【档案知识门户的构建】如何构建档案

　　[摘要]针对目前我国档案信息化服务中存在的共建共享组织不力、信息开发层次低和服务理念落后的问题，通过档案知识门户概念的提出与优势介绍，指出建立档案知识门户是我国档案信息化服务的突破方向。最后通过对包含知识基础层、应用功能层和用户界面层的档案知识门户体系架构的设计与功能实现，为档案知识门户建设实践提供指导。
　　[关键词]知识门户　档案信息化　信息化服务
　　[分类号]G273
　　
　　计算机及网络技术催生的信息革命对人们的社会生活造成了深远的影响，也为档案事业的发展提出了新的挑战，主要表现为两方面：①档案馆能否积极应用先进技术，使自身的管理水平和业务能力站上新的高度；②面对大量的电子文件与电子档案，档案馆能否善用自己在长期档案管理实践中积累的经验，解决网络环境下电子文档管理的新问题。若应对得当，则正如加拿大档案学者特里?库克所说：“我们就可能抓住了一个绝妙的时机来提高我们的地位……像古埃及档案同神一样，重新坐回上帝的身边”。为此，当前各国档案界无不将信息化服务作为应对挑战的主要手段，美国、英国及加拿大等国的国家档案网站已基本实现在线档案资源整合及国内各档案数据库的“一站式”检索，并可提供形式多样、内容丰富的档案全文信息，有效地促进了档案利用。
　　
　　1　我国档案信息化服务瓶颈剖析
　　
　　我国档案信息化工作通过多年来的建设，历经从计算机辅助检索到档案网站，再到数字档案馆的发展进步，已取得相当的成绩。但具体到档案信息化服务方面，用户却始终无法方便快捷地从档案馆获取急需的、有应用价值的信息资源与服务，造成档案资源利用率低，档案馆无人问津的尴尬局面。究其原因，是因为我国档案信息化服务实施过程中还存在诸多障碍：
　　1.1　共建共享组织不力
　　我国各级主管部门对档案信息化服务缺少“顶层设计”，导致档案馆共建共享工作滞后，具体表现为：①档案馆之间各自为战，权威标准的缺乏使得大多数档案馆仍孤立、分散地进行资源建设和服务开发，形成了大量的“信息孤岛”，档案信息资源往往因存储结构或载体的不同而不能互通，给用户利用造成了很大不便；②与其他信息服务机构缺少合作，图书、情报等信息服务机构中一些先进的服务方式颇值得档案部门借鉴，其信息储备也可作为档案资源的有力补充，扩大档案服务范围，但一直以来档案部门未能与之实现资源共享，致使档案信息化服务发展缓慢；③与档案形成机关对接不畅，政府机关形成的文件是档案馆馆藏的不竭来源，然而我国档案馆与其他政府机关缺乏配合，使得档案文件接收不畅，“原材料”更新缓慢自然不利于档案信息化服务的顺利运行。
　　1.2　信息开发层次偏低
　　目前国内档案部门对档案信息资源的开发意识较薄弱，政策上对开发工作的权责分配不够明确，再加上开发手段、技术、人员等方面的不足，直接导致我国档案信息资源开发深度的缺乏。例如作为我国档案信息化建设主要成果的档案网站，多数只包含“局馆概况”、“领导致辞”及“全宗简介”等栏目，内容质量偏低。档案馆中可供利用的档案材料大多也处于一次文献状态，没有得到有效的开发与增值。这样的信息开发层次无疑会增加用户利用档案资源的难度，产生负面的影响，使得用户怯于接受档案信息服务，从而影响了档案资源利用率，制约了档案信息化服务的有效开展。
　　1.3　服务理念落后
　　随着信息技术的不断进步，用户对信息服务的要求也在逐步提高。当前用户需要的首先是知识化的服务，要求档案馆不再只提供孤立的信息片段，而是可以解决具体问题的知识；其次是个性化的服务，要求档案馆能够针对用户个人的需求提供专门服务；最后是互动式的服务，不但要求档案馆与用户进行互动，还需要档案馆搭建用户间互动的平台。但是目前我国档案信息化服务工作仍主要以档案馆及其馆藏资源为导向，以闭门造车的方式进行，未能充分考虑用户的利用需求，其服务理念还相当落后。
　　
　　2　档案知识门户及其优势
　　
　　2.1　档案知识门户的概念
　　面对瓶颈，我们只有开拓视野，充分借鉴其他领域的相关经验，才能取得突破。放眼图书、情报及企业领域可以发现，建立知识门户是推进其信息化服务的最新手段与方向。面对“信息孤岛”和内外网互动问题，企业界选择了企业知识门户(EKP)作为应对措施；图书、情报领域也开始了关于知识门户的理论研究和实践探索，泰达网上图书馆、上海图书馆网上联合知识导航站的建立起到了良好的表率作用。鉴于此，发展档案知识门户极有可能成为档案信息化服务取得突破的关键。
