【高校图书馆数字资源网络存储系统建设的思考】 高校图书馆数字资源建设

　　[摘要]数字资源网络存储系统建设目前存在着责、权、利不统一，没有建设标准，盲目建设和资金投入不理性等问题。究其原因是由于建设制度设计不足、决策者认知与决策不足、评估机制不足、技术运用与实施操控不足、存储系统建设复杂性等原因形成的。搞好此项建设工作要构建决策失误防范机制、建立项目可行性逆向论证制度、实行项目建设技术责任制和建立项目效益评估机制，籍以规范数字资源网络存储系统建设。
　　[关键词]高校图书馆　数字图书馆 网络存储系统　数字资源网络
　　[分类号]G250.7
　　
　　随着数字图书馆全面发展与应用的深入，构建大容量数字资源网络存储系统已成为当今高校图书馆发展的主流和建设的重心。目前我国高校图书馆在此理论研究成果很多，但研究深度和广度不够。实践上还存在着许多现实问题，这直接影响高校数字图书馆建设与它的可持续发展。因此，研究及探讨数字资源网络存储系统(以下简称存储系统)建设中存在的各种问题，仍具有重要的现实意义。
　　
　　1 存储系统建设存在的问题
　　
　　由于数字资源网络存储建设在我国只是近几年的事情，因此，有关建设制度设计和制度安排有不尽合理的地方。表现为：①承担责任，存储技术及存储应用方式交错复杂，其选择和确定的影响因素较多，从深层讲是资源配置与优化问题，直接影响数字信息资源使用效率。因此，承担责任最小化是决策人、决策参与人和建设实施人首先考虑的，且在各自的参与行为中表现明显(如决策参与人不坚持自己正确的意见)，使决策隐含不正确因素。②没有建设标准，使建设从立项到实施均无据可循，各馆按照自己的理解实施，建设效果差异很大。③盲目建设，不是实事求是根据本校的实际与资源配置、读者需求客观确定建设目标，而是机械地移植他校的经验和做法。资源配置不合理，建设与需求不协调；④资金投入不理性，对存储系统尤其是光纤磁盘存储系统，是以高资金投入为前提的应用认识不足；对自身需求(如现有数字资源储量所需存储空间)以及建成后系统运行维护费用等缺乏理性分析，造成所建系统既不符合自己的需要，又浪费资金设备并带来管理上的新问题。例如，某高校图书馆所建系统中主设备由10T阵列+两台SUN6900组成。10T存储系统建成时就不能满足已有资源的存储需求；而两台SUN6900仅运行着汇文集成管理系统(UNIX版)，过于追求服务器的高“档次”造成设备资源极大的浪费。但问题并非仅此，免费维护期满后每年须支付约15～25万元的维护支持费，这是图书馆无法承受的。因无力承受巨额费用而不购买技术支持服务，使设备和数据面临一定风险，这种情形并非一馆存在。
　　
　　2　深层原因分析
　　
　　2.1　制度设计不足
　　存储系统建设是资源配置的行为，并非只是技术行为。从现代图书馆的角度看，资源的有效配置除信息资源外还应包括信息技术和设备等硬件在内的所有资源，信息技术和硬件资源的有效配置决定信息资源的使用效率。当把存储系统建设纳入资源配置进行考察时，发现从制度上存在两方面的不足：①没有明确规定馆长、技术负责人(如技术部主任)、技术人员在建设行为中的责任、权利和义务。作为资源配置的责任主体(馆长)和参与人(技术负责人、技术人员)，各自应负有哪些职责；出现问题又该受到怎样的追究或处罚，在现有正式制度(法律、各类管理条例、高校图书馆规程等)中很难找到相应的规定，而制度是规范人们行为的准则。存储系统建设是资源配置的具体行为，是财力、物力和人力资源产生效率的行为过程，理想状况是正式制度和非正式制度(道德观念、价值信念、风俗习惯等)的协同一致。然而，正式制度是因其强制约束产生的刚性制约；而非正式制度是行为人自律产生的柔性制约。当正式制度不足时，由于人的有限理性和意志自由性极易超越自律柔性制约，使资源配置行为非规范化严重时可能导致配置失效。当对其问责或评价时，由于没有具体的制度来规范和明确资源配置责任主体及相关责任人的责任，以致在确定个人责任时会倾向归咎于制度的责任。