。它们可以直接通过GOBI订购，也可以挑选后下载到本地系统中，通过本馆的图书馆自动化系统订购。对于订购了的图书，用户还可以选择YBP所能提供的图书加工、编目及其他外包服务。被购买的图书也将展示在联盟的购买历史屏幕中，所有OhioLINK图书馆都可以看到。但最重要的是，当书目被订购后，它们会从网上书目清单中自动消失，从而解决了重复订购的问题。
　　OCLC的馆藏管理和发展服务有助于用户实现馆藏建设目标，OCLC的馆藏分析工具可评估用户馆藏的优势和欠缺所在，自动选书服务可优化用户的选书和订购流程，还可提供便捷的非英语资料的订购服务。
　　
　　3.2　依靠集团采购，获取高性价比的商业性学术资源
　　商业性的数据库中包含着大量高质量的学术性资源，因此成为共建共享组织资源建设的重点之一。OhioLINK、CDL、JISC和NII等组织加强了商业性数据库、电子期刊数据库和电子书等数字资源的集团采购。只有规范谈判过程，为成员机构争取最大利益，才能更好地体现共建共享组织的价值。
　　作为JISC资助建立的公司，JISC Collections专门负责集团成员与数据库商的谈判业务。JISC Collections在NESL12(National Electronic Site Licence Initiative version 2)中，制定了图书馆电子期刊购买和许可协议的范本。在2007年的最新范本中，规定了图书馆有权对许可范围内的资料在机构典藏库中存档，但仅限于授权用户使用；作者有权对许可范围内他们自己发表的文献存档，并可公开地发布在互联网上。在正常订购协议期满后，出版商将按照和购买资源的图书馆的约定，通过以下几种方式之一，为该图书馆继续提供已经购买过的资源的全文：①出版商无偿继续为图书馆提供以前购买的资源的存档；②数据库商无偿地以电子媒介的形式为图书馆提供已购买过资源的存档数据，经过各方的协商，存档数据可以直接转交给该图书馆，也可交给JISC进行集中式存档，还可以交给除商业性出版商以外的其他机构存档；③数据库商通过ftp方式无偿为图书馆提供已购买资源的存档数据。
　　CDL为加州大学联盟提供学术材料的有效存取使用，包括期刊文章摘要和索引数据库、电子期刊、已发布的工具、参考数据库等。CDL的10个校区的经费预算不同，协调起来很困难，在馆藏发展与联合采购(collection development)方面值得借鉴之处有：①资源的选择要求很严，买什么内容由各个校区推荐，然后由CDL挑选做决定。②如果10个校区都买，就由CDL出面；如果只有5个以下校区购买，CDL就委托其中一家牵头。③提供合同范本。④大部分资源属于年度付费，少部分是永久性购买。属于永久性购买的资源，主要由CDL付费。⑤各校区付费模式：根据各校区的经费预算，取一个各校付费的平均百分比(UC Berkeley总是最多的)，然后在这个模式的基础上再调整。
　　
　　3.3　数字化资源建设与服务
　　共建共享组织当前最重要的主题是数字图书馆建设，各个国家或地方政府支持的项目如NSDL、JISC、CDL等纷纷投入到各种数字图书馆项目的实验中，OCLC、OhioLINK、NII等共建共享组织也在大力开展数字图书馆的研究和实践。不同于传统图书馆，数字图书馆的环境及其所要求的技术和规范更加复杂，涉及到集成检索、门户建设、统一认证等技术开发难题，还有元数据、互操作、存档等标准规范问题。在数字图书馆时代，每个图书馆或迟或早都会面临以上这些靠自身力量很难解决好的问题，因此，成员馆比以往任何时候都需要借助联盟的力量来破解其发展中的难题，而这也为共建共享组织的新发展提供了巨大的空间。
　　OhioLINK建立了数字媒体中心(负责存档各种类型的多媒体资源，并提供检索)和电子学位论文中心(包括来自成员馆的学位论文)。CDL在自建学术性资源方面提供的具体服务包括数字特藏、数字出版、数字资源保存等。OCLC可为成员机构提供编目和元数据服务以及数字化和存档服务(可帮助用户对特藏进行数字化、缩微拍摄与存档，以保护和分享用户的馆藏)。JISC的机构仓储和保存咨询工作组旨在建立一个数字化的资源和服务网络，以改善数字信息资源的使用与持久利用，包括：①进一步推动机构和仓储服务的发展和推广；②为英国的数字化仓储提供更丰富的检索体系架构；③进一步细化数字化仓储和保存的应用标准规范；④为数字仓储库的使用和数字化保存开发新的软件与工具；⑤增进对仓储如何被利用和集成以支持对教育研究工作的了解；⑥探索资源发现和保存的共享基础设施的实施与模式；⑦澄清数字保存服务的角色和责任。