　　追本溯源，档案知识门户是网络门户的一种，所谓网络门户则是互联网资源与服务的统一接入点，为人们提供了获取某领域相关信息的中心人口。知识门户即是一种支持知识获取、传播和存储的网络门户应用。其概念最初发源于企业领域，目前学界普遍将其理解为企业知识管理系统与信息门户的结合，是企业业务参与者所需相关知识的统一入口，提供高级商务智能和决策支持。将知识门户与档案管理实践有机结合则形成档案知识门户，它着眼于管理和服务两个方面。对内，档案知识门户构成知识管理系统，辅助档案业务处理，挖掘馆员隐性知识，搭建馆员学习交流平台，以保障档案管理部门的高效运转与稳定发展；对外，档案知识门户发挥知识服务系统的作用，依托掌握的各类信息资源(尤其是档案信息资源)，综合运用知识发现、获取、组织、挖掘、转化等方法，供给用户包含新智力要素的知识信息，帮助用户在解决问题的同时提高知识获取与知识创新能力。综上，笔者认为，档案知识门户是为满足档案信息化需要应运而生的一种应用平台，它以档案机构内外部异构资源与服务整合为基础，以融入新智力要素的知识发现、转化、开发和导航为手段，在促进机构知识管理实现的同时向用户提供统一知识资源获取入口和个性化获取方式，实现知识交流共享与创新。
　　2.2　档案知识门户的优势
　　2.2.1　尊重用户需求　用户需求可分为三个层次：基本需求、期望需求和潜在需求。基本需求是服务提供过程中必须满足的属性与功能；期望需求不是完成服务所必须的，但是用户想要得到满足的需求；潜在需求则属于用户自身并未认识到，但得到满足后会带来高满意度与惊喜的需求。长期以来，档案馆资源导向型服务方式是制约档案信息化和档案价值广泛实现的重要因素之一，而档案知识门户恰能提供用户需求导向服务，即以用户需求为核心，满足用户各层面需求的服务。档案知识门户以广泛全面的知识采集整理、准确清晰的知识导航与便捷的获取手段满足用户基本知识需求；通过定制服务、专家匹配、在线交流及备忘录等功能满足用户的期望需求；凭借对用户行为的收集与挖掘及据此完成的知识资源推送主动发现且及时满足用户的潜在需求，从而实现用户需求导向型服务。
　　2.2.2　服务差异化　由于身份、年龄、教育背景及利用目的等不同，用户对档案知识资源的需求也会有千 差万别。如，历史学家需要的可能是真实、准确、互相关联且完整性较高的原始记录及历史事件的内在联系，而普通公众更感兴趣的可能是历史掌故类阅读材料。因此，档案信息化服务必须体现差异性，以差异化服务满足个性化需求，才能有效提高用户满意度。
　　档案知识门户不但对知识资源按学科领域进行纵向梳理，更能够按知识深度横向分层，以针对性地满足有着不同知识需求层次的用户。其丰富的个性化服务内容、清晰的导航功能和灵活的个人应用界面，更为用户以最习惯的方式获取到最需要且最适合的知识提供了有力保障。
　　2.2.3　扩大档案服务可及性　档案知识门户除定向收集档案资源外，还可通过互联网采集全球范围内知识资源，从内容上保证了档案信息化服务的普适性。同时，作为数字档案资源的统一获取入口，它帮助用户在不了解专业档案检索途径的条件下，仍可在第一时间检索获取所需档案材料，且比普通搜索引擎具有更高的准确度。这不但意味着现有档案资源在网络服务设施上的集中展示，更赋予任何有利用需求的用户方便获取档案知识资源的能力，使得档案信息化服务的可及性得到前所未有的扩展，充分发挥档案社会服务作用，进而扩大档案行业影响力。
　　基于以上突出优势，笔者认为，将知识门户与档案业务实践有机融合而成的档案知识门户无疑是我国档案信息化服务突破当前瓶颈的努力方向。
　　
　　3　档案知识门户体系架构及其功能
　　
　　由于目标及环境的不同，档案知识门户在技术上不会有也不需要固定的解决方案，但设计完善的体系架构则能为其提供统一而良好的建设平台。所谓体系架构，指系统各组成部分及它们之间的交互。美国学者奥斯汀认为，典型的组织架构应包括三层(数据层、业务处理层和用户界面)，加拿大学者杜非则认为包括知识管理辅助工具、知识获取工具、知识存储、知识原型和用户界面的五层架构更适合于知识门户系统。本文在参考融合此两种架构模型的基础上，结合档案实践具体特点，设计了档案知识门户体系架构，如图1所示：
　　
　　3.1　档案知识门户架构
　　3.1.1　知识基础层　知识储备是档案知识门户提供服务的基础。档案馆通过信息资源采集与开发模块对馆藏信息资源、合作单位共享资源、内外部网络信息资源及馆员经验知识进行广泛地收集，并由专人进行分类、加工和整理后存入知识库。鉴于所采集的知识类型、格式各有不同，知识存储也可采用文件服务器、数据库、群件服务器、文档管理系统或网站等多种形式来实行，每种存储形式都是独立的物理实体，它们联合起来则构成统一的虚拟知识库。中间件为门户的功能集成与拓展提供支持，通过应用集成接口档案馆可实现外部服务或内部业务的广泛集成。
