高校档案信息化建设中的问题与对策思考

　　摘 要：随着科技的快速发展，信息化技术日趋成熟并广泛的运用在人们生活的方方面面。对高校来说，档案信息储备量之大是需要注意的一个大问题，档案信息化是高校档案存储中的一个大跨越，改变了旧的储存档案的方式，提高了档案存取的安全和效率，降低了高校档案存储的成本，可以更加规范、方便对档案进行管理。不过，新技术的投入使用，总会带来一些新的问题，发现并且找出这些问题，想到对策，才能够完善高校档案信息化的建设，给高校师生带来更高的便利，使得信息交互更加便利安全。
　　关键词：高校档案;信息化;建设
　　一、引言
　　高校中需要存档的信息量十分多，像高校的建校和发展史、学校中任职的员工的信息档案、学生的个人信息档案、学生的学习和其他的档案等都是需要记录并保存下来的。如果这些档案只用纸质方法来保存，就需要较大的空间，较多的人力，也会对档案的存取带来极大的不方便，对档案的安全没有保障。高校档案信息化则极大地解决了纸质高校档案需要的空间大、存取时间长、人力消耗和经费消耗大的问题。高校档案信息化是指利用科技和互联网的发展，将高校档案采用数字化的方式建立电子档案的过程，其包括档案资料的数字化和网络化、档案管理的信息化和信息资源的共享三个方面。高校档案信息化的项目建设不仅能方便档案信息的管理、存储问题，还方便不是本校师生的人员了解高校，高校中的师生对高校内部信息的读取也更加便捷，但是许多高校在档案信息化项目的建设中存在着不少的问题。
　　二、高校档案信息化建设中存在的问题
　　1.基础设施不完善。高校档案信息化的建设是需要较高性能的现代化、快速的硬件和软件设施的基础支持的。一般来说，硬件设施包括计算机、打印机、扫描机、服务器等设备和一些相关的仪器，软件设施则包括网络图书馆、网上选课等师生具体的操作所依托的软件系统。建设高校档案信息化的目的就是方便信息的传输、储存和共享，由于硬件设施的缺少或者质量不高，软件设施的低配置，不能够满足信息量大的情况下的信息传输和交互所需速度和储存的容量;另一方面，高校档案信息化的建设不仅仅用于信息的储存交互，更需要保证信息的安全，硬件设施和软件设施的不完善极其容易导致信息的被盗取、窃用和丢失，阻碍高校档案信息化建设。
　　2.管理体制不健全。（1）高校档案信息化建设中管理要求不高。因为高校档案信息化的管理与之前旧的档案管理方式差距大，所以各大高校需要对高校档案信息化重新制定管理体制。在制定新的管理体制过程中，具有相关技术和专业的人员必须参与其中，管理人员也需要掌握一定的使用技巧和技术操作，因为档案信息化所需要的软件设备具有一定使用的难度，而且他们在必要时还需要对受到损害的硬件设施进行一定的修复工作。管理人员的专业性要求决定了旧管理体制必须改变的现实，但是目前很多高校档案信息化建设仍然使用旧的管理模式和制度，不能与时俱进。（2）资金投入不足。许多档案信息化不健全的高校都是因为投入信息化建设的资金不足，导致档案信息化项目没有什么大的进展。目前，许多高校都以建立好几个校区为目标，扩大学校规模，扩大招生，抢占生源，因此，学校的大部分资金都被用于学校扩展，信息化建设的项目资金问题就成为了一个十分严峻的现实问题。许多学校依旧在用比较旧的设备或者纸质储备方式记载和管理学校的各种信息，这种落后的处理方式不仅仅耗费人力，而且降低了信息的分享、使用的效率，信息数字化的缓慢发展并不是学校在建设档案信息化的过程中所希望看到的。（3）档案信息化的建设跟不上信息的增加速度。面对学校的扩建，学生的大量增加，高校的信息资源量不断增大，但是许多高校档案的信息化建设速度却跟不上信息量的爆发。高校信息量的增加导致了学校需要投入更多的人力对信息进行管理，然而档案信息化的建设也需要相同的资源，这就导致了资源之间的斗争情况发生，所以许多学校的信息化的设备比较落后，落后的设备对录入大量的信息的效率也很低，面对这样的困境，许多学校暂时停止了信息化建设，仍采用手工录入的方式，效率低投入资源也多。
　　3.信息的安全存在较大的隐患。档案信息化是指信息数字化的过程，但是数字化的信息在其安全性上并不容易掌控。软硬件设施都必须及时更新，使用质量较好的软硬件设施。（1）高校对档案信息化建设的硬件设施的不重视。硬件设施对信息的重要性不言而喻。硬件设施对信息的承载是与其自身的存在相关联的，硬件设施也是软件设施的载体，组成硬件设施的零件都十分精细，如果保管和使用不妥当，会特别容易遭到损坏。然而一旦硬件设施遭到破坏，那么信息的安全性将受到很大的打击。即使将硬件设备修复完成后，已经损坏的信息很难被修复。（2）网络安全问题。高校档案信息涉及面广泛，有不少信息如果被盗取，则涉及到违法问题，这就要求学校对信息的处理和保管做到开放和保密相结合。信息数字化的输入必须依靠特定的软件，由于档案信息化后信息的交互都是通过网络进行的，目前对网络的威胁因素有很多，比如黑客的恶意破坏、其他人员或地区的非法访问，其中具有多变性和不可预测性的网络病毒是最大的威胁。如果高校的软件设施比较落后，导致网络问题比较严重，那么信息的安全性就是一个势必被放在首位的问题。
　　三、对高校档案信息化建设中存在的问题的建议
　　1.学校应该重视高校档案信息化的建设。基础设施的不完善、管理制度的不健全都是高校对于档案信息化工程建设的不重视造成的。正是由于资金、技术和管理的不到位，高校档案信息化建设才会面临着诸多的难题。不论是技术人员的参与、管理人員的培训，还是制度上的改革和创新，学校对于档案信息化项目工程的建设都必须给予足够的重视，才能够保障信息化档案的建立和生存空间。
　　高校档案信息化建设需要能够清楚认识到建设电子档案的重要性，管理人员和建设人员不能只简单的停留在对档案的收集、整理和阅读的使用，更要将眼光放置在档案的传播方面，只有信息传播起来才更能够体现出它的价值。所以，对档案的管理必须摒弃旧的管理方式，放弃手工记录的方式，加快建设档案信息化的步伐，实现更高效的信息管理。学校的管理人员必须树立起通过档案信息化的管理过程以实现档案的自动化管理的美好期望，档案信息化能够使档案更加方便的传播，更好地实现它的价值。

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