考勤系统和RFID门禁系统在人事管理中的应用

　　摘要：近年来随着无线射频辨识系统（Radio Frequency Identification， RFID）技术的逐渐成熟，许多采用RFID特性所产生的运用领域也随之而兴起，例如：交通运输监控、仓库管理、门禁管理、邮件货柜追踪管理、票务系统、电子货币等，都有相当程度的发展与规模。本文运用RFID系统能够正确、快速地辨识与记录单位员工到勤记录的特性，结合“人事考勤系统”与“RFID门禁管制系统”这两个系统，能够快速提高单位员工的考勤效率。
　　关键词：无线射频辨识 门禁管理 人事考勤
　　1.概述
　　近年来随着无线射频辨识系统（Radio Frequency Identification， RFID）技术的逐渐成熟，许多采用RFID特性所产生的运用领域也随之而兴起，例如：交通运输监控、仓库管理、门禁管理、邮件货柜追踪管理、票务系统、电子货币等，都有相当程度的发展与规模。因为RFID具有自动辨识、认证、定位、防伪、重复纪录及无线讯息交换等特性，其丰富的功能与多元化适用性，被全球权威分析机构“Gartner Group”喻为二十一世纪的十大技术之一。
　　所谓RFID射频辨识是一种以RF无线电波辨识物体的自动识别技术，其操作原理是运用读取器（Reader）来读取植入或贴在物件上的标签（Tag），以进行无线辨识及读取工作。RFID并非一项新的技术，早在第二次世界大战的时候，英国的空军便在战机上装设无线识别系统，以利于在战争时可以立即判断战机是否属于英军所有。
　　随着Internet和IC技术的迅速发展，现代化的管理方式将原本人工的工作方式转换成自动化的工作方式，从而提升了管理的效率。同样的，现在的人事管理也已经从以往传统的人工管理方式，融入信息化管理的概念，变化成自动化的人力资源管理方式。人力资源管理一词自1920年代开始，渐渐取代“人事管理”的名称，所谓“人力资源管理”（human resources management， HRM），是以科学的方法、透过计划、执行与评鉴的过程，将组织内之所有“人”的资源做最适当的保护、开发、维持与活用，来达到组织目标的过程。
　　随着信息科技的快速发展，越来越多的企业运用信息技术来协助提升管理效率，由于环境、科技及知识的快速变迁，使得以往静态性的“人事管理”观念，已被“人力资源管理”运作所取代，成为企业管理中相当重要的课题。其最主要的目的在于避免人力浪费，充分发挥人员潜力，有助于组织目标及个人生涯发展。综而言之，人力资源管理乃将人力视为组织资源，对组织人力资源作一系统的规划、管理，以求达成组织目的。
　　2.现状及发展
　　就目前大多数服务类的机构而言，近年来人力不断精简且业务反而增加，很多工作已不再能以人力来执行，现在必须朝向科技化及专业化的方向来改善工作流程，才能有效满足工作的需求。一般机构以往的门禁都是由安全人员担任，采用人力检查及电动门的拦阻方式；然而随着人力的精简，安全人员必须增加值班时间，导致人员容易疲劳，从而发生许多因值班疏忽而遭破坏的情况。大部分企业或工厂门口的门禁检查工作多为安全人员的职责，但容易因上、下班人潮较多时，发生盘查的疏忽，导致无法落实门禁安全。
　　在人事考勤管理方面，现今最常使用的考勤方式可分为打卡、条形码刷卡及感应式门禁。以打卡为例，最常发生的漏洞就是代打卡的情况，造成无法正确认定个人的出勤时间，进而变成考核不实。条形码刷卡或许可以解决代打卡的情况发生，但却会发生因上、下班人潮造成刷卡拥塞，或卡片使用过久以致损坏，无法正常过卡的缺失，甚至无法避免伪造卡的产生。而感应式门禁系统，使用者须要使用感应卡片以接近感应器约10公分的位置处开启门禁。此类门禁系统大都采用高频磁场耦合系统（13.56MHz），其感应距离仅限于10公分以内，持卡者须近距离接近感应器才能获得较佳的感应效果；因此，对于乘坐车辆者或行动障碍者较为不便。且此类的门禁系统多为单纯的门禁开关功能，缺少与后台的信息系统连线自动记录门禁信息的功能，其功能仅限于门禁关闭，并无考勤信息管理的功能。
　　由于RFID系统能够正确、有效地实时记录人员的考勤信息，因此系统可以利用RFID可读写及辨识员工证件标签（Tag）的能力，实时将员工的考勤资料回传并记录至后台数据库内。管理人员可以透过RFID系统实时监控所有人员的行动与工作状态，甚至可以根据每个员工的职责划分其活动范围与可通过的门禁系统，以便于工作场所的安全管理。在人事管理方面，系统可以将传统的人员识别证结合RFID技术建立统一非接触式的识别证，使现有证件资料电子化，有效地提升了人事管理制度的效率；并根据记录在后台的资料，了解人员的出勤状况，作为人事考勤的依据。管理者透过人事考勤系统界面获取后台数据库内的出勤纪录，进而得知人员的出勤状况，因此可以用来改善无法实时掌握出缺勤信息的缺点，并了解员工上班的动态，进而改善人员出勤、考勤管理的效率。
　　3.系统效益分析
　　以往企业在人事管理工作上，主要是将信息科技用于计算员工薪酬，减少时间及错误，所以多半仅引进人事薪资系统。传统的人事管理特点包含：自主权不够，忽视个人目标；管理的内容单一；而现代的人力资源管理则包含：具战略性；更着眼于未来；具系统性等特点。从传统到现代的转换可以看出，如果能更善用信息科技，不仅可将人事信息更完整的呈现，甚至对于招聘任用、考核绩效、训练发展等工作予以信息化与最佳化。人事考勤管理是人事管理的重要组成部分，透过考勤管理使每一名员工得到纪律约束，进而增强自觉性及责任感，提高工作效率，使单位形成良好的工作秩序和工作氛围，促进单位的发展，同时它也是考核员工工作绩效及奖惩工作的重要依据。
　　企业员工进出大门的管制工作如果由安全人员目视检查，每人约需花费时间为10秒，系统实施后，在出、入车道进出口前地下埋设感应线圈，一旦持RFID车证人员经过时，可立即驱动传感器读取RFID车证并验证车证，接着决定是否开启栅栏机，以达到自动的门禁管理。此过程每人需花费时间约1秒，是原有人工认证工作效率的十倍。

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