干部档案知识

　干部档案知识 一、收集干部人事档案材料的具体要求是什么？

　答：为了能经常地、有计划地进行材料的收集，各档案管理部门必须做到主动、及时、准确、保质、按量的要求。

　主动。就是主动与形成材料单位或部门联系，主动上门索要材料，做到手勤、嘴勤和腿勤。

　及时。就是尽快地将新形成的、新发现的材料收集归档。

　准确。就是档案材料收集的范围要准确，收集材料必须属于档案内容的材料，应严格按照中央组织部规定的范围收集。

　保质。就是要保证收集的材料准确、完整、齐全。不得掉页少份，缺头少尾，或者手续不全。

　按量。就是要按照规定的份数收集归档。

　二 、 如何填写《干部履历表》？

　1 1 ．填写《干部履历表》是否需要填写草表，并经审核？

　答：凡正式填表前，都必须先填写草表或草稿。对表内所列项目，要实事求是地认真填写，填好后须经组织认真审查核对。如不符合填表要求的，可退还本人修改补充，然后再按干部管理范围需要份数发正式表填写。填写时字迹要端正、清楚，个别项目填不下时，可加附页。表内项目本人没有的可写“无”。

　 2 2 ．《干部履历表》能否由别人代填或填写复印？

　答：凡具备文字能力，都应由干部本人自己填写。如本人确实不能填写，可由别人代笔，但需经本人签名盖章。书写时一律用钢笔或毛笔，不得使用圆珠笔。凡上送和归入本人档案的《干部履历表》一律不准复印。

　 3 3 ．《干部履历表》填好后，由谁在审查机关盖章栏内加盖章？

　答：根据（组通字〔1988〕1 号）的通知精神，凡经组织审阅同意后的《干部履历表》（包括本单位的主要领导同志）都由所在单位的党组织或组织、人事部门加盖公章，然后按干部管理范围、份数要求送交干部人事档案管理部门，归入正本和副本的第 1 类。

　4 4 ．《干部履历表》是否要贴照片？

　答：《干部履历表》上都要贴本人照片。按填表份数每份贴一张近期免冠一寸正面半身照片。

　 5 5 ．“学历”一栏应如何填写？

　答：“学历”是反映干部所受到的教育程度，而不是干部现有的文化水平和工作能力。在“学历”栏中，应填写所受教育的最高学历。如填写高中、中专及其以上学历时，须填清楚是毕业还是结业、

　肄业。凡是上过各种职工学习、业余学校、广播电视学校、函授学校和自学的，填写时应有国家教育部门或经其认可的有关部门、单位出具的“学历证明”为依据，不得填写“相当某某学历”。如填表时还在学校学习、尚未毕业或结业的，仍应填原学历。在校学习情况可在“学习简历”栏内详细填明。

　 6 6 ．“姓名”和“出生年月日”两 栏应如何填写？

　答：“姓名”栏中“现名”，应填写现在通常用的姓名，用字一定要固定，文字要规范，不得用同音字代替，更不能随便更改；“曾用名”，在自己历史上曾用过的姓名（包括主要笔名），书写时应按使用先后顺序填写。

　 “出生年月日”栏一律用公历填写，凡习惯上用阴历填写，档案内也有记载，经组织同意，可以换算公历后填上。如要更改年龄的，应按有关规定办理。

　 7 7 ．如何确认干部的出生日期？

　答：干部的出生日期是客观存在的自然情况，不得随意更改。要求更改出生日期，必须有确凿证据。在认定干部出生日期时，应依据中共中央组织部（干档字〔1989〕1 号）和中共中央组织部、人事部、公安部联合下发的《关于办理干部退（离）休等手续认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24 号）精神办理。

　（1）凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期一致的，均可作为干部本人出生日期的依据。

　（2）凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期不一致的，有关部门可会同干部常住户口所在地登记机关进行查证。查实的出生日期按干部管理权限和户口管理权限批准后，即可作为认定干部本人出生日期的依据。查证材料应归入本人档案。

