人力资源软件在人事管理中的运用

　　摘 要：人力资源软件，即人力资源计算机管理系统是依托企业实际情况，以业务操作为主线，结合人力资源管理实践目的，应用于人力资源招聘、培训、薪酬、绩效及福利管理、员工信息管理等方面工作以及企业领导者地监督上，有效地构建了理论知识、企业实务、软件操作三者间的联系和转化的环境。本文凭作者多年的从业经验，详细阐述了人力资源软件在管理中运用，并提出了相关的建议。
　　关键词：人力资源；软件；运用
　　市面上的人力资源软件大多采用按人力资源模块划分功能来设计应用的，通常具有较大的灵活性，其中包含的菜单，数据结构，报表格式等，均可按客户的要求做特殊处理，也可以提供标准的工具让企业自行管理并调用数据。以近期使用为例，这套软件有三级主要菜单：系统菜单、子系统菜单和程序菜单。这些菜单是嵌套的。同时有五个系统：人事管理系统；工资计算系统；自设报表处理；雇员所得税处理；保安系统。下面依次按工作模块介绍上述各系统的应用原理和功能。
　　1. 人事管理系统
　　此部分主要包括设定人事管理系统功能及编码，建立员工记录，数据的输入及休假记录的管理。
　　1.1 雇员人事记录
　　雇员人事记录系统建立以后，首先需要生成雇员记录并输入信息数据，例如：姓名、部门、职位、学历、工作时间等等。在此处雇员编号具有唯一性，整个系统以此作为区分每一条记录的关键字段，此编号我们通常使用企业员工编号，使系统与其他企业信息数据通过雇员编号结合使用。雇员人事记录功能为客户提供一些常用的统计报表，我们可以通过简单的程序完成系统内信息的提取、选择、统计等，工作中经常使用的报表如下：
　　1.1.1新聘雇员统计表：可统计所有部门每个职位在开始日期到完结日期之间的新聘雇员情况。还可以列出指定部门新聘雇员的明细信息，即表中数据按职位分组，列出职级、雇员编号、雇员姓名、部门、班值、聘用日期和试用期限等客户自选内容。
　　1.1.2离职雇员统计表：可生成每个部门所有职位的离职雇员统计表，并且提供离职雇员的具体信息，同时报表对每个部门的离职人员总数作出统计。
　　1.1.3雇员人数分析统计：它为各项人数统计报表作准备。可根据企业所需雇员数据定制统计报表，因人事管理系统实时更新，所以所出报表必然反映的是企业最新雇员情况。
　　除此之外，经常被人力资源部门通过雇员人事记录获得的报表还有很多，例如：雇员人数统计表、雇员资料变动表等。在此值得一提的还有此系统下面的雇员休假管理功能，现大多数企业为了简便手续，均利用人事系统与企业内部网络联通，雇员可通过内部网络将休假申请以邮件形式发送至部门主管，主管审批后直接再通过邮件转人力资源部负责人，由负责人导入人事系统，后期如有需要，系统会定期统计、汇总，并生成报表。此功能大大减少书面申请传递时间及书面申请的存档工作，既环保又便利，已成为企业普遍推广使用。
　　随着企业对信息化地重视，人事管理系统被越来越多的企业人力资源部门采用，而其中雇员人事记录是最初也是最重要的工作，原来纸面上的雇员信息（如入职时填写的“员工资料”，雇员晋升材料等诸多信息）都需要有专人负责输入电脑，而此对后期更好的提取、利用数据，对信息进行分析都有重要意义，人力资源部门对此通常会安排专人负责输入并仔细核对。在作者使用过的软件中，软件公司均采取了灵活的设计，为企业提供更多的项目选择，在报表分析中也设置了更多自选项目，以满足不同企业不同的需要，并设计端口和EXCEL表格关联，使用EXCEL表格导入人事管理系统中进行统计。
　　2. 工资计算系统
　　如果说上述人力资源系统是人力资源部主要应用于雇员的记录和统计，那么现在所提到的工资计算系统则是人力资源部重要的职能模块之一，此模块的重要性不言而喻，它涉及到雇员工资、福利、资金地发放，个人所得税的申报，银行付款，同时也包括与其相关的所有统计及报表生成。
　　2.1 雇员工资方程式设立
　　在工资计算系统中，用户往往需要为不同的雇员设定不同的方程式。运行本程序可为每个员工设定并修改方程式。一旦在雇员主档中建立雇员记录后，工资计算主档中将自动增加该条记录。系统将自动复制支薪条件。
　　2.2 固定工资数据录入
　　企业雇员的薪酬项目繁多，在使用本程序时，先要对相对固定的项目进行先期录入，可以对每位雇员的固定薪资方程式中的数据逐一录入，也可用之前提到过的EXCEL表格集体导入。
　　固定数据的方程式通常计算的是不会经常变化数据，如基本工资、固定津贴等。它们相对固定，不会每月发生改变，一般情况下是作为雇员重要信息保留，一旦发生变化，会通过特殊途径修改数据，并保留修改痕迹，为以后雇员工资调整、级别晋升等统计提供重要数据，此功能设计对人力资源部门有着重大意义。
　　2.3 可变数据输入
　　此功能用于经常变化的薪酬项目，例如病事假扣款、加班费、奖金等等，此类项目的特点是不一定每月都有，即使几个月同时发生，每月的数据也会有改变。那么运行本程序时需在系统中查找当月有发生支付情况的雇员并录入其可变数据，当然也可通过EXCEL表格导入。
　　此处需要说明的是，系统中可变数据在计算完当月工资后，其数据项下的所有上期数字自动清零，否则之前录入的数据会带入下月工资计算中，产生错误。
　　2.4 雇员工资计算
　　此为计算每种支薪条件下所有雇员工资的批处理程序。用户可通过设定雇员编号范围来选择需要计算工资的雇员。同时还可选择是否计算固定、可变或周年数据。此功能是在前几步录入和修改当月变动数据完成的基础上，根据系统初期设定的工资计算、社会保险及所得税公式来计算雇员当月工资，其中还会涉及到人力资源管理系统中考勤管理部分，按设定公式扣款。
　　工资计算结束后，系统会让用户选择是否打印工资计算报表。运行本系统中的程序可生成本期每种支薪条件的工资计算报表。其中报表可以按部门分类、小计或生成整个企业的总报表。人力资源工资计算专员可以凭所出报表进行核对并留存。

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