办文与办事（机关干部学习讲座提纲）

　主任让我来与大家一起研究一下办文与办事。我感到，这是机关建设的基础性问题，也是根本性问题。办文与办事是机关的两面镜子，它直接反映着机关的层次高低，反映着机关干部的能力素质和工作水平。

　我们研究办文与办事，就从这个“办”字研究起。这个“办”字,中间是个“力”，意思是要下力气，但是，仅下力气还不够，力两边还有两个点，这两个点是什么意思？一个点代表的是汗水，一个点代表的是泪水。也就是说，你办文也好，办事也好，既要付出辛勤的汗水，又要有付出辛酸的泪水。

　关于如何办文

　所谓办文，是指领导机关运用公文指导和推动工作。机关层次越高，办文在履行职责和工作指导中的地位就愈加重要。我认为，办文能力是机关干部的看家本领、核心能力。如果没有这个能力，就算不上是一个称职的机关干部。当然，办文包括起草公文和传递公文，重点和难点是起草公文。所以，我们侧重研究公文起草问题。主要讲以下四点：

　第一，发扬“四不怕”精神

　在 38 年的各级机关生涯中，我基本上是与文字材料打交道，深切体会到，办文当然要有较好的文字基础，也就是说需要有才气，但这还远远不够，还需要有力气，更需要有好脾气。具体来说，需要发扬“四不怕”精神。

　一是不怕吃苦。文字工作确实是一个苦差事、累差事。记得我刚到机关工作的时候，流行着一首“好了歌”：人人都说秀才好，笔尖走马任逍遥。怎奈头上紧箍带，吃苦受累谁见了。

　机关干部写材料行话叫“爬格子”。一个“爬”字形象地道出了其中的艰辛。最近又看到这样一段顺口溜：

　一叠稿纸桌上摆，弯腰曲背爬呀爬！

　爬呀爬—— 字是脚印密密摆，句似长路步步夸， 句句字字皆心血，好比上坡爬山崖；

　 爬呀爬—— 咬碎笔帽捻断须，尝遍酸甜苦又辣， 顾不得眼角起皱纹，顾不得青丝变白发；

　爬呀爬！爬呀爬！

　抽了多少烟，喝了多少茶， 流了多少汗，熬了多少夜， 顾了公家忘“小家”，怎不气坏了孩子妈！

　这些看似有点调侃的话，道出的都是真情实感。大凡机关的“笔杆子”都会有这样的体会，从接受任务那一刻起，就会感到沉重的压力，吃不下饭，睡不好觉，有时因为一个问题，因为一句话甚至一个字，要绞尽脑汁、冥思苦想、痛苦地琢磨好半天，可能还没有结果；有时时间紧，往往夜以继日，连续加班加点，打通宵甚至连续奋战几个通宵都不鲜见，时常被累得眼睛红红的，眼圈黑黑的，脑袋懵懵的，身子飘飘的，两腿软软的，身心疲惫不堪，心理和生理的承受都到了极限。所以，吃不了苦，受不了累，熬不了夜，是很难做好这项工作的。要把文办好，就要自觉做到，不怕吃苦，甘愿吃苦，以苦为荣，以苦为乐，这是办文必备的精神之一。

　二是不怕返工。文章是改出来的，不是写出来的。在实际工作中，写一遍就成功的情况比较少见，反复修改，甚至多次返工的事经常发生。有一次，我同国务院办公厅的局处级干部交流体会，他们都是给国务院领导和部委领导起草讲话的大手笔，他们起草文件和讲话，也不是一遍就成功了的，从起草前到成稿后，从内容到形式，反复研究，反复修改，千锤百炼。经常搞文字工作的人，对“返工”现象司空见惯，让变路子就痛痛快快地变路子，让改句子就痛痛快地改句子，让换例子就痛痛快快地换例子，改多少遍也不能发牢骚、发脾气。

　三是不怕批评。机关干部辛辛苦苦、加班加点精心搞出来的文字材料，不被领导认可，受到批评甚至严厉批评的事时有发生。宝剑锋从磨砺出。不批评不进步。如果你能经受得住批评的考验，就不愁成不了办文高手。

　 四是不怕无名。1995 年，我参与总参谋部《战略参谋的人生观》一书的起草，提出了一个观点：“机关工作是无名的事业，无名的事业需要无名英雄”，受到总参机关的普遍认同。同样是“爬格子”，作家、理论家、教授和其他爱好写作的自由撰稿人，文章发表后可以拿到稿酬，可谓“名利双收”，承办机关公文，不是为自己

