论信息化建设在档案管理中的重要性

　　摘要：伴随着信息化在人们生产生活各个领域的影响不断深化，人们的工作生活方式也随之发生了改变。由传统管理模式向信息化管理模式转变成为了档案管理工作进步的必然要求。通过对档案信息化管理重要程度进行分析，提出档案信息化管理建设的一些建议，以期为推动档案信息化管理提供建设思路。
　　关键词：信息化建设;档案管理;精细化管理
　　档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的一个长期发展的过程。在这一过程中，只有跟上信息时代发展的步伐，用现代信息技术替代过去的档案管理方式，才能快速地提高档案管理水平。
　　一、档案信息化管理有效提升工作效率
　　与传统档案管理方式相比，档案信息化能够提供更加快速的检索以及档案整理功能，同事可靠性也得到有效提升。传统的档案管理模式中，管理员需要手工对档案进行保管和归纳，同事还要避免纸质档案在保存过程中出现的不可控的损坏。工作人员要定时定期的对档案进行检阅，浪费了大量的人力和时间，同时工作效率较为低下。而通过信息化的介入，电子档案可以以关键词的形式进行查询和检索，需要的资料可以在极短的时间内显示在电脑屏幕上，而伴随着信息化技术的不断进步，人们对档案管理的效率也将会进一步提升，并向智能化方向发展。电子档案由于其介质的特性，既可以有效避免资料被破坏，又能够保持长期的有效性。
　　二、档案信息化管理能够节省大量管理资源
　　档案管理在从传统管理模式向信息化管理模式改革的过程中，能够节约包括储存介质在内的大量资源。一块正常的电脑硬盘便可储存原来一个小型档案馆所储存的资料。而移动储存介质的出现（包括移动硬盘、U盘）又极大地提升了档案的流动性和储存位置的多样性，原本一份纸质档案一般仅有原件留存，一旦丢失或者在储存的过程中发生损坏，将会对档案产生不可逆的破坏，而在档案进行信息化管理后，一份档案经过电子化的处理可以储存在不同的介质中，只要相关介质不集中存放，档案信息就不会一次性丢失，伴随着云数据的发展，档案数据还可以放置到云服务器上，档案的安全性得到了进一步的确保。而传统的档案管理，即使维护方式再健全，也无法确保全部档案都能够完成的保存，伴随着档案室潮湿、虫蛀等不可预见的问题，档案保存率得不到保障。同时，除了文字类的档案，还可以通过信息化技术实现档案的影音、视听等方式进行保存，丰富了档案的种类和表现形式，使得档案价值得以更好地体现。
　　三、档案信息化可以实现档案资源的合规共享
　　由于信息化的灵活性与互联互通性，档案管理在进入信息化管理时代后可以更加方便的实现档案的合规共享利用。也只有让档案在合理的范围内共享，档案的记录属性才能够更好地体现出来。对于档案储存单位来说，实现档案在信息化基础上的共享也就是实现了档案在单位内部的整合和深度利用，有助于档案管理单位更加科学的决策，同时也能够有效帮助企业实现单位内部以及单位之间的信息交流与共享。档案的信息化管理，从根本上来说是实现了档案的智能化管理，无论是单位还是管理部门，都能够将精力从传统管理模式中释放出来，一是通过档案的合规利用来帮助单位精细化管理，同时伴随档案的智能流转，使得本单位与外单位之间的管理与技术交流提升到了新的层次，
　　四、档案信息化管理体现社会进步
　　就档案管理工作来说，小到一个单位和集体，大到国家和社会来说，其重要性是不言而喻的。档案管理无论从制度、流程上来说，影响到国民经济社会发展的方方面面。无论是政府机关、企事业单位以及医院、学校都需要通过档案来支撑起日常的管理、运营以及其他方面的工作，尤其是进入信息化社会之后，越来越多的行业和单位其档案自产生开始就是电子档案，用传统的档案管理模式已经完全不能满足信息化档案的储存和管理的要求。这就反向推动了档案管理信息化建设的脚步。一个单位观察其档案信息化的建设程度往往就能够较为客观的反映出其单位管理模式是停留在传统阶段还是升级到信息化管理阶段。而一个行业档案信息化的程度也能够较好的反映出该行业信息化发展的程度。按照目前信息化发展的趋势，未来社会参与的企业单位与个人的档案必然都会逐步的实现档案信息化，这是一个不可逆的过程，也反映出一个社会的进步程度。
　　五、进一步加快档案信息化建设的进程
　　（一）强化档案管理部门软硬件基础设施建设
　　档案信息化建设必须依托必要的信息化硬件设备以及完善的管理模式。相关部门必须从思想上引起高度重视，为了提升档案信息化管理水平和能力，相关财政预算中需要体现出信息化硬件设施的支出，包括储存介质的采购、管理系统的引进、信息化软硬件系统保全措施的采用。只有从硬件设施上打好基础，档案信息化管理的相关工作才能够顺利开展，这是先决条件和基础保障。同时，从制度建设和流程设定上，还需要全体工作人员形成高度认识，从档案信息化管理相关制度制定上就要从长远考虑，摒弃传统管理模式中与信息化管理不相兼容的内容，增加科学和具有操作性的规章制度，同时根据信息化管理的特性调整原有的档案管理流程，从根本上为档案信息化管理扫清制度障碍和流程障碍。
　　（二）加快信息化管理人才队伍建设
　　未来经济社会的发展越来越依靠信息化，而在档案管理中的地位和重要性也會逐步的提升，这一趋势已经得到了大部分的认同。确保电子信息技术在档案管理中发挥最大的效能，是提高档案管理工作效率的基本保障，而推进电子信息技术在档案信息自动化中应用的关键是人才。由于信息化的档案管理模式与传统的档案管理模式截然不同，这就对原有的管理人员下一步开展工作提出了更高的要求。相关人员必须主动要求进步，才能跟上行业发展的脚步，不被新形势淘汰。同时，还需要引入大量专业性的信息化管理人才，并以人才为突破口实现制度和流程的改革与创新。只有把人才问题解决了，才能使档案信息化建设符合正确的发展方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
　　六、结论
　　对于档案管理工作来说，信息化的引入无疑是一项巨大的进步，实现从传统管理模式到信息化管理模式的跨越，不仅能够极大地提升档案管理人员的工作效率与工作成果，还较好的与社会各行业信息化发展的潮流同步，为未来档案管理工作更好地开展奠定了坚实的基础。
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