事实上，个人行为与制度的作用是交汇在一起的，而且个人一般会以制度的作用来掩盖个人在事件中的作用，即使有责任也往往难以追究，更何况原本就无责任追究的制度设计。②决策参与者之间绩效的不对称性。当决策正确时，决策者和参与者都认为是自己的作用，决策者积累政绩，而参与者通常被认为尽到了职责；反之，则会认为是决策者(馆长)的责任；在一些复杂的决策过程中，当意见分歧时，决策者(馆长)往往会寻求与自己意见相同者的支持，如果反对意见不多或者相当时，决策者就可能利用拥有决策否决权来影响或改变反对自己的参与者的观点，而通常不会去反思自己的观点，而且一旦不能改变对方的观点时决策者可能运用决定权完成决策(参与者的绩效为零)，参与者会由于权力的不对称(无权否决决策者)和绩效的不对称放弃坚持己见(或者被否定)，导致决策失衡，会认为责任归咎决策者。
　　
　　2.2　决策者认知与决策不足
　　由于决策者拥有建设方案的决定权和资金调配权且统揽全局，其行为代表组织。因此，决策者对需求基础等有关决策的所有信息的认知水平和决策正确与否，为存储系统建设打下了先天烙印。
　　作为决策者，不仅需要对建设项目所采用的技术的成熟性、可行性等有一个概括性的了解，而且必须对应用环境、资源状况、资金来源、建设投入与产出效益等相关问题进行综合考虑。实际上，存储系统建设是由这诸多环节构成的系统工程，因而其决策是一个系统决策问题。系统决策的基本依据是决策信息的完全性；但在实践中有不少决策者对有关决策的所有信息缺乏全面分析，仅通过几次参观式的调研再凭自己的感知进行决策，造成对某一方面因比较了解过于重视，对另一方面因不了解或较少了解而遗漏或忽略，甚至形成错误意见；如上例某高校馆所建10T存储系统从建成之时就不能满足已有资源的存储需求；实际上，决策者并未认真分析资源状况，只了解服务器的作用而未认识到该馆存储是首要问题。当两台SUN6900仅运行着汇文集成管理系统(UNIX版)造成设备极大浪费时，其决策者认为“可以把什么东西都往里装”；显然不了解本单位的应用程序都是基于Windows操作系统；更不知道基于Windows操作系统的应用程序是不能直接在UNIX操作系统下运行的基本信息，难免决策失误。
　　诚然，造成决策失误并非决策人刻意行为，由于决策者对事物的认知水平、决策观念的局限性以及决策者主观意志自由性和软弱性，不能克服权力潜在的扩张性，因而一旦缺乏制度约束和责任监督，就难以避免个人权欲的膨胀而逾越有限理性的限制，决策失误便由此而产生。遗臆的是每当决策失误时，总是用“动机和出发点是好的”来为其遮辩，从没有决策者会为决策失误勇担责任。然而，决策失误在我国特有国情下几乎无需承担任何责任，不幸的是“当不愿意承担责任 成为根深蒂固的组织文化时，没有什么决策理论或方法可以让组织免于不良决策甚至恶劣的后果”，决策失误也会重蹈覆辙。事实表明，组织“一把手”对项目投资决策以及实施效果的影响十分明显。
　　
　　2.3　评估机制不足
　　评估机制不足；表现有三个方面：①评估机制不足；②专家在存储系统决策前论证有局限性、建成后评价有局限性；③没有评价的内容和标准。
　　当图书馆建立起具有标志性意义和一定规模的存储系统时，无论是图书馆的决策者还是校方不仅是一种成就感，而且被认为是显示办学实力增加应对高校评估的筹码；没有从立项建设到形成服务能力整个环节对建设成本和运行效益进行分析，对所采用的技术和建设成本对应用需求而言，是否是最佳选择或效益的最大化进行评估。由于对建设过程和建没效益没有强有力的客观评价，无法强化建设单位的自律行为，导敛过于追求设备的高档次和上规模，例如同属“985”、“211”高校馆，别人怎么建我们也应怎么建；造成投资大效益低，浪费资源等现象。同时，大大降低了对承建商履行合同的约束能力，使资金使用效率与项目建设效果无法进行全面的评估。
　　对存储系统建设的必要性和方案的可行性聘请专家论证，避免决策失误造成损失或浪费，是项目建设必要程序。但是，在专家缺乏独立性和公正制衡的情况下，专家的论证有局限性。