　写作，做的是幕后英雄，干的是默默无闻的工作，不能到处张扬，不能自吹自擂。所以，要成为办文高手，必须冲破名利思想的羁绊。

　第二，准确把握领导意图

　 机关行文的最佳模式是两个结合，一是上情与下情结合，二是领导意图与机关指导工作的总体思路结合。其中准确把握领导意图是最关键环节。平时机关草拟的某些文件，一遍一遍地被领导打回来，其中多数不是文字问题，而是与领导的意图不吻合，即使是文字问题，也说明没有正确表达领导的意图。我以起草领导讲话为例，谈一谈准确把握领导意图的浅见。

　大凡领导同志要在某个会议上发表讲话，都会把起草讲话的人员找来“面授机宜”，即把意图交代清楚，如讲几个什么问题，着重强调什么和解决什么等等。这时候你必须认真听，认真记，认真理解，最好把领导的话一字不漏地记下来。因为这里面可能有两种情况，一种是：领导已经事先经过缜密思考，打好了腹稿，讲出来的思路已经很成熟、成系统，稍加整理就成为很理想的文章框架了，所以你当然要全盘记下，这样写起来就会省劲的多。另一种情况是，领导虽然事先做了认真思考，但说出来时可能不够连贯、不成系统，甚至可能是零零碎碎、重重复复，即使这样你也要把它全部记录下来，而后经过加工整理，使之连贯起来、系统起来。

　还有一种情况比较难办，就是领导事先没有交代写作意图，叫你先列出个提纲来再说。这里有几种可能，一种是领导的确腾不出时间来思考，一种是他有意发挥起草人员的主观能动性，考考你的能力和水平，还有一种是他相信你的能力和水平，无须多作交代。这种情况怎么办？要把握住两条，一条是，根据会议主题和上级的有关要求、本单位的实际情况，揣摩和预测领导可能要讲些什么。另一条是，根据该领导历次讲话的特点和平常与领导的接触，弄清领导喜欢讲什么。把这两个方面捏合起来，再加上自己的知识积累和分析思考，就可能八九不离十，容易得到领导的认可。

　应当注意的是，准确把握领导意图，并不是绝对“奉命行事”，领导怎么说就一定要怎么写，哪怕说得不对也坚决照办，不能有丝毫更改。实际上，有时候领导同志也会以商量的口吻交代意图，这时候，你固然要认真听、认真记，如果发现有什么不妥，有什么疏漏，也可以而且应该大胆提出，只要领导认可，也就成了领导意图。即使领导不是以商量的口吻交代意图，你也要敢于发表个人意见，要是你讲得有道理，领导还是会采纳的。这是发挥参谋助手的一个重要方面。如果唯唯诺诺，见误不说，见错不纠，看似尊重领导，实际上是对领导、对工作不负责任。

　还有一点需要明白的是，领导意图是不断深化的。有时候，你按照他的意图起草出的讲话，他可能也不满意，而且推翻重来，这并不是说他原来交代的意图错了，而是经过更深入地思考，特别是你给他提供的讲稿又启

　发他的灵感，对问题的认识又进一步深化，形成了新的想法和看法。所以，在起草的过程中，不断变化，反复调整，反复修改是正常的，作为起草人员不要有任何抵触情绪。

　 第三，把公文写成美文

　什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者见智，仁者见仁。不然就不会有“文无第一武无第二”之说。毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通俗、深刻、简洁、生动”等方面的特征。

　一是通俗——深入浅出，言近旨远。文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。其中的道理不言而喻。我们写文章、写文件是给人家看的，不是给自己看的，所以只有你自己能看懂不行，最主要的是让人家看懂才好。人家看不懂或不完全懂，就看不下去，即使硬着头皮看下去了，似是而非，也难以收到好的成效。用毛主席的话来说，文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂，没味道，不起劲”。写文件要通俗，要有口语，要有目的性。所以，起草公文要进行通俗化、浅显化、大众化处理。