　（3）对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最早的材料记载的出生日期为依据。

　 8 8 ．“原籍”与“出生地”栏应如何填写？

　答“原籍“系指干部本人祖居的地方。一般填到本人的上一代，即父母一辈，按现在的行政区划详细填写，由省（自治区、直辖市）到街道或乡村。

　“出生地”是指本人出生在何地，按实际情况填写。如在“云浮”出生的，应填写“广东省云浮市”。

　 9 9 ．如何确定参加工作时间？

　答：应按每个干部的实际情况确定。

　建国前参加革命工作时间，是指在中国共产党领导下以革命工作为职业的时间，即在根据地、解放区是指脱离生产以革命工作为职业的时间：在敌占区是由我党组织决定以公开社会身份为掩护，实际从事地下革命工作的时间：以及参加被中央组织部和地方党委组织部所认定的党的外围组织等的时间，并经组织认定。

　建国后的，应分别按参加工作（包括参军当战士、进入全民所有制（含公私合营）企业、事业单位、农村插队）时间和脱产当干部时间（以工代干现已批准当干部的，从代干时间算起）填写。

　 10 ．“何时何处参加过何学术团体，担任过何职务”栏应如何填写？

　答：建国后凡参加学术团体者应填明何年何处参加何种学术团体，担任过何职务，如参加过几个学术团体，都应按要求分别填写清楚。

　 11 ．“有何特长和爱好”栏应如何填写？

　答：应填写本人专业以外的长处和爱好。如本人学习的专业是经济管理，但善长电子技术。可填写“善长电子技术”。

　 12 ．“参加过哪些国际性的政治、经济、科学文化等活动”栏应填哪些内容？

　答：应填清何年何地以何种身份参加过哪些国际性的政治、经济、科技、文化（包括学习、考察）等活动，活动的起止年月，内容是什么，所在国别或国际组织名称都应填写清楚。如担任过某种职务，也应填上；多次参加活动的应按要求分别填写。

　 13 ．“何时何地何原因受过何种奖励”栏应如何填写？

　答：凡是受过表彰或被授予各种荣誉称号的（包括科技和业务奖励），均应填明何时何处何原因受何种荣誉或奖励，多次受到荣誉和奖励的，应按时间顺序分别填写。

　 14 ．“何时何地何原因受过何种处分”栏应填写哪些内容？

　答：凡受过各种党纪处分或行政处分的，均应填写清楚何年何处因何原因受过何种处分。如处分被撤销应注明何时经何部门决定撤销。凡在“文革”中因冤假错案被处分或所作的结论，已被复查平反的，表上一律不予填写。

　 15 ．“家庭主要成员”栏应如何填写？

　答：“家庭主要成员”系指本人的直系亲属（父母、配偶、子女）和长期在一起生活的受本人抚养或供养的其他人。填写时应将每人的姓名、单位、职业和政治情况分别填写清楚。父母如已去世，亦应说明。

　 16 ．“国内外主要社会关系”栏应怎样填写？

　答：应填写与本人来往较多，关系密切（包括国外和港、澳、台地区）的亲属、亲友及其他人。填写时还应写清楚每人姓名，在何处从事何种职业，以及关系如何。

　 17 ．“学习简历”栏应从何时填起，包括哪些范围？

　答：应从开始上学时填起，包括上过各种业余学校，出国留学、进修等学习经历。填写中等专业教育及其以上学历时，要写清楚所在院校、系、专业的名称和本（专）科毕业或结业、肄业。证明人应填写与本人熟悉的同学或教师。如还在学校学习尚未结业或毕业，亦应写清楚。

　 18 ．“参加革命工作前后履历”栏应如何填写清楚？

　答：填写前后履历时，起止时间要前后衔接，地区和部门应填写全称。如在一个单位内职务变动的都应另起一项填写，兼职较多的可填写主要职务。参加工作后学习经历可在履历中简要填写，以保

　持履历的连贯性。在学习期间承担过社会工作的，应将其职务填上。证明人应填写熟悉本人情况的直接领导人或一起工作的同级同事。临时离开工作单位连续半年以上的均应作为一段经历填写。

