论事业单位档案管理信息化建设

　　【摘要】事业单位档案信息化建设能够保障工作中产生的信息资料大规模录入计算机当中形成电子档案，档案管理愈发成熟化和规范化，对事业单位开展其他工作有着重要意义。但是，现阶段事业单位档案管理效果不显著，仍然存在诸多短板有待突破，因此，有必要从信息化生态视域来探讨事业单位档案管理机制。
　　【关键词】大数据;信息化;事业单位;管理模式;信息资源
　　在信息化技术迅速渗透到各行各业的现阶段，各行各业利用信息技术实现了生产管理模式上的变革和创新，极大提升了工作绩效。将信息化技术的优势融入事业单位档案当中有利无弊，能够帮助事业单位节省大量的人力、物力和财力开支。事业单位如何主动将信息化技术融入档案管理中，进而寻找适合本单位发展的可行性路径，一直是档案管理学界研究的重大命题。本文就大数据时代环境下，事业单位档案管理如何创新并突破短板进行探讨，以期为事业单位可持续发展助力。
　　一、信息时代事业单位档案管理概论
　　笔者将档案信息化管理定义为：基于大数据、信息化背景下，事业单位各个部分将需要归档的各项信息交由专门的档案部门进行统一调配，档案部门融入信息技术至档案管理中并对各项信息数据进行数字化处理，使档案资料能够在计算机上进行传输和共享的一种档案管理模式。檔案管理信息化的目的在于科学配置各项信息资源，实现档案管理和利用“一站式”服务，加快信息共享的进程。
　　现阶段，手工档案管理模式中的局限性愈来愈突出，难以满足事业单位对信息的实际利用需求，加强档案管理信息化建设刻不容缓，具有很高价值。第一，事业单位的日常活动需要尽可能节约成本，用最小的成本实现最大的资源利用效率，这就有赖于通过对各种信息数据进行分析。例如，事业单位对人事信息进行相应分析，能够更加合理地调配人力资源，优化人力资源结构，实现人力资源利用效率的最大化。事业单位的各项信息都集中在档案当中，且随着时间的推移会愈来愈多，手工档案管理模式不利于对各项信息进行高效检索，降低了事业单位对信息资源的利用程度。档案信息化建设则能有效解决这一问题，通过对档案进行数字化处理能够通过检索工具对档案进行高效检索，快速找到需要的信息，极大降低了时间成本和人力成本。第二，手工档案管理模式需要将档案管理人员“捆绑”在纸质档案上，需要较多的档案管理人员进行手工操作，已经严重与信息时代发展的步伐脱轨。部分事业单位，如医院和学校，对信息资源的需求日益增加，这就需要对档案中蕴藏的有价值的信息进行采集和筛选，才能提供更优质的档案服务。同时，事业单位档案作为事业单位日常活动的有效记录，全方位反映了事业单位的发展进程和发展现状，也能为事业单位制定战略和决策提供有用参考。
　　二、档案管理信息化方案
　　（一）创新管理理念。档案管理人员以及事业单位管理层的管理理念会直接影响到信息化建设水平，管理人员要用新思想武装头脑，用于打破传统滞后的管理形式。管理人员要通过加强档案理论学习和信息技术的学习来转化管理理念，在立足于本单位具体实际的情形下，把理念创新应用到实际档案管理当中。一方面，档案管理人员要加强调研工作，不仅调研本单位的档案管理状况，也要加强与档案馆等专业档案管理机构的联系，积极到各个档案馆“取经学习”，掌握新的档案管理理念和方式，探索出适合本单位档案管理实际的工作方法。另一方面，档案管理人员也要提升档案管理安全意识，重视档案保密与开放的关系，在创新管理理念时也不能忽视档案安全建设，这是保证档案完整性、真实性和原始性的必要保障。
　　（二）优化档案管理体制。档案管理体制的优化是保障档案管理信息化建设的前提条件。事业单位要重点关注绩效考核、监督管理、工作流程细化和人才培养等等几个方面，从制度建设上保障档案信息化工作的开展。通过绩效考核和监督管理机制能够调动管理人员的工作热情，提升责任意识，有助于档案管理人员约束自身的档案管理行为。通过细化工作流程能够做好各工作环节的控制，实现档案资料搜集、使用、整合和检索的全方位管理，推动档案工作规范化和标准化。通过人才培养机制则能够为事业单位信息化建设提供源源不断的人才动力，挖掘管理人才的同时也能整体上提升单位的人才素质，将档案管理工作人员的潜力激发出来。总而言之，档案管理体制的优化是整个信息化建设中的关键环节，对于档案管理融入社会经济建设中具有重要意义。
　　三、结语
　　综合以上分析，事业单位档案中的诸多信息需要开发，诸多隐藏价值需要挖掘，这也事关事业单位其他工作的成效，事关事业单位的未来发展。笔者认为，在现有时代背景下，对事业单位档案进行信息化建设符合社会发展规律，是档案管理保质保量的主要途径和正确选择，事业单位在今后的工作中仍应保持着高度重视，给予较大的支持。同时，事业单位要从可行性的角度来制定各项方法，确保信息化建设的成效。
　　【参考文献】
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