　二是深刻——触及问题，观点鲜明。机关公文总的要求，就是一切立足于解决实际问题。所谓深刻，就是要有鲜明的立场和观点，敢于触及问题，提倡什么，反对什么，必须旗帜鲜明。因而，中央在一个《通知》中指出:“一个领导者，起草一个文件，或者讲一篇带有指导性的讲话，总应该提出问题、分析问题、解决问题。” 问题是公文的灵魂。触及的问题越尖锐、越突出，引起的影响就越大；触及的问题涉及范围越广泛，引起的反响就越强烈；触及的问题越难解决，在历史上反复的次数越多，影响就越长远。有一首耳熟能详古诗：“锄禾日当午，汗滴禾下土。谁知盘中餐，粒粒皆辛苦”。流传已经两千年了，到现在还在传颂，为什么它有那么强的生命力？这首诗针对的问题——也就是有些人不珍惜劳动人民汗水的现象还广泛存在，据统计，中国人在餐桌上浪费的粮食一年高达 2000 亿元，被倒掉的食物相当于 2 亿多人一年的口粮。正因为“舌尖上的浪费”现象触目惊心，所以人们还经常举出这首诗来教育大家，什么时候浪费问题不存在了，这首诗就没有生命力了。再如，上个世纪六十年代宣传了焦裕禄这个典型，在当时引起反响很大，很强烈。半个世纪过去了，现在把焦裕禄搬上电影、电视，反响还是很大，不少人感动得流泪。为什么，焦裕禄是针对有些干部的事业心不强、作风不廉洁的问题写的，这个问题在当时干部队伍中很突出，在现在的干部队伍中也很突出，所以能够在群众中引起强烈的思想共鸣。古今这两个典型事例充分说明，无论是采取哪种方式写文字材料，只要针对的问题越难解决，在人类历史上反复的时间越长，影响就越深远。反之，生命力就短。

　三是简洁——反复推敲，删繁就简。简洁就是行文简明扼，没有多余的话。我觉得，简洁不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。写出简洁的作品，不是一蹴而就的事情，需要有一个学习的过程和锻炼

　的过程。一般地说，人的经历阅历越丰富，他的行文就越趋向简洁，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世情有关。当然，要把公文写得简练，把比较复杂的意思用最短的话语表达出来，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以公文写好后，要不厌其烦，反复修改，反复推敲，把可有可无字句段删去，力求用最经济的语言，阐释最丰富的内容。

　四是生动——能说服人，能打动人。胡乔木同志在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能说服人，打动人。实践证明，写文件就是要用道理说服人，不但说服人，还要能打动人，说服人着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感情，使看的人真正被你动员起来。切实做到以理服人，以情动人，机关公文就会达到新的境界。

　第四，做到精心起草

　何为精心起草？有人把它概括成写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”，我们分别说一说。

　先说写前“四问”。一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如首长讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。二要问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。军委首长、总参首长、军区首长、部门领导，正职、副职等等，不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。军委、总部和军区首长向机关讲得东西就不能太琐碎，一般干部讲得东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理”，部门领导的讲话不能尽是“原则要求”。三要问写给谁看的。要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层官兵搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截铁……。公文只有增强针对性，才能受到读者的欢迎。四要问起什么作用、达到什么目的。要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望；是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。

　再说说写中“四求”。一是求“高”——要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导机关的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。二是求“新”——要做到视角新、思路新、概括新、语言新、事例新。大家都知道的、都懂的东西要少写或不写，大家不知道的、不懂的要多写。就是司空见惯、非写不可的东西，要尽量选择新的角度和表述方式。三是求“实”——机关公文面对的是做实际工作的人，其基本功能是回答、解决实际工作中的种种问题和矛盾，必须紧贴实际，实实在在，不写或少写那

　些正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话、违心的假话。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。四是求“顺”——要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。机关公文必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性。公文是用来指导工作的，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。

　再讲讲写后“四看”。材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。一看到位不到位——层次、态度、思想、语言是否符合要求。二看得体不得体——是否做到了符合发文机关的层次，维护发文机关的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。三看严谨不严谨——是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。四看细致不细致——关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节必须准确无误。

　关于如何办事

　 机关干部如何办事？起码要做到这样四点：按领导意图办，按政策法规办，按规定程序办，按工作职责办。

　 第一，按领导意图办

　这里所说的领导意图，是指领导在布置工作、下达任务、做出指示时的本意或精神实质，希望达到的目标和效果。领导意图，既反映了领导对某项工作的思想和要求，又体现了其独特的领导艺术、思维方法和处事原则，往往具有切中要害、揭示规律、触及本质的特点。我们机关干部，无论是决策之前当参谋、提建议，还是决策之后传达实施、抓好落实，都必须把领导意图理解准、领会透，使之得到效地贯彻落实。具体说来，要做到如下“五句话”。

