事业单位档案管理中现代化方式的利用探讨

　　【摘 要】隨着时代的发展和进步，多元化的电子信息化管理方式开始走进人们的日常生活，并且给人们带来很大便利。目前传统的思维模式、管理手段面临着巨大的挑战与变革的需求。档案管理，作为事业单位里面很重要的日常工作之一，所以关于各类档案管理方式如何转变研究方面需要进行研究分析，以便提高档案管理的效率。本文主要就如何实现档案管理与现代化管理方式相结合进行探讨。
　　【关键词】电子信息化管理；档案管理；现代化方式
　　就我国现有体质而言，拥有事业编制的工作人员是基础服务的主要力量，而且人数众多。各个行政区域都存在自己的人事管理、档案管理机构。在计算机信息自动化这些事物未出现之前，传统意义上的档案管理主要依赖文字记录的方式，所以档案的获取、整理、存档整个流程在时间花费上、人力消耗上都存在很大的资源浪费问题。现如今，由于计算机网络的快速兴起、自动化办公也越来越方便、快捷、再加上电子文档的便捷性，纯质纸的办公环境已经在悄悄地发生着变化。在企事业单位中，如何加快档案管理模式的现代化方式转变也在逐步被提上了工作日程。本文主要就如何将现代化的技术手段利用在档案管理工作中进行相关论述。
　　一、档案管理现代化方向转变的意义
　　随着科学技术水平的不断提高，信息时代，人们越来越追求高效、快速地办公效率。然而在效率方面，依然采用传统的纯质档案管理、依靠文字记载的管理方式已经越来越满足不了人们的需求。首先，传统的管理方式，需要依靠大量的人力去对不同档案资料进行维护、管理工作，档案管理工作人员的工作量也相应的增加了许多。其次，如果要进行某一档案信息的查询，需要工作人员在数以千万计的信息中去查阅，极大地增加的信息查找的难度，降低的员工工作效率，并且很大程度上增加了员工的劳动量，也浪费了很多的时间资源。再者，庞大的档案文件需要一个合适的场地保存，随着档案资料数据的增大，对保存场所的要求也越来越高，同时给分类、整理、查询等工作都带来了很大难度。
　　而现代化管理方式的引进会极大的改变这一窘境。采用计算机办公档案管理系统，可以方便档案信息的管理工作，降低工作人员的劳动强度，提高了档案文件管理的办公效率，同时提高客户的最佳体验度，节省必须要的时间资源浪费。更重要的是现代化档案管理可以实现档案信息纸质文件与数字文件并存的管理方式，方便了档案信息的共享、复制与传递。
　　二、事业单位推进现代档案管理方式的途径
　　（一）加强完善档案检索、目录管理方式
　　目录管理是档案管理工作中非常重要的内容之一，有了完善的目录体系，工作人员才能更方便、快速完成检索、查询、定位工作。现代化过程需要选择一套适用于本单位的目录管理软件，并且针对事业单位本身情况，按照档案具体分类标准，建立对应的目录资料信息，并将现有的档案信息通过扫描或其它手段全部实现数字化，录入到软件系统中，方便后续管理操作。
　　（二）对档案库进行现代化管理升级
　　通过对企业自身档案库的分析、定位，对库房管理选择一套适合于自己的档案管理系统。结合现代监控技术，以及各个领域传感器的使用，比如温度传感器、湿度传感器、烟雾报警器等硬件设备的完美配合使用，通过计算机中央系统实现对档案库整个360度全方位视频覆盖监控、并且对档案库的实际湿度、空调机柜、室内温度，烟雾情况进行实时监测。
　　（三）现代化技术应用于档案辅助业务
　　档案管理的日常工作并不限于简单的档案资料查询、检索这些，工作内容比较多样，其中档案信息文件的采集、整理，鉴定和归档、资源利用和相关信息统计分析等方面的工作也占了很大的比重，并且在处理时，会有很多的档案信息需要做进一步的分析处理工作。现代化计算机系统的使用，能够对上述数据信息进行科学的处理，提高工作效率和劳动质量。
　　（四）合理规划档案管理所需网络环境
　　传统的档案文件资料只是存放于档案管理中的原件文档，当需要使用档案资料时，需要很费劲的去事业单位的档案管理部门进行档案调阅，并且可能还需要层层审批，这对急需实用文档信息的人来说无疑是一件令人头疼的事情。随着互联网时代的到来，网络可以带来很大便利。由于档案资料信息的私密性，事业单位在档案管理现代化过程中，仍需要对文件信息的安全问题进行多方位的考量。在单位内部可以建立安全的局域网环境，或者专门用于档案管理的安全网络。进而促进资源信息的实时共享以及档案管理与其他科室的沟通。
　　三、档案现代化方式管理存在的缺点
　　随着计算机网络系统在事业单位档案方面的应用，明显可以看到这种现代化方式在给档案管理带来便利的同时，其自身也存在一些弊端。比如，文档分离，由于档案管理标准的不统一性，我们将在文档口的前两个阶段当作文件，将其后两不同阶段当作档案。另外，由于网络环境的高度发达，网络安全也不容忽视。在对网络不断升级换代过程中，档案信息的网络可靠性、安全性等问题也必须着重关注。最后需要对新系统下的办公人员进行专业的业务知识培训，提高工作人员的业务素养，避免由于一些低级错误引发一系列安全事件的发生。
　　针对上述问题，在对事业单位进行现代化建设的前期就要对网络规划、档案内容一体化处理等内容进行前期的处理工作。选用一套比较成熟的软件实施档案管理工作的承载方，对档案库里面的档案资料消除重复的环节，并且在管理过程中采用统一的标准。网络方面，加强网络安全建设，定期对网络进行安全检查，对档案系统实行加密处理，以确保信息安全。
　　四、结束语
　　总的来说，事业单位现有的档案管理办法需要进行很大的改进，以提高企事业单位整体的办公效率、把工作有效率尽可能的最大化，避免一些劳动密集型的工作输出。单位应该从自己实际工作需要出发，选择一套适合本企业的档案现代化管理系统，注重传统与现代化管理方式相结合，使现代化管理手段在档案管理工作中可以被很好的使用，促进事业单位的现代化步伐。
　　参考文献：
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　　[2]刘丽丽.事业单位档案管理中现代化方式的利用研究[J].办公室业务， 2016.
　　[3]郑海燕.探析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科学技术创新， 2016.
　　[4]陈玥彤.事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈[J].办公室业务， 2017.

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