浅谈企业信息化建设以及电子档案管理的对策

　　【摘要】传统的档案管理主要是管理纸质文档，其工作任务复杂、工作量也大，一般需要很多人才能完成。随着互联网信息技术的发展，传统的纸质都进行了数字化。互联网改变了人们生活的方方面面，其企业档案管理工作内容与模式都发生了改变。笔者以自身工作经验和当下档案管理工作的实际情况为研究的出发点。
　　【关键词】企业；档案管理；信息化建设；对策
　　随着互联网信息技术的发展，当前我国已经开始进入数字化时代。信息技术的发展改变了人们生活的方方面面，也提高了工作效率。档案管理从纸质档案升级为电子档案，其管理方式也是直接在电脑上进行管理，不仅提高了管理效率，还促使其档案信息更加准确、信息传输更加便捷。加强企业信息化建设是提高服务质量和服务水平的基础，是企业的核心竞争力之一。企业的信息化管理首先要建立企业数据网络平台，实现数据和知识的共享，这样不仅能够提高整个企业管理人员的管理水平和综合素质，还能实现持续性的进步。运用计算机系统管理档案有效的减少了工作程序，但也存在一些不确定的因素，只有运用的管理策略，才能确保其安全性和高效性。改变传统的档案管理方式是当下最紧迫的任务。
　　一、企业信息化建设的对策
　　（一）提高信息化管理水平，强化管理认识
　　提高企业的信息化管理水平是推进企业运作效率的关键。首先、要建立健全相关管理制度，企业领导要高度重视信息化管理水平的提高，提供相应资金支持和政策支持。其次、企业要成立以各部门为中心的信息化管理小组，不断完善其管理制度，定期召开相应的总结会议，以提高企业管理人员的管理能力。除此之外，企业要实行责任到人的制度，有利于充分调动企业管理人员的积极性、创造性，有利于充分释放网络信息化平台的作用。责任制度是落实上级领导的政策和企业管理人员工作职责的“催化剂”，是提高效率的保障。
　　（二）加强人才队伍建设
　　在今天这个科学技术不断进步的时代，其管理理念和管理方式也在不断进步。企业需要适当引进一批具备一定专业性和综合素质的人才队伍。同时、加强企业信息化管理人员的专业性和综合素质。这是提高企业信息化管理水平的基本保证。企业要建立一套科学的人才培养体系，坚持“使用和培养并重”的原则，一方面、企业要重视人才的引进和培养，另一方面、为年轻人才提供一定的晋升渠道，对于具备一定工作经验和管理经验的员工，给予提拔。“创新是发展的第一动力，”而创新歸根到底是人才的创新，所以，企业只有加强人才队伍建设，才能为企业的发展提供源源不断的动力，才能提高企业的综合实力。
　　（三）提高软件硬件的管理
　　企业的软件、硬件的运行效率会直接影响信息化管理的水平。所以、企业相关管理人员要经常对硬件设备进行检查，如果发现异常情况，要及时通知维修管理人员进行处理。随着社会的不断进步，企业只有经常更新硬件、软件设施，才能提高企业的服务水平。同时、企业要引进硬件和软件方面的专业人才，保证企业24小时其设备正常运转。另外，企业应该随时检查其它相关设备，比如、消防系统、网络信息安全系统等。
　　二、企业电子档案管理的对策
　　（一）提高档案管理人员的专业性和综合素质
　　传统的纸质文档管理不仅管理成本高，而且管理效率低，容易出现各种错误。电子档案管理只需要维护好计算机系统和档案管理软件，就能够对档案进行高效的管理。档案管理工作内容的转变带来工作模式的转变。在档案管理过程中，首先要对档案信息进行核对，确认无误后再进行保存和管理，以提高档案信息的真实性。并且要对企业档案进行分类总结，对于一些非常重要档案，应该确保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。要运用先进的管理理念和管理方式，保证档案安全。档案管理工作人员要提高服务意识和服务效率，不断提高职业素养和综合素质。电子档案的管理主要是对计算机系统和档案管理软件进行管理，其档案管理工作人员要经常检查并且更新计算机系统，发现故障立即通过相应的维修人员进行处理。电子档案的管理看似非常简单，但很多管理细节都要引起重视。
　　（二）提高企业电子档案管理的安全性
　　档案管理涉及到管理别人的隐私，相应的就要提高档案管理工作人员的思想意识、责任意识。档案管理必须做好保密工作，首先、进行档案查阅必须在档案管理工作人员的陪同下，并且由档案管理工作人员进行电脑操作。在日常的管理实践中，档案管理工作人员要经常查看档案的保存情况，并且对档案进行备份。企业电子档案管理应该建立健全相应的管理制度，对于一些重要的机密档案，其相关工作人员应该进行专门的管理。除此之外，企业要借助计算机信息管理网，并且开通电子文件网上传递渠道。随着企业信息技术的不断发展和普及，企业平时开会的重要文件都会上传到网上。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，相关工作人员上网前，必须按照信息管理部门的要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的科学性和安全性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，有利于进一步确保企业信息传输的安全性和高效性，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。
　　三、结语
　　随着互联网信息技术的发展，当前我国已经开始进入数字化时代。信息技术的发展改变了人们生活的方方面面，也提高了工作效率。档案管理从纸质档案升级为电子档案，其管理方式也是直接在电脑上进行管理，不仅提高了管理效率，还促使其档案信息更加准确、信息传输更加便捷。要进行企业信息化建设，首先，应该提高信息化管理水平，强化管理认识，同时，加强人才队伍建设。在企业电子档案管理的过程中，企业应该提高档案管理人员的专业性和综合素质，并且要建立一套科学、完整的管理机制。

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