　（一）领导有决心，你要有信心。我们就从开国庆典礼炮的确定说起。1949 年建国前夕，全国政协召开会议，商讨新中国成立的具体事宜。毛主席提出，“开国大典的礼炮要放 28 响”。对此，有人提出了质疑。为什么要放 28 响？为什么不能放 18 响、38 响、58 响呢？听到委员们的异议，毛主席就叫大会筹委会的唐永健（时任华北军区作训处处长）起草个说明解释一下，说明怎么写，他也没交待。接到起草《说明》的任务后，唐永健同志想，毛主席定下了放 28 响礼炮的决心，自然有他的理由。作为机关工作人员，必须围绕毛主席的意图想问题、办事情，不能有丝毫的含糊和犹豫。他在《说明》中是这样写的：中国共产党从 1921 年横空出世到 1949 年刚好 28 岁，28 响礼炮，就是我们党 28 年奋斗史的礼赞！这个说明送上去后，毛主席二话没说，挥笔就签上了毛泽东的大名。就这样，新中国在 28 响礼炮的轰鸣声中诞生了。这个事例给我们机关工作以启

　示：领导有决心，你要有信心。不管遇到什么困难和阻力，都毫不犹豫和退缩，一切要以实现领导的决心为出发点和归宿。

　（二）领导有想法，你要有办法。“田忌赛马”的故事大家都很熟悉。现实生活中，把领导的想法转化为现实的事例很多。优秀的机关干部就应该具备这样的素质：领导担心的问题，你能提前预见；领导想到的问题，你能具体细化；领导希望解决的问题，你能有办法破解。

　（三）领导有指示，你要有落实。有一年，我到一个旅去调研，发现一个很有趣的故事。他们进行营院综合整治时，旅长政委在如何修营区的排水沟上意见发生分歧：旅长要求修明沟，认为这样节省经费；政委要求修暗沟，认为这样美观整洁。两位领导都很有个性，互不退让，都要求机关按照自己的意见去办。负责施工的机关干部便来了一个折中方案，营院道路边的一半修成暗沟，房后不引人注意的一半修成明沟。既没有得罪某个领导，又把任务完成了。这种办事的智慧值得学习借鉴。因为机关干部所面对的领导，不仅是一个人，而是一个集体，每个领导的话都要听，每个领导的指示都要执行。如果领导之间的意见一致时，落实起来一般没有问题。但是，由于领导们的学识、经历不同，性格脾气不同，观察问题的角度不同，相互之间意见不一致，甚至相互有矛盾的时候并不少见，在这种情况下，机关干部也不能顾此失彼，要机敏灵活，妥善处置。也就是在不违背大的原则的前提下，对不同领导的意见尽量照顾到，使每个领导的指示都要尽可能得到落实。

　（四）领导有疏漏，你要有补救。领导的疏漏主要表现在两点，一是智者千虑，必有一失。任何领导都有考虑问题不全面，处理事情不周到的时候。二是情况是在不断的变化，计划不如变化快的情形时有发生。遇到这种情况，是拘泥于成命，还是随机应变，最能考验一个人的智慧。

　服从并不等于盲从。按领导意图办，不是惟命是从，盲目服从，机械执行。所以，毛主席曾告诫全党，“盲目地表面上完全无异议地执行上级的指示，这不是真正在执行上级的指示，这是反对上级指示或者对上级指示怠工的最妙方法”。尼克松讲过这样一段话有段话，“领导人必须建立一个忠诚的工作人员核心；这些工作人员要同他一样有使命感，充当他的预警系统，有敏锐的政治直觉，并且有能力保护他，使他不至于由于自己的错误而受到伤害。”

　机关干部处在工作一线，对实际问题体会更真切，更直接，了解更透彻，发现领导的决心有哪些不妥当的，不能一任事态的发展，要及时采取有效措施给予补台，这是有事业心责任感的标志。如果事事都顺着领导的话说，看领导的眼色行事，明知不对，少说为佳，明知是错，将错就错，这样建立起来的上下级关系，根本谈不上是良好的工作关系。所以，还要记住这句箴言：领导有疏漏，你要有补救。