　　3.1.2　应用功能层　档案知识门户应包括个性化、业务支持、协同共享和知识地图4个主要功能模块。其中，个性化功能贯穿着整个门户的服务理念与过程，贴合用户需求，使用户以最习惯的方式获取到最需要的知识；业务支持模块可作为馆员的办公入口，协助馆员完成日常工作；协同共享模块提供了馆员、用户、专家及合作单位等多方交流平台，为馆内各业务的协同开展及馆内外知识共享、转化与创新提供了良好的环境；知识地图能够跨越逻辑分类和存放地点的限制，在数据孤岛间建立连接，实现异构资源的虚拟整合，支持知识检索与导航，为用户展现整个馆藏中的知识对象。
　　3.1.3　用户界面层　档案知识门户通过应用程序调用接口实现功能响应，通过页面聚合技术完成可视化的需求反馈，最终由个人界面将知识内容以用户要求的方式呈现给用户。这里的用户可以是一般意义上的档案馆用户也可是档案馆馆员、管理者或合作单位等。此外，档案知识门户还可通过用户界面实现访问控制和身份验证，满足档案信息资源保密性的要求。
　　3.2　档案知识门户功能实现
　　概括来讲，档案知识门户为档案知识管理与知识服务提供了实现平台，通过知识管理的理论与方法提供知识服务。其主要功能包括如下方面：
　　3.2.1　资源整合　资源整合是档案知识门户的核心，是其他功能的前提，可分为基础资源整合与应用资源整合。前者通过信息采集与开发对形态、来源、结构、格式及内容各异的档案信息资源、知识和服务进行无缝集成，为知识服务提供“原料”基础。后者能够屏蔽各种应用系统在技术、接口和实现语言方面的差异，通过一个核心组件服务器将其集成在一起实施各系统的独立或联合应用。
　　3.2.2　知识开发　档案知识门户依托整合的信息资源，对其进行加工、过滤、提炼、分类与重组，自动抽取元数据，帮助用户认知档案知识信息及其相互间关系，使档案信息资源从独立的信息片段升华为系统的知识，在存入知识库的同时以可视化知识地图的形式为用户导航。对档案机构来讲，档案知识门户在整合的业务环节中注重对个人隐性知识的析取与总结，使其提升为组织显性知识，为档案机构组织文化形成、自身成长和长远发展提供支持。
　　3.2.3　统一获取　在资源整合的基础上，用户可以通过档案知识门户“一站式”地检索并获取所需的各种异构档案知识与服务，或与掌握知识的个人或机构取得联系，从而完成知识发现，获得面临问题的解决方案。组织内部员工与合作伙伴可透过门户的应用资源整合功能掌控各业务环节，获取业务处理相关信息与数据，高效履行办公与管理职能。
　　3.2.4　交流共享　档案知识门户为档案部门、协作单位、员工和用户构筑了交流沟通平台，以虚拟会议室及网络留言板等形式迅速建立知识拥有者和知识需要者间的联系，促进显、隐性知识间转化，以达到知识共享目的。在这种交流共享的过程中，知识会不断得到升华，产生创新。各参与主体均可通过档案知识门户获取所需知识，解决实际问题。
　　具体来说，档案知识门户的资源整合功能在异构信息资源间建立了广泛连接，实现了档案馆、档案形成机关与合作单位的三方互通，有效解决了我国档案信息化服务共建共享组织不力的问题；其知识开发功能帮助档案馆对档案信息进行深入开发与整理，促进从信息到知识的升华，为档案馆知识服务提供了内容支撑，能够充分改善档案信息开发层次较低的现状；其资源统一获取接口大大削减了用户获取档案知识资源与服务的障碍，提高了档案信息化服务的知识性、互动性和主动性，满足用户个性化需求，解决了服务理念更新的方法论问题；其交流共享功能为档案馆馆员协同工作、充分交流以及用户获取馆内外知识资源、参与讨论、进行利用反馈架设了平台。
　　
　　4　结语
　　
　　档案信息化服务最重要的目标是满足社会档案信息需求，充分实现档案价值，也唯有如此，档案事业才能从社会获得所需的外部环境和资源，从而进一步促进自身发展。档案知识门户可以使业务运转更为高效流畅，广泛建立合作联系，充分利用与开发虚拟资源和组织知识资本，为用户提供个性化知识服务，进而打破目前我国档案信息化服务遭遇的种种瓶颈，使我国档案事业从容应对信息化挑战，构筑新时期核心竞争力。可以说，档案知识门户是我国档案信息化服务寻求突破的不二选择。

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