企业经营管理中合同档案工作的重要性

　　摘要：合同档案是企业在经营管理中的重要角色，贯穿于企业各项经济活动的始终。科学的合同档案管理体制是企业获得经济效益的有效保障。而当今部分企业在合同管理中存在较多的问题，使企业面临巨大风险，本文基于此对企业合同档案的概念特征进行简述，并分析了合同档案管理在企业经营管理中的重要性。
　　关键词：合同档案；管理；对策
　　随着我国市场经济的不断发展，逐渐形成了以企业为主体的市场化经营格局，企业的经济发展层次也在不断提高，其在市场化经营过程中所产生的合同档案的数量也在不断增加，那么就需要更加科学、规范的策略和方法来对企业合同档案进行管理，确保企业的稳定可持续发展。
　　一、企业合同档案概念与特征简述
　　企业的合同档案作为企业经济活动中的重要凭证，其不仅是记载企业详细的经济活动内容，还是企业履行合同的权力与义务的资料，在企业预算、企业评估以及企业审计过程中都是不可或缺的。企业合同档案不仅包含着与一般档案的共性价值与职能，还存在着一定的特征，主要包括以下几个方面：首先是法律性特征，企业合同档案的内容载体是合同，且合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的法律法规下，合同档案是具有法律效应的；其次，是凭证性特征，企业的合同档案是当事人履行合同义务与实施权力的凭证，在发生经济纠纷后，也是有力的处理凭证；最后是规范性特征，企业对于合同的签订、变更以及终结是要在《合同法》的范围之内方可生效，企业的合同档案不仅包含法律性的特征，同样也包含了合同档案所有的规范性特征。
　　二、合同档案管理在企业经营管理过程中的重要性分析
　　企业的正常运转离不开完善的合同档案管理体制。合同档案管理是由企业的经济活动过程中产生，代表了企业的经济活动从洽谈到落实的全过程，也从侧面反映了一个企业的实力，建立完善的合同档案管理制度，严格落实合同中各项条款，不仅能够有效维护企业的各项经济利益，促进企业与合作对象的合作关系，还能够合理防范企业的经营风险，确保企业经济效益。
　　三、企业经营活动中合同档案工作存在的问题
　　（一）合同档案管理不善
　　首先是合同的格式与内容问题，上文提到，我国的市场化进程的不断发展，企业已经成为主体力量，但是大部分企业的法制意识依旧还是处于滞后状态，大部分企业的合同负责人的相关法制观念缺失较为严重，最基本的《合同法》也了解不多，在拟定合同的过程中，还会出现合同的格式与内容方面的错误，这也导致合同在使用时存在着一定的风险；其次是合同档案整理方法错误，随着电子化办公模式的普及，越来越多的企业管理者对合同原件并不重视，而是保留传真或者复印件等类型的合同形式，这是不符合合同档案管理工作的要求的，也极易带了风险隐患；再次是合同保存问题，大部分企业经营者存在着一个错误观念，即合同只要签字盖章，保存并不重要，这也导致当下很多合同签订后，相关的合同档案管理人员并没有及时的对合同档案进行妥善保管，造成合同档案管理工作的混乱，这不仅不利于合同的使用，也带来了极大的法律风险。
　　（二）违约风险
　　合同档案作为证明一段时间内的经营活动存在的凭证，在所规定的时间内是具有法律效力与约束力的，但是合同档案在所规定的时间内都是具有法律效力与约束力的，但是企业经营活动中是存在不可预料的变化的，违约就是常见的风险之一，部分企业在合同档案的使用过程中，因为经营者的法制观念与契约观念的淡薄，导致在企业的经营过程中出现毁约与违约等情况，这往往使得企业在违约后面临着严重的额法律问题，这在很大程度上影响与阻碍了企业的稳定发展。
　　（三）合同档案管理的规范性
　　在企业的合同管理过程中，合同内容的不完整也是普遍存在的现象。部分企业的合同承办人并没有专业的法律法规知识，对合同法也了解甚少，从而使得拟定的合同内容不完整以及格式不规范等，这严重影响了合同档案质量。
　　四、企业经营管理中合同档案工作应对策略
　　（一）强化企业合同档案管理机制
　　企业的合同档案管理工作是有专门的管理部门对其负责的，但合同档案关系到企业的各个部门。所以，相关的合同档案管理部门要根据企业实际情况以及业务的范围，制定完善的档案管理制度，对企业各个部门及人员进行规定：收集、整理、编目以及上架等都要进行制度化的完善和优化，例如在使用与签订合同档案之后何时进行合理的归类存档工作，只有在管理制度完善的前提下，才能够充分发挥出企业的合同档案管理效能，对于部分不熟悉合同档案法律法规与业务的企业合同档案管理部门及人员，要进行相关培训，使其充分熟悉企业合同档案工作的相关规定与流程。
　　（二）企业合同档案管理专业化
　　我国企业在合同档案管理方面并不重视，这也是合同档案管理风险多发的原因之一。所以，企业要建立专业的合同档案管理部门，从而提高企业的合同档案管理的专业化水平。
　　（三）合同档案管理与法制化
　　在当下的市场经济环境下，企业的经营活动必须要以足够的法治精神作为支撑，企业的合同档案管理人员也需要遵循法制化的思路，具体而言，企业在进行合同档案的相关管理工作时，可以运用法制化的思路，即根据企业的实际情况与相关法律制定合理有效的内部管理规范，从而使得企业内部管理透明化，拒绝腐败管理。内部管理规范的实施，也使得企业合同档案管理的工作人员对相关法律认真遵循，规范自己的工作。
　　五、结语
　　综上所述，企业合同档案管理是一项非常重要的内容，它对企业合同档案管理能否有序、规范化管理具有十分重要的意义。在当前的市场经济条件下，企业经营活动的规范性与合法性都需要相应合同档案作为支撑与凭证，所以企业要完善合同档案管理规范，并进行科学合理的管理，就能够有效降低企业在合同管理方面的风险，从而确保企业的健康可持续发展。
　　参考文献：
　　[1]孙风波.浅谈合同管理在企业经济管理中的重要性[J].财经界：学术版，2017，9（16）：54-96.
　　[2]洪鲜春.浅谈合同管理在企业管理中的重要性[J].建筑工程技术与設计，2015，17（26）：121-165.
　　（作者单位：贵州开磷餐饮服务有限公司）

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