　 19 ．“参加人民代 表大会、政治协商会议、中国共产党及民主党派、群众团体代表大会的情况”栏应如何填写，可包括哪些范围？

　答：系指本人曾参加过哪届县级以上会议的情况，范围应包括中央、省（直辖市、自治区）、区、县一级。“身份”是指以代表、候补代表或委员的资格出席会议。“职务”是指当选为何职务，如“中共中央候补委员”、“云浮市人大常务委员会委员”、“云浮市政协常委”等。

　 20 ．“其它需要说明的问题”栏需填写什么内容？

　答：此栏主要指表内没有填写的项目，而又需向组织说明的问题，或有些项目与过去填写有不一致、需要补充说明的问题。

　三 、 如何确定参加工作时间？

　答：应按每个干部的实际情况确定。

　建国前参加革命工作时间，是指在中国共产党领导下以革命工作为职业的时间，即在根据地、解放区是指脱离生产以革命工作为职业的时间：在敌占区是由我党组织决定以公开社会身份为掩护，实际从事地下革命工作的时间：以及参加被中央组织部和地方党委组织部所认定的党的外围组织等的时间，并经组织认定。

　建国后的，应分别按参加工作（包括参军当战士、进入全民所有制（含公私合营）企业、事业单位、农村插队）时间和脱产当干部时间（以工代干现已批准当干部的，从代干时间算起）填写。

　四 、 如何 确认干部的出生日期？

　答：干部的出生日期是客观存在的自然情况，不得随意更改。要求更改出生日期，必须有确凿证据。在认定干部出生日期时，应依据中共中央组织部（干档字〔1989〕1 号）和中共中央组织部、人事部、公安部联合下发的《关于办理干部退（离）休等手续认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24 号）精神办理。

　 （1）凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期一致的，均可作为干部本人出生日期的依据。

　 （2）凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期不一致的，有关部门可会同干部常住户口所在地登记机关进行查证。查实的出生日期按干部管理权限和户口管理权限批准后，即可作为认定干部本人出生日期的依据。查证材料应归入本人档案。

　（3）对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最早的材料记载的出生日期为依据。

　五 、 各种 先进人物事迹材料，未加盖组织印章的能否收集归档？

　答：各种先进人物事迹材料，虽经整理成文但未经正式评定或批准手续，亦未经组织加盖印章的都不必收集归档。

　六 、 学生奖学金登记表是否要收集归档？归哪类？

　答：凡手续齐全的学生奖学金登记表或审批表应收集归入档案第 7 类。

　 七 、 《教师资格过渡申请表》 是否属于收集范围？归哪类？

　答：凡《教师资格过渡申请表》加盖过教育行政管理部门 “教师资格认定专用章”的，应收集后归入第 4 类。

　八 、 大中专学生的毕业、结业证书是否属于收集范围？

　答：大中专学生的毕业、结业证书一般由个人保存，不属于干部档案材料收集范围。如果结业证书带有学习成绩，可以复印后作为学习成绩单列入档案材料收集范围，归入档案第 4 类。

　九 、 干部档案知识：

　“ 报考登记表

　” 、 “ 报名单 ” 是否要收集？归哪类？

　答：凡已被录取的，表上有考分，并有组织印章，应归档案第 4 类。如未被录取的，各种登记表都不需归档。

　十、干部鉴定材料中的哪些内容可不收集归档？ 答：如下材料可以不必收集归档：

　（1）从本人档案中摘录的优、缺点材料； （2）鉴定会上发言记录及头尾不清、文字杂乱的材料； （3）个别谈话记录或他人提供的干部一般表现情况。

　小结、鉴定材料中，时间相隔较近、内容类同的可选择较全面的一份归档。

　十一、收集短期培训材料（包括岗位培训）有否课时要求？该归哪类？ 答：一般应三个月（从开班到结束）及以上期限的培训材料需收集归档。如不到三个月的，如果有培训材料（包括成绩单）的，也可收集归入档案第 4 类。

