基建档案信息化建设的几点建议

　　摘 要：随着工程项目建设的深入发展，如何加强工程档案资料管理工作是提高工程质量的一项非常重要的工作。而工程档案如何运用现代信息技术，实现档案工作自身价值，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，是摆在我们面前的一个迫切解决的新课题。只有工程档案得到了妥善的保管和开发利用，并在城市规划、建设及管理中发挥了重要作用，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平，工程档案管理也成为城市建设走向科学管理的标志。
　　关键词：施工企业；档案管理；运用；创新
　　基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，是工程建设过程中形成的历史记录，是工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。
　　1 基建档案管理存在的问题
　　1.1 档案管理意识不强
　　项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，对《档案法》知之甚少，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
　　1.2 管理力量薄弱，设施不齐全
　　许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员。没有专门的档案工作场所，工程资料不能及时完整的整理归档，档案质量、安全得不到保障。造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。
　　1.3 基建档案的管理不能适应信息化建设的需要
　　信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。目前工程档案管理仍停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。
　　2 加强工程档案管理的建议
　　2.1 转变观念，增强对档案重要性的认识
　　树立全局意识，相关领导和各职能部门要高度重视、积极配合，通过档案利用实例，突出档案管理的重要性，充分调动档案人员工作的积极性和责任感，使广大基建工程参与者及档案资料利用者逐步认识到档案和档案工作的重要性。
　　2.2 完善基建檔案管理体制，建立健全基建档案规章制度
　　根据工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，并做好培训工作、宣传工作，明确各自管理职责、权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
　　2.3 提高档案信息化管理水平
　　1）加强基础设施建设。配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。
　　2）提高档案管理工作者的业务素质。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。档案工作人员要学习计算机和信息管理方面的知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。加强档案学科的学术研究，进行必要的业内学术交流，在学术思想交流所碰撞出的火花中探讨更加科学、合理的档案信息化建设体系。
　　3）采用先进的技术防护手段。建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。涉密的电子档案采用移动插拔方式，以确保电子档案信息的安全。
　　4）注重质量，突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能；其次要突出特色，根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。
　　2.4 营造良好的电子档案存放环境
　　1）保证电子档案的原始性：电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。
　　2）保证电子档案载体的物理安全。通常情况下电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。适当的温湿度可以避免膨胀变形，变脆老化。电子档案存放的载体应直立排放、避光、防尘、防变形，同时远离强磁场和有害气体。
　　3）对电子档案载体定期进行有效地检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响，应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。检测的过程应注意电子档案载体的外观，查看其是否有损坏或变形，有无霉斑等；对其进行逻辑检测，应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体，应及时进行修正，保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。
　　4）做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏；另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔三年进行一次保护性复制。
　　5）对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（比如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。
　　3 结束语
　　充分利用计算机功能，提高档案管理效率。对施工过程中产生的技术创新和管理创新，要积极进行档案编研，提高档案利用价值。利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。紧紧围绕企业的施工生产经营工作，使档案资料源于施工生产，服务于施工生产。
　　参考文献
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　　[3]耿晓晶.企业电子文件档案化管理探析[J].黑龙江档案，2011年03期.
　　作者简介
　　王静（1981-），2009年毕业于齐齐哈尔大学，本科，现从事档案
　　工作。

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