浅谈企业档案信息化建设的实践与思考

　　摘 要 信息化时代的到来，对事业单位各项工作开展产生了较大的影响。实践中为了提升事业单位人事档案管理水平，丰富其管理方式，则需要给予其信息化管理必要的关注，且将人事档案信息化管理工作落到实处。基于此，本文简单分析了信息技术在档案管理的作用，针对企业档案信息化管理发展展开了深入的研究分析，结合本次研究，发表了一些自己的建议看法，希望可以对企业档案信息化建设工作的开展起到一定的参考和帮助，强化档案建设的法规建设，更好地满足企业在档案管理方面需要，促进我国社会经济发展进步。
　　关键词 企业;档案;信息化建设
　　当今世界不论经济还是科学技术，都在快速发展。面对信息化时代，想要不被时代淘汰，就需要紧跟时代发展的步伐。计算机在科学技术领域，非常突出的优势就是信息化管理水平高。因此，档案信息化建设对于企业管理质量的提高有着非常重要的意义和作用，本文就此展开了研究分析。
　　1 企业档案信息化建设存在的问题
　　1.1 重视程度不够，专业人才数量有待增加
　　企业档案管理过程中，为了实现其信息化管理，保持其良好的管理状况，则需要给予这类管理方式足够的重视，并发挥出专业人才的实际作用。但是，实践中因某些企业未能重视档案信息化管理，在其管理工作中提供的支持少，加上实践经验丰富、责任意识良好、专业能力突出的管理人才数量少，使得档案信息化管理水平下降[1]。
　　1.2 设备更新速度慢，缺乏技术创新
　　信息化背景下信息技术与计算机网络实践应用范围的扩大，逐渐提高了我国的社会生产力，促进了各行业发展。但是，由于一些企业档案管理中由于信息技术运用中所涉及的设备老化问题较为突出，未能及时更新设备，加强自身的技术创新不足，使得档案信息化管理水平难以提升，间接地加大了其管理问题发生率。
　　1.3 管理制度不完善，管理系统构建不及时
　　在实现档案信息化管理的过程中，为了确保其管理工作的顺利开展，并提高其管理中的问题发生，则需要完善相应的信息化管理制度，构建出功能强大的信息化管理系统予以使用。但是，实践中由于某些企业档案信息化管理中未能优化既有的管理制度，加上信息化管理系统构建不及时，导致档案信息化管理工作开展中缺乏科学指导，且管理中的存在问题处理不及时，制约了企业档案管理水平的提升。
　　2 企业档案信息化建设的方法
　　2.1 提高信息化技术水平，构建信息化建设模式
　　档案管理人员需要对各个技术文件的内容和内在联系有详细了解和把握，以此为企业工作人员资料归档提供相应的指导，保证所归档的文件资料可以准确反映企业工作人员的意图和思路，实现对企业工作项目进行过程的客观反映。为了使归档技术文件的完整性和系统性得到保证，档案人员还可以应用过程控制以及前端介入等方式，与项目实际相结合，和项目负责人共同完成项目归档文件清单，实现对每一个阶段文件内容的清楚反映，边形成边归档，从根本上使科技档案技术文件的完整性和系统性得到保证。
　　2.2 加强标准化和规范化建设
　　符合企业发展的档案信息化的流程，才是促进企业发展的关键，所以要制定相关的总体规划。协调档案信息化管理任务，确保档案信息化流程持续发展，合理地进行信息化管理，认真深入了解人员对档案信息的需求，这是有关人员关注的焦点[2]。
　　2.3 加强信息化安全体系建设
　　要加快档案管理的硬件建设，就是将有关档案管理的老旧机器设备进行换新。设备是工作的基础，设备先进了，人员的工作效率自然就提升了。还要做好对机器的保养，做好定期的检查工作。传统的档案信息采集需要到制定的部门登记，储存的档案占用空间巨大，而且寻找起来极其费时费力。然而网络时代让我们深切体会到档案信息化管理的魅力，信息的储存和采集，既方便又快捷，大大地加快企业发展的步伐。
　　2.4 注重人员素质建设
　　为了确保档案信息化管理有效性，并发挥出专业人才的实际作用，企业应给予档案的这种管理方式使用更多的重视，且在有效的措施支持下，逐步实现专业人才的有效培养。具体表现为：①在档案信息化管理过程中，企业及相关部门应大力支持其管理工作开展，并从思想上给予信息化管理方式更多的重视，使得自身的档案管理水平能够逐渐提升;②企业应建立科学的人才招聘机制，且在针对性强的专业培训活动、激励机制等要素的支持下，实现档案所需的专业人才有效培养，使得这类档案管理人员的专业能力得以提高，保持档案信息化管理的良好作用效果。
　　3 信息化建设对企业档案管理的意义
　　时代发展的水平日益加快，信息化时代也将要来临。因此，需要借助信息技术与计算机网络的应用优势，逐步实现企业档案的信息化管理，使得其管理工作效率及质量能够在长期的实践过程中不断提高，从而实现对档案的科学管理及充分利用[3]。
　　4 结束语
　　档案资源属于企业一项独特的信息资源，具有非常高的资源开发利用价值。现代化企业工作档案管理需要從档案信息化建设角度出发，完善档案管理分类方法，优化档案著录规则，为档案信息的有序管理打下良好基础，使单位企业工作生产能力和技术水平等得到充分全面反映。
　　参考文献
　　[1] 汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].合肥：安徽大学，2017.
　　[2] 丁洪琼.企业档案信息化建设实践与思考——以中航工业成都所为例[J].办公室业务，2014，（11）：149-150.
　　[3] 张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌：南昌大学，2014.
　　作者简介
　　杨义（1971-），男，辽宁省丹东市人;毕业院校：中央党校函授学院吉林市分院，专业：经济管理专业，学历：本科，现就职单位：吉林敦化抽水蓄能有限公司，研究方向：企业档案智能化管理。

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