档案管理信息化建设策略探讨

　　摘要：目前科技发展日新月异，信息化技术遍及全国各行各业，在当前背景下，传统的档案管理已经无法满足管理者的需求。21世纪是信息化时代，在科技浪潮的影响下，档案管理要跟进时代步伐而档案管理信息化已是大势所趋。本文就对档案管理信息化策略展开研讨。
　　关键词：档案管理;信息化;策略
　　前言：在科技飞速发展的21世纪，在全球信息化模式驱动下，信息化服务体系引领了档案管理工作的优化和创新。建立以信息技术为核心的档案管理模式为管理工作注入了新的活力。同时社会政治经济文化不断向前发展，需要各类档案的梳理、整合、完善。信息化的出现满足新时期档案管理工作的核心发展趋势，为管理服务创新提供技术支持和帮助。
　　1 、档案信息化概念
　　档案信息化建设是应用信息技术，生成、管理、开发和利用档案的过程。运用信息技术，提高档案管理工作水平。重新思考档案的管理情况，新理论和原则，确立网络环境档案管理与服务的框架和方法，实现档案信息的社会化服务。
　　2、档案管理信息化的优势
　　（1）确保信息完整性
　　资料的完整性和准确性是档案管理是否得体的重要考量标准，档案数据缺失，档案自身也就失去了利用价值，信息化的出现保障了档案最原始的面目，确保了一手资料的真实性和可用性，它避免了传统纸质档案会因时间过长进而导致的纸张掉色发黄、字迹模糊不清等问题的出现，大大减少了工作人员的修复量，也避免了因修复工作对档案造成二次损伤。
　　（2）降低成本
　　档案资料越多办公耗材也会随之增加，而工作人员的工作量也会不堪重负，同时也就需要更多的人员配备，这就无形中增加了财力支出，信息化管理的出现大大降低了管理成本，只需借助现代化设备将档案内容转换成数字化模式录入系统中即可。
　　（3）提升工作效率
　　传统的档案管理工作几乎是人工手动操作，且档案存放需要绝对大的空间，就造成了查找档案速度慢，工作效率低。把纸质档案转换成信息化模式，建立搜索引擎，节约查找档案的时间，也避免占用巨大的空间;档案信息也不因时间长久而损坏，增加了其使用寿命。
　　（4）提升档案信息安全度和保密度
　　档案信息有着较高的存在价值，档案中涉及的信息和机密一旦泄露就会造成不可挽回的损失。档案管理采用信息化手段会增强档案的安全性和保密性，建立管理员管理体系，线上即可随时随地查阅档案信息，对档案信息完整性和真实性进行阶段评估，并且利用信息系统对各类档案进行加密处理，例如登录窗口设置人脸识别，指纹扫描等极大的保障了档案信息的安全性，有效防止档案被盗或丢失。
　　3、档案管理信息化建设现状
　　（1）重视程度不够
　　许多管理者忽视档案管理，对档案管理的重视程度不足，进而档案管理缺乏投入资金，专业人才极度匮乏;如已建立档案管理，也没有严格积极的管理规定，档案管理人员工作态度自由散漫，懈怠，对于档案无法进行有效管理，这就会对档案自身构成威胁，档案信息的完整性，真实性，以及档案安全程度都无法确保，更有甚者造成档案信息泄露，这些漏洞都会给工作造成不同程度的损失。
　　（2）资金投入不足
　　信息化管理，顾名思义是一个科技含量极高的工作体系，它的运行需要硬件和软件作为依托，例如智能网络终端，大型服务器，识别仪，扫描仪，这些昂贵的设备是不是任何一家企业都可以负担的起，且维护设备运行需要专业技术人员，资金实力薄弱的企业自然也就对信息化管理望而却步。再者，信息化管理系统作为一个投资，并不能直接给企业带来经济效益，一些注重收益的企业就会把对信息化建设的投资转向工作市场。这样一来档案管理信息化建设就会受到阻碍。
　　（3）工作人员能力不足
　　档案管理信息化体系需要高素质的专业人才和团队，目前我国档案管理人员业务能力有所欠缺，没有专业的人才或者专业人员少之又少，造成了人员工作效率和整体素质低下。缺少实际管理经验和专业技能培训都会造成档案管理工作效率低下。因此，提升管理人員的专业素质，加强重视档案管理人员才会是信息化管理更上一层楼。
　　（5）发展迟缓起步晚
　　我国开始引入计算机是在20世纪80年代，信息化开始普及为90年代初，进入21世纪信息技术在我国才广为应用和发展，信息化的出现赋予档案管理工作新内涵，但与欧美发达国家相比我国的信息管理系统建设与之还有一定差距，比如，众所周知，美国是一个联邦共合体，美国的档案管理将信息化技术与国家档案馆有机结合，建立统一的邦联制管理体系同时下接各州政府，学校，企业，形成完整多元化的管理体系。由此可见，无论在建设完善性，更新速度，以及建设时间，欧美发达国家的体系的确有我们应该学习和借鉴之处。
　　4、改善档案管理信息化的策略
　　加强重视程度。领导关心带动引起下属重视，所以领导应加强重视档案管理信息化，加大对其资金投入和利用程度，给予帮助和支持，加大档案管理信息化的宣传力度，吸引更多人了解和参与，提升工作积极性。此外，积极调配各方面资源优势，优化升级档案信息管理服务体系;加大资金投入力度，尽快建设并完善档案管理信息化体系，设置专门资金采购硬件和软件以及配套仪器，改善档案管理的工作模式和环境，为档案管理提供良好的工作基础;加快人才培养，好的设备需要专门的团队来维护运行，档案管理人员必须进行专业学习和业务考核，具备较高的专业素质和较强的业务能力。积极学习欧美发达国家信息化管理经验，切勿全盘照搬，不注重实际情况，取其精华，去其糟粕，选择适合的管理经验真正为我所用;实现资源共享，构建数字化的资源平台，统一集中整合信息，设立综合资源管理机制，使档案信息有初级管理和高级管理两个模式，实现分层化共享，避免受空间和时间影响，保证其平台完善性，在工作中的问题及时反馈。
　　档案管理工作是社会信息的来源，档案工作也会越来越受到人们的广泛关注。在科学技术大发展的背景下，信息技术的出现，为档案管理工作提供了有效的技术保障，信息技术开启了档案管理工作的新纪元。传统的档案管理方法与创新科技的结合优化升级了管理档案途径。在信息化的服务体系中，保证了档案资料本身的可靠性和完整性，提高了工作效率，管理方式的改革创新为有效收集和保存社会信息资源打下坚实基础
　　参考文献：
　　[1]刘晶.浅谈档案信息化建设的现状以及应对策略[J]办公室业务2013
　　[2]白小薇.浅议信息时代下档案管理工作的创新[J]内蒙古科技与经济2015
　　[3]陆凤英 高婷 谢怡.网络管理视角下的档案信息服务平台建设践行研究[J]档案学通讯2012

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