浅议如何提高民办高校人事信息化管理水平

　　摘要：人事管理信息化建设是民办高校信息化建设的重要部分，为减少人事部门的工作量,提高人事管理工作的效率。本文通过分析人事信息化管理水平的现状，提出如何提高民办高校人事信息化管理水平的对策和方法。
　　关键词：民办高校人事信息化水平
　　人事管理是行政管理工作当中不可缺少的部门职能之一，与学校每位教职员工息息相关，对于学校的稳定发展及领导决策等方面起到非常重要的作用，因此人事管理水平的提高能有效增强民办高校的竞争力。随着高等教育的快速发展，民办高校之间的竞争越来越激烈，提高人事信息化管理水平能够有效提升民办高校人事管理水平和工作效率，进而为学校的长远发展和整体目标的实现提供支撑服务。
　　1 提高人事信息化管理水平的意义和必要性
　　人事管理信息化建设是民办高校信息化建设的重要部分，提高人事信息化管理水平可以有效利用现有信息资源，实现各个部门和科室间的资源有效共享，极大地提高人事管理及与其他部门的协同工作效率，并且能够及时地为领导决策提供准确的数据支持。
　　1.1 提高人事信息化管理水平可以提高人事管理工作效率 一般来说，传统的人事管理工作是一项繁琐的常规性事务工作，大部分工作都是基于管理人员的经验，进行常规性重复劳动。因此，借助信息化的优势，提高人事管理的信息化水平，可以使人事管理人员真正从繁琐的日常事务中解脱出来，有时间和精力考虑更具有战略意义的课题，提高人事部门的工作效率。另外，还能更快地实现各种信息的统计分析，为学校的发展和领导的决策，提供实时的数据支持。
　　1.2 提高人事信息化管理水平可以为民办高校各部门和教职员工提供信息服务 人事管理部门可以立足于现有人力资源情况，根据学校的发展战略制定人力资源战略；各教学单位可以通过设置合理的招聘条件与标准引进合适的人才；教务部门可以通过相应的绩效管理体系，评估和考察每个教师和教学单位的绩效；教职工也可以通过信息化平台查询与切身利益相关的各类信息等。
　　1.3 提高人事信息化管理水平可以加强民办高校各部门和各科室间的团结协作，实现信息资源的高度共享 目前，民办高校各部门和各科室对信息的处理大部分应用了EXCEL和一些相对比较独立的管理系统，但因各部门的信息数据库未能有效兼容，导致信息资源共享困难。由于人事工作与其他部门的工作有很大的关联性，经常需要互通有无，分散的工作方式容易造成数据采集不全面，信息更新重复率高并且更新成本高昂，因此极为繁琐和不便。提高人事信息化管理水平，需要在信息的共享能力方面做出努力，从而保持学校各系统数据的一致性、完整性和实效性，实现信息资源的高度共享。
　　1.4 提高人事信息化管理水平为民办高校深化校、院两级改革，实现校、院两级人事管理奠定了基础 目前，许多民办高校实施校院两级管理体制改革，把以往相对集中的人事管理模式，分散到各二级部门，这样在一定程度上减轻了学校人事部门的工作强度和工作压力。通过提高人事信息化管理水平，将基础数据采集和教职工基本信息维护工作都放在各二级学院，从而大大减少了人事部门的工作量，还可以保证人事信息采集的准确性。
　　2 目前人事信息化管理面临的挑战
　　2.1 信息化观念落后，对信息化建设的意义和重要性缺乏足够的认识 21世纪是信息化时代，繁琐的文本模式已经不能满足现代人事管理的技术需求。人们都逐渐意识到信息化在人事管理工作当中的重要性，但是由于对信息化技术缺乏足够的理解，对于信息化能够带来的好处缺乏清晰的认识。部分人把信息技术单纯地理解为人事档案信息的保存和录入，而对人事信息系统所能完成的其他功能缺乏必要的了解，如数据统计、数据分析及决策支持等。这样的思想往往会导致对人事信息系统建设的不重视，或者对已有的人事信息系统的一些功能无法有效利用，使得系统处于低水平的运作状态。
