董事长办公室装饰【关于办公室工作智能化管理结构探析】

　　现代智能化管理办公方式与传统办公室工作实施对比，传统上办公室的办公桌和文件柜就被计算机终端桌和伺服机所取代，可以明显看出智能化管理具有明显的优越性。本文阐述了办公室工作管理的发展进程，对比分析了现代智能化管理办公方式与传统办公室工作的特点，探寻了现代智能化管理结构。
　　
　　随着劳动分工日趋细化、合理化，办公室工作应运而生。围绕着文件和信息展开办公室管理工作，将领导者及全体工作人员联系到了一个系统，传达、汇集、执行和落实各项指令，办公室工作具有辅助性、从属性、突发性，还有阶段性等特性。现如今，劳动生产率一直处于提升阶段，同时，新兴高科技产业不断涌现，传统意义上的生产形式发生了根本性的转变，办公室工作的工作范围、工作性质、服务对象、还有工作形式与传统的工作相比均发生了质的变化。
　　
　　1.传统办公室工作管理及发展
　　办公室管理工作特点是与当时的办公条件相符合的。如表1所示，为不同时代的办公条件决定了这个时代的工作特点：
　　从表中可以看出传统办公室管理工作特点是：1）文件是以纸质原件或复印件作为载体的形式出现并保存的；2）传递信息的形式多为口头或靠电话传递，不易存储。正因为有各两个特点，文件传达出现断链的现象，以及信息输送出现失真的现象时有发生，给实际的工作带来一定的不利影响，难以及时决策，行政命令的落实执行和行政工作的开展有一定的滞后性。
　　另外，从表1中可以发现，在随着办公条件的日益完善，以及设备的更新换代，办公室管理工作得到了长足的发展。
　　
　　2.办公智能化管理与传统管理相比的优越性
　　如表2所示，将现代智能化管理办公方式与传统办公室工作实施对比。传统上办公室的办公桌和文件柜就被计算机终端桌和伺服机所取代，可以明显看出智能化管理具有明显的优越性。
　　3.办公智能化管理的特点分析
　　3.1 办公管理手段现代化
　　计算机和网络技术的发展促进了办公智能化管理技术的更新，其中包含了硬件设施的更新、软件的升级换代、工作地点和规范的扩大。具有鲜明的时代特征，而且换代周期与科技更新的周期同步。
　　3.2 职业要求更加严格
　　从从业人员的结构角度上与传统的办公室工作相对比，办公智能化管理要求管理工作人员除了必须具有勤奋任事，并具有一定的组织能力以外，还必须会运用现代计算机和网络技术，实现办公室工作进行及时、灵活、高效管理的要求。这是对从业人员提出来的更为严格的技能和素质要求。
　　3.3 办公方式更加及时化、灵活化
　　高科技的引入，打破了传统的8小时，办公室内办公的工作方式，有效地改变传统意义上的办公室管理工作时间、工作范围，可以做到随时、随地地完成反馈过来的各项重要工作任务。办公形式愈来愈及时化、灵活化，从业人员在提升了素质的同时也从烦琐的日常文整、传达工作中解放出来，促进高效、快捷的工作方式的形成。
　　
　　4.办公智能化管理的结构
　　办公智能化管理的结构如图1所示，整个结构分为办公室内办公智能化管理和办公室外办公远程化管理两个部分。
　　4.1 办公室内实现办公智能化管理
　　如何实现办公室内办公智能化管理？在如图1中的智能化模块，给我展现了办公室从业人员在办公室工作与服务对象之间的关系，通过图形不难看出工作中信息传播的主要控制点是电话接口和网络接口，办公室是信息传达、上报，以及汇集的中枢。从业人员运用智能化办公设备实现高效、快捷文字和信息处理，该办公室工作是全面体现服务精神、发挥协调作用、以及辅助领导实施管理决策的职业。
　　4.2 办公室外实现办公远程化管理
　　离开了办公室，同时又有紧急的工作需要安排和处理怎么办？办公室外实现办公远程化管理可以解决这个问题，办公室管理人员或秘书在8小时工作时间以外的时间、地点，例如说在家中休息，或出差在外地，又或者是在上班的路上，通过该结构可以做到及时地完成需办的办公任务。这一结构如图1中的远程化模块所示，具体实施是通过智能化办公设备和通讯设备建立一虚拟智能化办公环境，实现工作任务完成的完成。
　　
　　5.办公智能化管理的意义所在
　　办公智能化管理给办公室工作提供了必要的硬件设施，切实地提高了管理服务工作效率、服务质量和工作作风，有效地增加了管理服务工作透明度和规范化。办公管理人员的素质得到了提升，工作的灵活度加大，也激发了他们在工作中的主观能动性性和积极性。
　　5.1 提高效率，节约资源
　　与传统文件传递过程所暴露出来的手续烦琐、效率较低，印制、传达文件消耗大量人力、物力相比而言。在实现办公智能化管理以后，信息传递具有即时性、高效性、无误性，在提高工作效率的同时，节约人力、物力资源。
　　5.2 制度规范，有据可查
　　传统的纸质文件在归档和编目，以及查阅过程中需要耗费大量时间、精力；同时，文件的存储需也需要占据比较大的空间；另外，保管上必须做到防蛀、防霉、防遗失等等，一旦丢失或破损，对数据的调出就带来了比较大的麻烦，因此，需要投入大量人力去打理。
　　5.3 服务到人，合理公平
　　与传统的办公室管理中需要投入大量人力、物力成本相比，办公智能化管理，通过网络，实现了信息的即时性、共享性，人人都可以在第一时间获取所需信息，实现信息的平等传递。同时，信息平台的共享性和大容量，让每一个从业人员都可以随时调阅并获取信息，消除管理工作中“ 时间差”、“ 地域差”等不利因素的影响。
　　（作者单位：浙江东方巨龙装饰工程有限公司322000）

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