浅析如何提升事业单位档案管理信息化建设

　　摘 要：随着信息时代的发展，互联网已经成为人们生活中非常重要的一部分，事业单位传统的档案管理已经无法满足当前的需求，在“互联
　　网+”时代，档案管理需要和互联网信息技术结合起来，提升档案管理的信息化建设。本文阐述了事业单位管理信息化建设的重要意义，并针对当前事业单位档案管理建设存在的问题进行了分析，提出了几点促进事业单位档案信息化建设的方法措施。
　　关键词：事业单位；档案管理；信息化
　　档案管理的信息化建设在一定程度上解决了传统手工管理中存在的问题，在档案管理的方法和模式上都发生了明显的变化。事业单位档案管理的信息化建设就是在档案管理中利用互联网技术将档案管理进行网络化存储，通过数据库的形式，提高档案管理的效率。
　　1 事业单位档案管理信息化建设的重要意义
　　随着经济的不断发展，事业单位也逐渐成为社会运作的重要机体，在提供公共服务和行使管理职能两个方面发挥着重要作用。事业单位档案管理中的资料众多，且较为复杂。而如今在互联网信息较为发达的时代，传统的档案管理方式已经无法满足当前社会的需求，其弊端也逐渐暴露出来，档案管理的目的是收集大量的信息资料以供人们参考使用，而传统的档案管理不仅占用空间较大，而且查询使用极为不便，资料的跨地区使用也更加困难。因此，加强事业单位档案管理的信息化建设是时代发展的必然要求。
　　以笔者所在的人力资源社会保障局来说，在提供服务的过程中，会产生大量的档案。包括许多人事档案，有的人事档案存放时间将近几十年，也有很多大学毕业生的新近档案，如此繁杂的档案，若依旧采取传统的档案管理方法，在后期管理使用中是极为不便的。仅人事档案这一类就会产生很多的问题，而单位还有各种各样的档案。因此，为了能够更好的管理，方便后期的使用，必须要采用互联网技术和多媒体技术，实行档案管理的信息化建设，提高档案管理的水平和跨地区使用。事业单位档案管理信息化建设具有十分重要的现实意义，可以促进档案管理的可持续发展。
　　2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
　　传统的档案管理是以纸质资料为主，虽然可以保证信息的完整性和详细性，但所占用的空间较大，后期的管理极为不便，且使用查阅也较为困难，无法发挥档案的作用。在档案管理中引入现代信息技术，使档案管理工作更加便捷，可以迅速找到查阅内容。然而，事业单位在档案管理的信息化建设中仍然存在一定的问题：
　　2.1 档案管理机制不健全
　　尽管，人们已经认识到传统档案管理的不足，但仍没有完善的档案管理机制。特别是当前社会讲究人才教育的多元化发展，以便能够适应市场对于人才的多元化需求，促进行业的多元化发展，这就使事业单位档案管理和社会发展之间呈现明显的差距，管理机制难以优化创新，不利于事业单位的可持续发展。
　　2.2 信息化水平低
　　通过对事业单位档案管理的调查发现，由于档案管理的信息化水平低，大部分事业单位仍然以传统的档案管理为主，一些比较重要的档案依旧采取纸质档案的方式，这就给档案资料的收藏带来一定难度，管理不當会造成重要档案丢失，在查阅上也存在一定困难。
　　2.3 缺乏专业性管理人才
　　档案管理人员是档案管理的主体，档案管理人员的综合能力决定了档案管理的高效性。但是，大部分事业单位档案管理都是普通人员，不具备专业的档案管理知识，不能有效实施档案管理的信息化建设。另外，部分管理人员没有认识到档案管理工作的重要性，责任心不强，在日常工作中积极性不高，总是呈现出一种敷衍的态度，这就在一定程度上阻碍了事业单位档案管理的发展。
　　2.4 信息化建设不够规范
　　档案管理信息化建设中软件的使用不够规范，软件的使用不具备通用性，档案管理系统的移植性较差，管理内容多，这就增加了档案管理信息化建设的难度，无法实现资源共享。
　　3 完善事业单位档案信息化建设的方法策略
　　3.1 建立健全档案管理制度
　　传统的档案管理模式主要以纸质资料、实体资料为主，随着信息技术的加强，档案管理的信息化建设已经成为时代的发展需求，在进行档案管理信息化建设过程中首先要建立完善的档案管理制度，没有规矩不成方圆，只有根据本单位的实际情况，制定了合理的档案管理制度，才能更好的进行档案管理的信息化建设。建立档案管理制度可以从以下几个方面入手：在档案著录时，要按照国家法规的要求，进行规范录入，保证统一化；档案管理机制的建立需要结合单位的实际情况，并依照国家档案信息化建设的标准；在选择档案管理相关软件时，要尽可能的选择通用性较强的软件，保证档案的共享性。另外，可将档案管理的内容，作为员工绩效考评的一项指标，发挥员工的积极性，使员工在进行档案管理工作时更加认真，促进档案管理信息化建设的高效运行。
　　3.2 构建专业的信息化平台
　　档案管理的最终目的是供使用者借阅使用，对此，档案管理人员要认识到档案管理信息化建设的重要性，加强档案管理的信息化水平，提高自身服务意识。为了方便人们的使用，需要构建专业的信息化管理平台，人们利用网络可以快速的查找到自己需要的档案资料，足不出户就可以查阅到想了解的信息，实现网上调阅、手机查看的功能，使人们查阅档案不在受时间、空间的限制。
　　3.3 加强档案管理人员的专业性
　　在传统的档案管理工作中，很多的档案管理工作者都不具备专门的档案管理工作，这就不利于档案的信息化建设，因此，为加快信息化建设的步伐，需要引进一批专门的档案管理人才，利用网络技术改变传统的档案工作，使档案管理实现网络化管理，促进档案管理的现代化建设。对于目前的档案管理人员来说，需要不断学习档案管理的知识，更新自身的观念，学会利用网络将档案进行分类处理，提高档案的利用价值，同时还要加强对档案管理人员的培训工作，不断提高其专业技术。
　　3.4 加快档案信息化建设
　　档案信息化建设非常关键的一个环节就是实现档案的数字化。事业单位在开展档案管理信息化建设工作中，面对纷繁复杂的纸质档案，要将其数字化，通过网络技术的应用，建立数字电子档案，对于一些必须要保存的纸质档案留档保存，而可以数字化的档案，则通过计算机技术实现其数字管理，为事业单位的档案管理打造数字网络平台，人们可以通过网络检索获取档案信息，既节省了查阅纸质档案的时间，又为保存纸质档案节省了空间。数字电子档案的建立使档案信息化建设的关键，完善的电子档案建立，在很大程度上将促进档案信息化建设。
　　4 结语
　　事业单位的档案管理工作，在事业单位工作中占有非常重要的地位，加强事业单位档案的信息化建设，才能提高事业单位的行使职能和服务水平。针对目前我国事业单位档案管理中存在的问题来看，档案管理的信息化建设将是一个长期的工程，需要不断去完善摸索，寻找到适合事业单位档案管理信息化建设的发展之路，使事业单位能够更好的健康发展，为社会做贡献。
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