　十二、对更改干部的姓名、民族、出生日期、国籍的材料收集，应以什么时间为界线？过去已改了，是否要补办手续？

　答：收集更改姓名、民族、出生日期、国籍的材料，应以中央组织部 1991 年 3 月 29日下发《干部档案整理工作细则》的时间为界线。过去已更改的，可不必补办手续，但有关材料还需收集归档（包括个人申请、组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料）。应分别归入本人档案第 1 类或第 5 类。

　 十三、 大中专生毕业分配工作报到通知单，是否要收集归档？

　答：大中专毕业生分配工作报到通知单可作为踏上工作岗位的凭证和依据，因此要收集后归入本人档案第 10 类。

　十四、 如何划分干部人事档案的密级? ?

　答：党政机关干部人事档案的密级，应按照中央组织部、国家保密局下发的《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，分别划分为绝密级、机密级、秘密级。

　（1）党和国家领导人的档案，属于绝密级。

　（2）中央管理的干部和省、部级管理的干部的档案，属于机密级。

　（3）县、处级及其以下党政机关干部的档案，属于秘密级。

　 十五、被取消预备党员资格的“入党志愿书”是否收入干部档案? ?

　答：根据中央组织部印发的《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》，取消预备党员资格的组织意见，属于收集归档的范围。如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在“入党志愿书”中注明取消预备党员资格，经有关党委批准盖章后，其“入党志愿书”应收集归入干部档案(归六类，并在目录上注明已取消预备党员资格)，以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员资格的，只收单行材料归档，不再收集“入党志愿书”归档。

　十六、列入收集归档范围的专业技术职务考绩材料，具体指的是哪些材料? ?

　答：主要是指专业技术人员在评聘、晋升专业技术职称、职务或在定期考核中形成的评议专业技术水平、评价专业技术人员工作实绩的正式材料。如《专业技术人员考绩档案》(一种表格)，其中包括业务自传、有关专家评语、考评意见。在考核过程中形成的设计方案、图纸、论文、实习报告等。如果专业技术人员调到党政机关或人民团体工作，其全部专业技术干部考绩档案材料应单独立卷，随干部档案一起转有关部门和干部档案一起保存。

　十七、列入收集归档范围的专业技术职务考绩材料，具体指的是哪些材料? ?

　答：主要是指专业技术人员在评聘、晋升专业技术职称、职务或在定期考核中形成的评议专业技术水平、评价专业技术人员工作实绩的正式材料。如《专业技术人员考绩档案》(一种表格)，其中包括业务自传、有关专家评语、考评意见。在考核过程中形成的设计方案、图纸、论文、实习报告等。如果专业技术人员调到党政机关或人民团体工作，其全部专业技术干部考绩档案材料应单独立卷，随干部档案一起转有关部门和干部档案一起保存。

　十八、干部本人要求更改姓名，应办理哪些手续？形成的材料是否归档？

　答：

　由于个人姓名的形成都有历史原因，也是一个人的代号，且更改姓名涉及的面较广，手续也比较繁琐，因此应从严掌握。没有特殊原因，不宜随便更改姓名。如果一定要改，本人应先向组织人事部门书面申请，并要有充分理由，经本单位组织审议并提出意见，再向本人居住地公安部门申请，经公安部门同意后，方能更改，并将同意更改的有关材料归入本人档案第 1 类。

　十九、列入收集归档范围的专业技术职务考绩材料，具体指的是哪些材料? ?

　答：主要是指专业技术人员在评聘、晋升专业技术职称、职务或在定期考核中形成的评议专业技术水平、评价专业技术人员工作实绩的正式材料。如《专业技术人员考绩档案》(一种表格)，其中包括业务自传、有关专家评语、考评意见。在考核过程中形成的设计方案、图纸、论文、实习报告等。如果专业技术人员调到党政机关或人民团体工作，其全部专业技术干部考绩档案材料应单独立卷，随干部档案一起转有关部门和干部档案一起保存。