　　2.2 信息处理能力不强，缺乏科学的信息管理制度和体系 作为人事信息化管理的执行者，人事信息管理人员的素质决定了信息化管理的层次和高度。人事信息化管理不仅仅是简单的人事信息维护和日常管理，更重要的是人事信息的数据统计和数据分析。而民办高校受成本限制，不可能指定专人负责人事信息的数据分析工作。民办院校人员流动性大，人事信息管理人员在承担了日常人事事务工作的基础上还需要花费大量的时间来维护人事信息系统，已经无暇兼顾需要花费大量时间和精力才能完成的数据分析和分析报告撰写工作。
　　人事信息的采集、管理和数据分析也由于缺乏科学合理的制度和体系指引，使得人事信息化管理水平无法在制度的支撑下得到提升，人事信息化管理随意性较大，缺乏明确的目的性。
　　2.3 人事信息数据实时性差，准确性不高 民办高校人员结构松散，流动性大，而且兼职、兼课和外聘教师较多，很多人员的人事信息都由教学单位相关人员进行收集，再转交人事管理部门进行录入或者更改。中转部门较多，导致系统数据与实际数据之间形成延迟效应，使领导决策或者数据分析都无法根据现有的数据得到实时性很强的结论。在这种传统的集中式人事信息管理模式下，人事管理人员不可能完全掌握所在高校员工的各方面情况，而且一旦采集处理的人事信息过多，人事信息管理人员对于人事信息就无法逐一核对，信息采集随意性增大，导致人事信息的准确性难以保证。
　　2.4 学校内部和外部信息的共享水平不高，数据分析能力有待提高 由于民办高校缺乏财政支持，资金有限，所使用各类信息平台多为分期独立购置，相互间的人事信息无法直接共享。目前高校内部各个部门所使用的信息平台的侧重点都不相同，一般涉及人事信息的平台有：人才培养工作状态数据采集平台、办公OA系统、教务系统、人事信息管理系统、财务系统、高校基础数据库建库系统等，各系统间关联性不大，资源共享困难，动态信息更新较慢，而且容易导致信息重复录入，造成人力、财力资源浪费。
　　数据呈点状分散于各个单机系统之中，且格式不一，没有通过系统集成在一起，学校内部各部门之间不能实现数据的有效共享。由于部门之间经常需要进行数据交换，但由于各部门开发或购买的数据库软件都是基于不同技术和应用模式的数据库软件，数据交换的通用性较差，严重影响了人事信息管理的工作效率和信息的准确性。这样也必然导致人事信息管理人员的数据维护任务繁重，因而在有限的时间内无法对数据进行更深层次的分析。
　　综上所述，为提高人事管理工作的效率，有必要加强民办高校人事信息化建设力度，提高信息化水平。
　　3 提高人事信息化管理水平的对策和方法
　　3.1 转变人事管理的观念，充分认识信息化管理的重要性 首先，要树立人事信息化管理观念，增强信息化意识，使人事管理者在心理上突破长期以来的依赖手工操作的文本管理模式，在观念上主动依靠人事信息管理系统寻求人事业务的自动化处理方式和解决方案。树立信息化理念，是提高民办高校人事信息化管理水平的基本前提。民办高校的人事信息化管理工作不是简单的人事信息数据采集与汇总，更需要对人事数据进行加工与处理，并为民办高校制定发展规划和有关政策提供科学、准确可靠的数据依据。其次，要将人事信息管理系统当作提高人事工作效率、水平和层次的工具，让每一位管理者都围绕人事信息管理系统进行自身业务的设计与安排，同时也必须亲身参与人事信息管理系统的功能提升。另外，要加强对人事信息管理人员的信息处理能力与技术培训，提高其信息化管理素质。只有每一位管理人员都能利用人事信息管理系统进行具体的人事业务的计划、部署、实施以及管理，才能使人事信息管理系统的作用充分发挥出来，真正提高人事部门的办事效率和服务水平。最后，民办高校领导应遵循科学发展观，不断转变观念，充分认识到加强信息化管理的重要性，力求在规章、资金、人力和技术等方面给予有力的扶持。信息管理部门也要充分发挥工作的主动性和积极性，认真做好信息管理系统的维护和管理工作，寻求各种数据的内涵提取与处理，不断挖掘和发现有用的信息，努力为学校的规划、决策、教学和科研提供科学、可靠的信息。

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