档案信息化建设与档案管理的思考

　　摘 要：计算机技术的广泛应用是新时代的重要标志，档案管理工作也应该从传统的文书立卷方法朝着现代化、信息化的方向发展。完成档案管理从传统模式向保存数字化、传输网络化、管理智能化为基本特征的新型档案管理模式转变是时代发展的必然要求。本文从信息化管理的优势说起，分析了当前档案信息化建设所存在的问题及对策建议，供大家参考评阅。
　　关键词：信息化建设；档案管理；计算机网络
　　当今社会已步入网络信息化时代，计算机技术和大数据分析的广泛应用让我们的生活和工作变得更加丰富和便捷。不管什么事物都是向前发展的，推陈出新是必然趋势。我们从事档案管理工作的人员也应该顺应大形势作出改变与创新。加快档案信息化建设的步伐，实现档案电子信息化管理的要求，推动档案管理工作不断向前发展是摆在我们面前的紧迫任务。
　　1 档案电子信息化管理的优势
　　1.1 档案信息化有利于档案的归档和查询
　　档案文件转换成电子档案后，由于计算机可以按需求将电子档案从任何角度分类，组合成各种案卷。应用信息化系统对档案信息进行分类、组织，对档案信息目录进行数字化管理显示，计算机的自动检索功能代替传统的手工翻找，可以快速获得所需的档案信息。它极大程度地减少了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率。，不管是管理档案的人还是查阅档案的人，都因为有了计算机技术和电子档案的存在而少费很多时间和精力。这样也就便于档案的查询和开发应用，计算机技术的的应用可以说是新时期档案管理工作最显著的一个特点。
　　1.2 档案信息化有利于文档资料的存储和查缺补漏
　　传统的文书立卷方法出错的几率很大，在归档时遇到文件收集不齐或漏交时，如果补漏增缺，就不得不拆卷重新做。这不仅增大了档案管理人员的工作量，而且容易让原始的档案文件受到损害，造成不可追回的损失。使用电子技术管理，文档按件整理归档就不会形成积存，可随时增缺补漏，只需要修改一下档案目录就可以了。
　　1.3 档案信息化有利于档案信息的共享
　　档案信息化不受时间、空间的限制，通过网络传输就可以实现档案信息的资源共享，实现从前传统档案管理模式不可能实现的即时远程服务，方便进行数据交换和及时应用档案信息。档案电子信息化的优势决定了档案在今后的使用中更加的方便、快捷、实用。从而提高了档案的利用率，更好的发挥其为现实服务的作用，单位的其他业务发展更离不开我们档案工作方面的辅助。
　　2 档案信息化建设存在的问题
　　2.1 档案信息化建设缺乏统一的标准
　　2002年11月，国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案信息化建设发展纲要》。16年过去了，我国档案信息化建设仍处于一个较低的水平，各级部门间的基础条件和资金投入参差不齐，造成档案信息化建设的严重滞后。档案信息化建设缺乏统一的软件系统和通用的硬件设施，带来了档案信息化标准的不同，缺乏统一的建设标准和评价标准。这样的结果是档案信息共享性差，档案数据库的建设跟不上发展的需要。虽然很多档案工作者已经意识到了档案信息化建设标准相同的重要性，但由于受众多因素的制约，目前迟迟不能解决。其中最大的因素就是国家大环境发展的不平衡，诸如传统体制因素的制约，档案管理工作隶属单位部门的不同，且国家没有一个档案信息化建设的统一标准，不同省市、部门各自发展。作为基层档案管理工作者，我们迫切要求上级部门尽快制定档案信息化建设工作统一所需的文档、数据规范标准和建设评价的统一标准，这是档案信息化建设的基础问题。
　　2.2 经费的投入问题
　　单位的办公经费对档案管理工作投入严重不足，有限的办公经费往往都被用到了其他项目上去，需要使用档案时却抱怨档案信息的用处不够足、价值不大，以后更加忽视档案工作中。没有了经费的投入，自然无法统一购置设备，无法统一培训档案管理工作人员的业务素质。也就可以看出各级单位领导对档案管理工作的不够重视。我认为经费的严重缺乏问题是档案信息化建设最大的制约因素。
　　2.3 档案工作人员缺乏高水平的专业培训
　　档案管理是一个专业性很强的工作，档案信息化建设更要求工作人员不仅仅掌握档案管理方面的知识，还要求掌握计算机等电子技术方面的能力。目前，我单位乃至更大范围内的档案管理工作人员基本没有接受过正规的计算机培训，缺乏相应的计算机技术和网络安全意识。而且，很多档案管理工作者是兼职，其大量的精力还要做好其他工作，还有单位返聘退休职工管理档案，这些人专业水平不高又习惯于传统的手工操作，势必严重制约档案信息化建设需要进程。
　　3 档案信息化建设和档案管理工作的对策
　　1）我们从事档案管理的工作人员应该建议档案局组织本市的各单位、部门之间的工作交流，增强与其他系统的协调，尽力改变当前信息化管理分散的现状。并根据交流经验出台档案信息化管理的标准规范。起码在本市采购统一的档案管理软件系统，确立一个档案信息化管理的统一标准。再结合本单位的实际情况，明确工作思路，注重成本效益，让档案信息化工作有章可循，有序发展，并在实践中不断完善。
　　2）档案工作者不仅需要自己任劳苦干，还要利用一切可以利用的条件加大宣传档案信息化建设的内容、重要性和优越性，让领导和社会公众都能通过宣传来了解我们所从事的档案工作和档案信息化建设的进程及重要意义，只有人们认识到了档案在工作生活中的重要意义，才能让领导和群众从心理上重视档案管理工作并支持档案信息化建设，从而增加档案办公的经费，解决档案信息化建设的最大障碍。
　　3）从自身加强档案工作的专业学习、努力提高信息化建设所需的专业素养。无论是上级部门、档案局或本单位领导对档案工作有多大的支持力度，要想把自身的档案管理工作做好，最离不开的是自己对本行业的热爱与进拼搏取。从事档案管理的人员素质高低，直接影响着档案信息化建设和档案管理工作的发展。工作、生活中多學习档案管理的专业知识和计算机网络技术，调整心态、更新观念，埋头苦干、甘做无名英雄，积极参加开展的业务培训，不断掌握新技术、新方法。任何技术、软件的核心因素是人，根据实际情况把现代化信息技术和网络技术用到档案管理中来，以适应新的时代环境。充分管理和利用好档案信息，提高工作效率，服务于社会。
　　4 总结
　　当今社会，科技技术以惊人的发展速度改变着我们的生活，向着各个领域渗透，其高效、便捷的优势已经无需多言。档案信息化建设在今后将是我们档案管理工作中长期研究的一个重要课题。档案管理走向信息化是新时期这个行业的必然趋势。在档案管理走入一个新起点的同时，我们档案管理工作人员也要处理好由它所引起的各项问题，促进档案信息建设的规范化、制度化和科学化。坚持实事求是，做好基础性、程序性和经常性的工作，为了档案管理工作越来越好而努力奋斗。为国家队现代化建设出上自己的一份力！

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