　（五）领导有暗示，你要有领会。一般来说，领导者的讲话都是直截了当的，意图表达非常明确，这时正确理贯彻解比较容易。但有时侯，由于受到某种限制，只好采取点到为止，旁敲侧击的办法，领导意图表达的

　十分隐晦模糊，有时可能只是某种暗示。所以，机关干部理解领导意图，要能听得出弦外之音，看得出难言之隐，品得出个中奥妙，也就是说，“领导有暗示，你要有领会”，这样工作起来才会贴谱、上道、顺劲。

　第二，按政策法规办

　按政策法规办事的意义不难理解，真正做到却很不容易。这与我们的传统文化有关。我们还没有完全摆脱人治的羁绊，“权”大于“法”的现象时有发生；我们还是个人情社会，“情理”大于“法理”的问题还没有完全解决。因此，机关在办事的过程中，经常受到权力的干扰，经常受到关系的干扰，经常受到说清风的干扰。致使一些好办的事情变得不好办了，一些正常的事情变得不正常了。实践证明，按照政策法规办事，一些矛盾和问题反而好解决，而不按政策法规办事，容易使简单的问题复杂化，容易解决一个问题引出另一个问题。看看那些遗留问题，好多都是不按法规办造成的。

　不论在制定法规方面，还是在执行法规方面，机关干部都肩负着重大责任，一定要把按法规办事作为雷打不动的铁律。在办事的过程中，要时时提醒自己，始终把党的路线方针政策、国家的法律法令，军队条例条令、单位的规章制度作为工作的基本依据和遵循。不能持随意性态度，合意的就执行，不合意的就不执行，或者搞变通执行；更不能搞上有政策，下有对策，我行我素，甚至走法规的边缘，钻制度的空子。尤其要警惕“以情代法”、“以权代法”等问题的发生，自觉维护法规的尊严，养成自觉按法规办事的良好习惯。

　第三，按规定程序办

　程序是工作步骤和层次。按既定程序办事，是做好机关工作的重要一环。程序坚持得好，可以减少矛盾，提高办事效率，否则会贻害无穷。按程序办的基本要求有三点：

　一是不能简化程序。程序规定怎么办就应该怎么办，不能图省劲，把应走的程序省掉了。

　二是不能增加程序。程序是科学，程序是规律的总结。程序少了不行，程序多了也不行。多一道程序，画蛇添足，也会带来不必要的麻烦。举一个最简单的例子，比如请示工作，按规定你向直接领导请示即可，你请示了直接领导，还未得到回复，又去请示上级领导，如果两级领导的意见一致不会出问题，如果不一致呢，就会很难收场。

　三是不能乱了程序。谁先谁后，谁左谁右，谁上谁下，一定不能乱，乱了就会出问题。

　只要严格按程序办，什么事都好办，也都能办好。即使办得不理想，只要你是严格按程序办的，就不会追究你的责任。

　第四，按工作职责办

　现在,不少机关都存在着“两个不均”的现象：一是忙闲不均，一是苦乐不均。有的人经常加班加点，超负荷运转，也有的无所事事，混天度日。按理说，机关都是因事设位，因责设岗，也就是说，哪一级机关担负什么样的责任，设多少部门，需用多少人员，都是经过反复论证，科学编配的，只要各级都干好各级的事，人人都尽好自己的职责，就不会出现“两个不均”的问题，也不会出现工作不落实的问题。所以，必须强化按职责办事的意识。

　一方面，要讲职业道德，谨防“不作为”心态。不论在哪一级机关工作，不论在哪一个岗位工作，都要对自己的职责十分清楚，凡是属于自己职责范围的事情，不擅离职守，不上推下卸，不推委扯皮，认真去做，有所作为，这也是最起码的职业道德要求。

　再一方面，要按级尽责，谨防“多管闲事”。也就是说， 一级管好一级的事，一级尽好一级的责，不乱插手职责以外的事。我们现在机关的忙乱现象，在很大程度上是不按职责办事，多管闲事造成的。一般来说，机关的工作是有规律的，机关职责带来的工作量也是适中的，多数超负荷运转大都是在职责范围以外自己找的。各级机关干部，都不要揽那些不该自己干、干不了、也干不好的事情，对他人放心、放手，不乱插手，一门心思把自己的事情办好，不仅能大大减轻工作量，还会大大提高工作质量。

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