职业学校档案管理信息化建设

　　[摘           要]  档案管理是学校进行各项信息的留存和使用的重要的管理项目，随着我国经济的不断发展以及信息化改革的不断提升，提高对档案的管理和利用已经成为提升学校数据库和服务能力的重要手段。职业学校档案管理信息化建设正在逐步落实，旨在帮助职业学校进行信息一体化的檔案管理，提高职业学校档案管理准确性和档案管理的利用率。档案管理对于职业学校来说是一项非常重要的任务，对学生的发展起着重要的作用。随着电子信息的不断改革和进步，学校的档案管理工作必须也要进步。
　　[关    键   词]  职业学校;档案管理;信息化;建设;策略
　　[中图分类号]  G712                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2018）35-0296-02
　　 现阶段我国档案管理信息化总体上还存在很多问题，随着学生和教师人数的不断增加，档案管理信息化已经到了十分关键的地步。职业学校必须加强档案网络建设管理力度，不断开发资源，深入了解学校档案管理信息化建设中所存在的问题，改变落后的观念，正确认识到档案管理信息化的重要性，建立档案管理信息化统一的管理标准，让职业学校的档案能够得到统一的处理和分类，提升档案信息的完整性和可靠性。在职业学校档案管理信息化建设的过程中，教师一定要认识到信息化时代所存在的挑战，积极配合管理工作人员，提升专业技能的同时推动职业学校档案管理信息化建设的进程。
　　 一、职业学校档案管理信息化建设的意义
　　 首先，职业学校进行档案管理信息化建设，可以有效记录学校的历史，让更多的学生以及教师亦或者是社会中的大多数人能够对学校的管理有一定的认识;有助于建立和完善学校的基础信息，让职业学校将有价值的信息进行记录和留存。其次，职业学校档案管理信息化可以为学校的师生和政府提供服务，让管理信息得到有效的利用和保存。职业学校档案管理不仅可以完善记录，还可以帮助管理工作人员对人员的基本信息进行了解。在职业学校的实际工作中，利用学校档案为社会和用工单位提供学历证明，进行评优评选，能够起到有效的服务作用。最后，职业学校档案管理信息化可以为学校改革打下数据基础，让学校进行信息化和网络化数据管理，让档案管理的真实性成为学校信息整合的全方位覆盖。职业学校需要把握真实的数据库，对人员的流动性和学校的信息完善起到很好的统计作用，由此可见，职业学校档案管理信息化的建设是多么的有价值。
　　 二、职业学校档案管理信息化建设策略
　　 （一）提高档案管理信息化素质
　　 档案管理工作者是档案管理的实施者，而且档案管理工作系统性、管理性、专业性都比较强，档案管理人员需要对信息进行有效的分析和处理，需要适应时代的高速发展才能够完善档案管理工作。因此，学校在管理工作中，必须意识到人才的重要性，要通过建立一支高素质的管理工作人员队伍来实现职业学校档案管理信息化。只有高素质的人才才可以对先进的信息化管理技术进行有效的运用，发挥人才的优势，提升学校档案信息管理效率。对于信息管理来说，即便是先进的系统数据库也还是需要人员控制才能达到档案管理信息化的有效运用，如果没有高素质的人才，那么管理工作的领导将不能很好地分配管理任务，管理工作人员也不能发挥档案管理信息化的作用。因此，职业学校档案管理的信息化必须要培养高素质的人才，以提高质量。
　　 例如，职业学校可以采用现代化手段对管理档案的专业人才进行自主培养，可以从其他机构抽调优秀的管理工作者到职业学校进行演讲和考察，对管理工作人员进行专业技术的培训，提高档案管理工作者的管理技能的同时，提高工作人员的素质。学校还可以采用有效的措施来加强学校档案管理的实效性，增强管理工作人员的计算机操作能力和文字管理能力以及文字检索能力。职业学校还可以采用选举的方式来升迁管理工作人员，而这样的方法可以提高管理工作人员的素质，激励管理工作人员严格要求自己，能够正确地运用计算机软，对管理的信息进行适时的检索和反馈。学校还可以开展培训活动，优化管理工作人员的队伍，提升学校档案管理信息化的进程，不断地更新培训内容，并与当今社会的发展接轨，加强电子信息的收集和有效运用。
　　 （二）完善档案管理信息化制度
　　 从长远的角度来看，学校档案管理信息化的建设与学校组织的教学活动都非常重要，所以，学校需要转变资金投入，将更多的资金投入教学环节和管理环节，并不断地改变观念适应当今时代的信息化发展，促进学校信息化管理建设。要统筹规划，不能盲目地投入资金，要最大限度地发挥档案管理信息化效益。制度对于档案管理信息化具有很大的促进作用，是因为可以保证学校的管理工作正常运行。因此，学校需要在档案管理信息化的建设过程中制定相应的奖惩制度来调动管理工作者的积极性。对于大多数人来说，管理工作是一项十分枯燥的工作，因为每天接触的是同样的事物和同样的理念，一直都是一成不变的。因此，学校可以以管理工作人员的工作时间和管理档案的数量为出发点，对工作人员的工作绩效进行考核、评定，并予以相应的奖励或者是惩处。
　　 例如，学校的管理层可以从档案管理的作用、效率高低的角度出发，建立档案管理工作人员的奖惩制度。可以这样分配，对于档案管理信息化建设过程中有显著贡献的工作人员可以给予奖励工资和增加休息日的奖励，对于贡献稍微小点的人可以用工作时间和工作难易度来对管理工作人员进行相应的奖励。然而，对于职业学校档案管理信息化建设过程中行动比较散漫的管理人员，高层就可以通过减少休息时间的方法对管理人员进行惩处，旨在让管理工作人员能够意识到管理工作的重要性，以调动档案管理工作者的积极性。对他们制定相应的任务计划书，让他们对管理工作的内容和目标进行大量的预估，然后通过一定的时间来完成管理工作。通过这样的方法并不是要惩处工作人员，而是要促进学校档案管理信息化的建设，消除工作人员的消极态度，改善工作环境，调动员工的工作积极性。

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