　　一般而言，进行可行性论证都有客观需求的基础和建设的必要性。因此，总会出现以事业发展需要为前提去论证项目的可行性。而作为论证行为主体的专家和专家组，又是由建设单位自行聘请临时组建，既不具有组织的独立性，又没有明确的责任制度。在很大程度上受聘请单位的影响或支配，很难保持专家客观、巾立的价值作用，更何况由专家论证的方案本身就是“一种为某一目标项目、价值与实践而设计的计划”。一方面，论证过程主要是听建设单位介绍汇报，由于专家事先对建设单位的实际情况缺乏全面了解，且没有充裕的时间去仔细分析资料，加上建设单位往往对建设有利的方面介绍较多，有意引导专家顺着建设单位的思路走，使专家自觉不自觉地为论证的通过做着铺垫；另一方面，彼此都清楚能够进行论证，一般都是从上级部¨得到了立项许可，为使领导决策有据而例行的程序而已；并且专家也都是同行人士，无论从图书馆事业，还是从感情或面子上自然带有偏向性。因此，在众多的项目论证中很少有通不过的。这就是为什么一些通过了专家论证的建设项目，仍然出现各利决策失误的缘故。由此可见，“‘专家论证’并非杜绝决策失误的灵丹妙药，经过专家咨询论证的决策，并非就一定是科学的决策，更不能直接等同于正确的决策”。在没有从管理体制上建立起决策论证责任机制之前，完伞依靠专家论汪米避免失误是不可靠的。
　　
　　2.4　存储系统建设的复杂性
　　存储系统建设影响因子很多，如对文献数字化的认识、IT技术发展水平、建设理念、决策人和参与人的道德文化、管理机制、经费来源和技术应用水平等，这些因子之间相互作用、相互联系，构成了一个影响网络；更重要的是这些因子之间具有不确定性，我们无法完全预测结果。正因为复杂性的影响在存储系统建设的实践和研究中，人们较多地注意存储系统建设所涉及技术的本身，而忽略了影响存储系统建设的外部环境因素(特别是人的因素)。如“中国国情”问题，“权力观念”、人际关系、“面子形象”均影响着存储系统建设的效果。相关人员在制定建设方案时会考虑技术、应用和管理等多种因素，但当对这个方案进行决策时，往往会出现技术与应用必须服从决策者的所谓决策管理，这便是中国“国情”。由于决策者(如馆长)是决策和实施建设方案的主体的代表者和最高权力人，其决策或表态其他人不能否定，这种权力观念意识不仅影响着存储系统建设活动动机的强度，而且极易产生因决策人的偏好对决策产生较大的影响”，而引发负面作用甚至导致决策失误。人际关系则有两面性：①有利于利用外部资源获得期望值或附加值；②增加了存储系统建设的复杂性和不确定性，可能导致建设目标偏离。而“面子形象”的观念和利益是高于一切的，尤其像“211”、“985”高校馆，其“面子形象”被认为是一种品牌形象，其重要性不逊于“211”、“985”本身，实质是一种利益本位、团体本位，表现在存储系统建设实践中，即使其他人的认识或思想正确，组织的决策或思想错误，其他人必须为维护其“面子形象”而无条件服从组织的决定。而组织的代理人(馆长)作为一个单位组织的权威和权力中心，则更执着组织之内个体人员都完全受制于组织的制约。从单纯的管理而言，这虽然有利于管理的步调统一，但同时也抑制甚至泯灭了组织之内个体人员智慧潜能。而正是这种潜能通过适当的管理调节，可以让个体人员目标与组织的发展目标合二为一，发挥出超出管理者期望的效益。
　　
　　2.5　技术运用与实施操控不足
　　技术运用与实施操控，是指建设方案制定和建设过程中技术运用与实施策略的掌控。首先，作为技术运用必须明确是综合运用各类技术和产品制定方案，还是依托一种技术一种产品制定方案。对建设方案所涉及的技术的发展现状必须心巾有数。面对激烈的市场竞争，某些商家为了拿到项目，甚至把目前还无法实现的技术夸大成可以利用的技术吸引用户。如果用户对此辨识不清，极易被一些不诚实的商家所误导，以致误信一项流行技术或架构的发展前景等同一项解决方案。如某公司技术顾问在给某用户作技术介绍时声称，可以将一台SUN6900划分成两个独立的硬件分区，分别安装UNIX和Windows操作系统，同时分别运行基于UNIX和Windows系统的应用程序。