　　NSDL以发展数字化环境，向各层次的教师与学生提供高质量教育资料为主要目的，致力于在互联网上建立一个实用的、可供广泛接入和方便使用的分布式资源网络与学习机制。作为数字综合门户，NSDL不但提供相关信息的智能检索、资源标引和联机注释及归档，还具有访问虚拟协同工作区、实践经验共享与分析、可视化工具等新功能。JISC集成信息环境委员会下设的信息环境工作小组负责JISC门户项目的开发，该项目旨在研究JISC信息环境背景下门户网站的性质和作用。其具体目标是：①创建一系列不同领域的演示门户；②展示门户网站利用方面的可能性和良好的实践；③探讨如何利用门户为继续教育和高等教育提供服务；④确定门户网站如何为成员机构提供最好的服务，促进成员机构的最终用户利用信息资源；⑤探索门户作为一种控制可利用信息资源存取的手段，为教育界提供学术资源内容服务方面的关键作用。NH创建了学术资源门户GeNii，集成了包括CiNii、Webcat Plus、 KAKEN、NII-DBR等在内的GeNii组件的检索，检索时不需要考虑所需的信息具体存放在哪个组件中。OhioLINK也启动了新的项目，准备开发OhioLINK和成员馆资源的集成检索服务。
　　
　　4　长期充足稳定的资金来源与共建共享组织的可持续发展
　　
　　共建共享组织的创建、项目的建设过程中以及项目初步建成后的良好发展，都离不开持续稳定的资金支持。一旦资金难以为继或者经费缺乏适当的增长，将严重影响到共建共享组织的可持续发展。如OhioLINK在财政预算不足的情况下，只得削减了所订购的部分电子资源，影响了服务效果。而在伊利诺伊斯州经济衰退的时候，提供给共建共享组织的资金也被削减了，ILLINET在经济上出现了危机。随着伊利诺伊斯州资助资金的减少，从事共建共享服务的人员也被削减了，文献传递和馆际互借的满足时间也被延迟，成为导致ILLINET衰落的直接原因之一。因此，争取充足稳定的经费来源，对共建共享组织的可持续发展尤为重要。
　　
　　4.1　通过绩效评估来获得政府持续稳定的资金支持
　　除OCLC外，本文讨论的多个运作成功、在国际上知名的共建共享组织的资金主要来源于政府机构。政府机构主导了这些项目的建立，并从政策和资金方面给予大力扶持。这种依靠政府资助的资金来源方式，对共建共享组织的建立和飞速发展具有决定性的意义，同时也为组织的可持续发展带来了不确定性因素。只有让决策机构认识到：通过集中投资建立共建共享组织，众多的成员机构可以从中受益，教学和科研人员可以通过方便快捷的途径获取高质量的信息资源和服务，全国(或地区)教育和科研水准可以得到提升，共建共享组织方能赢得持续的资金支持。共建共享组织的绩效评估正是在这方面发挥了重要的作用。
　　OhioLINK在年度报告中，明确列出了年度经费的用途、各项服务的增长率以及相应经费投入的增长率等各种详细指标，使人们可以一目了然地看到，对OhioLINK的投入有巨大的产出。
　　在JISC出版的Value for Money report on JISC services报告中，披露了关于绩效评估的一些数据，“JISC在提供电子资源方面每1英镑的花费，可得到成员机构在资料搜集上至少节省价值18英镑时间的回报；JISC服务预算中每1英镑的花费，教育和科研界得到9英镑的可证实的价值；通过JISC与电子资源提供商签定的协议，在电子资源购买方面，JISC每1英镑的花费，可节省成员机构超过26英镑的费用”。这些数字充分说明了JISC体现的价值，为其获得进一步的经费资助提供了强有力的支持。
　　
　　4.2　自我发展的经营模式
　　OCLC的成功发展为共建共享组织解决资金问题提供了另一条思路。OCLC界定了自己的、清晰的、有别于其他任何组织的组织角色，决定了其发展方向和空间。OCLC从创建开始就致力于促进教育和科研事业的发展，作为一个非营利机构，而不是传统的商业机构，其宗旨就不是追求最大利益化或者回报股东的投资，而是增加图书馆资源的可用性，降低图书馆的费用。OCLC从事州政府和营利性机构都不愿从事而又有需求的公共事务，没有任何学术机构能独立完成通过OCLC协作才能完成的事情。由于非营利机构可以享受免税等优待，使得它们能够降低产品和服务价格，为用户提供便利，使其在市场上，特别是在与营利机构的竞争中增强了竞争能力。非营利机构不得分配收入盈余的限制，使得OCLC将所得的盈余再全部投入于对现存产品与服务的改进、新产品和服务的开发与研究以及资助会员项目、设立奖学金等。由于在研究开发上的大量投资，OCLC始终保持走在新技术的前列。OCLC在给会员馆的津贴及合作项目的赞助上，也作出了大量的投入。同时，OCLC还资助大学图书馆学专业的教学科研，赞助图书馆界的各种学术研究讨会等。OCLC所做的这些工作，不仅扩大了自己的影响，增强了竞争的能力，开拓了更大的市场，更密切了与图书馆和用户的关系，使OCLC得以迅速发展，同时也给会员图书馆和用户带来了无比的方便和益处，推动了图书馆的管理现代化。
　　
　　5　小结
　　
　　综上所述，共建共享组织只有通过精心设计组织管理架构、运行机制，为成员机构和最终用户提供高性价比信息资源和相关服务，积极争取长期充足稳定的资金支持，才能真正实现可持续发展。我国的信息资源共建共享工程正处于高速发展中，积极借鉴国外同行的先进经验，汲取其中的一些教训，将对我国信息资源共建共享组织的可持续发展大有裨益。

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