由于用户对该技术的发展现状不清楚，又出于对知名公司的信任而未进行核实便直接采纳于方案中，虽然将其落实于纸面形成契约，但毕竟是目前无法实现的技术，最终仍是用户利益受损。由此可见，技术的运用需求真务实，不能把建设的重任完全寄托于承建公司。另外，建设实践中对各相关环节的衔接处理应认真核实。否则，极易出现一些本不该出现的问题。例如某高校馆在存储系统建设时，在服务器招标中要求具有千兆网络接口，设备安装时才发现随机所配为千兆电口，而与要连接的(原有)网络交换机只有千兆光纤接口，相关负责人进而提出扩充交换机增加千兆电口接口，为此支付巨额费用(事实上有更经济的办法)，且延缓工期数十日之久，这种削足适履的做法无疑是存储系统建设之败笔。
　　
　　3　规范存储系统建设的关键措施
　　
　　3.1　构建决策失误防范机制
　　构建科学决策机制和实行决策程序制度化，是防范决策失误的根本措施。构建科学决策机制，规范决策行为，明确责任主体，使决策过程置于客观、公正、科学的决策环境之中，革除单纯依靠决策者的觉悟和责任感来代替科学决策痼习，促进决策者的自律约束和自我完善，摆脱个人意志的影响。建立科学化、制度 化、民主化和责任追究机制，规避现行管理体制权力与责任的失衡。实行决策程序制度化，把决策过程以制度的形式规定下来。使决策操作规范，决策过程透明；同时通过一定的民主与监督程序限定并明确决策人的权利和相关职责，以防止因决策者自身的局限性或受外界的不良影响，或个人偏好或权力扩张而导致决策的随意性。促进决策者端正决策态度，树立严谨、客观、科学决策观，使决策者在制度化保障下充分发挥决策作用。
　　
　　3.2　建立项目可行性逆向论证制度
　　建立项目可行性逆向论证制度，即在进行决策论证的同时采用逆向论证，以逆向思维方式对建设项目进行分析，找出可能存在的问题以及可能导致的不良后果；以制度保障论证的客观性。逆向论证是从截然不同的角度去辩证思考，能够更全面客观地认识事物。如果说正向论证带有过热心理的话，那么逆向论证则保持了冷静、清醒地思维权衡利弊得失，其论证的结果是理智的、客观的和公正的。运用可行性沦证和可行性逆向论证实现论证制衡，可以有效防范前期论证可能出现的偏向性结论，确保决策客观、科学和严谨。
　　
　　3.3　实行项目建设技术责任制
　　实行项目建设技术责任制，意在明确技术负责人的职责，重在强化技术责任人的责任意识。许多技术责任事故往往是技术人员疏忽大意，考虑不周或缺乏严谨的科学态度所致；尤其当技术责任人所掌握的技术知识和方法不足以应付因技术因素引发的问题情况下，技术责任人责任意识的强与弱，是使问题成功解决或变得糟糕的主要原因。建立技术责任制，旨在建立一个完善的技术责任保障机制，通过技术责任的制约和监督，促进技术责任人对所用技术的发展状况进行通透了解，并通过授权让技术责任人按照决策目标适度掌控项目资源的调配，给予充分发挥个人智慧潜能的空间，在技术运用的实践中培养对决策负责的理念和技术操控能力，籍以促进技术责任的落实和决策的有效实施。避免决策慎密而实施疏漏的非对称现象的发生，从而保证存储系统建设质量。
　　
　　3.4　建立项目效益评估机制
　　建立项目效益评估机制，是针对建设项目因论证不足或决策失误可能造成项目投资规模与效益不成比例的一种防御机制。本文所述的项目效益评估，是指在项目论证或决策之后实施之前进行，即事前评估。评估内容着重对项目投资的预期经济效益和综合服务效益进行分析和评价，考量项目的主要效益指标能否顺利实现，从而验证立项论证和决策是否科学。通过评估，客观、准确地分析建设项目成功和可能失败的因素，对存在的问题提出改进意见，促使对所做的决策进行修正和优化，提高决策质量和决策成功率。把效益评估机制与决策失误防范机制相结合并将其制度化，形成(前期论证)决策――效益评估(检验)――再决策――实施的决策保障体系，防范重大建设项目因人为因素造成失误或损失，确保项目建设投资与效益成正比。

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