　二十、 干部人事档案是否属于国家所有档案？

　国家所有档案，是与集体所有和个人所有档案相对而言。干部人事档案是国家干部的人事档案，是由组织人事等部门工作中形成的有关干部个人情况的文件材料构成的。干部在世时，其档案由组织人事部门保管，干部死亡后，其档案按规定向有关档案馆移交，作为国家档案史料保存。《干部档案工作条例》规定，它是国家档案的重要组成部分。所以，干部人事档案属于国家所有档案。根据《中华人民共和国档案法》规定：“任何个人不得据为己有”，严禁任何人公布和向外提供干部人事档案材料、出卖干部人事档案材料。

　二十一、如何加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督检查？

　答：各级组织人事部门应及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集档案工作的顺利进行。干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。对违反规定、涂改、伪造干部人事档案材料的要追究责任，严肃查处。根据情节轻重给予行政处分。构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

　二十二、如何划分干部人事档案的密级? ?

　答：党政机关干部人事档案的密级，应按照中央组织部、国家保密局下发的《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，分别划分为绝密级、机密级、秘密级。

　（1）党和国家领导人的档案，属于绝密级。

　（2）中央管理的干部和省、部级管理的干部的档案，属于机密级。

　（3）县、处级及其以下党政机关干部的档案，属于秘密级。

　 二十三、 干部人事档案工作人员应具备哪些素质？

　答：干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。

　（1 1 ）要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方针、政策。如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，了解有关的方针政策，并能用以指导工作，保证干部人事档案管理工作有明确的指导思想和正确的方向。

　（3 3 ）要熟悉党的历史。干部人事档案材料的许多内容，同我党我国各个历史时期的重大事件有关，了解党的历史和各个历史时期的重大事件才能把握有关的档案材料形成的历史背景、从而正确地认识某些档案材料的保存价值。

　（4 4 ）要精通干部人事档案管理工作的业务。如收集、鉴别、清理、保管、转递和提供利用等工作的有关规定和工作方法，以及计算机的运用，档案保护技术等科学技术知识。

　（5 5 ）要有高尚的职业道德。严于律己，认真负责，坚持原则，不徇私情、不以权谋私，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。

　二十四、 什么是“无头档案”? ? 如何对待和防止产生“无头档案”? ?

　答：

　所谓“无头档案”，是指查不到下落的人员的档案或档案材料。“无头档案”的产生，造成管人与管档脱节，影响了档案的利用和建设，也影响干部人事管理工作。因此，对待已产生的“无头档案”，要严肃认真地处理。首先对“无头档案”要认真进行鉴别，对有保存价值的档案材料，要认真查找有关人员下落，并转给有关部门。对查找不到有关人员下落的“无头档案”，移交档案人原籍档案馆保管；对无保存价值的零散档案材料，造表登记目录，请示有关领导同志批准销毁。

　要防止“无头档案”的发生，首先要在人员工作调动后，及时将其档案转给所在单位，不要造成人档脱节。其次传递档案时要认真细致，防止出现转错或转递不到位的情况发生。

　 二十五、 什么是干部人事档案的转递工作? ? 转递干部人事档案有什么规定? ?

　答：

　干部人事档案的转递工作，是指干部人事档案管理部门之间、干部人事档案管理部门与形成干部人事档案材料的部门及借用干部人事档案部门之间，通过机要交通或直接派人送取的途径，转出和接收干部人事档案、干部人事档案材料的工作。具体地说，干部因工作调动改变了主管单位时，其档案应转至新的主管单位；在办理干部职务的任免、奖励、处分等项工作中，形成了新的干部人事档案材料，形成材料的单位，要按照干部管理权限，将材料转给管理干部人事档案的部门。

　转递干部人事档案工作的主要规定是：

　（1）干部人事档案须通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

　（2）县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

　（3）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　 （4）转递档案必须按统一规定的“干部人事档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封，按规定密级发出。

　（5）收到档案材料的接收单位，经核对无误后，须在回执上签名盖章并立即退回。对逾期一个月未退回执的，转出单位应及时催问，以防档案材料丢失。

　除上述规定外，为了全面做好干部人事档案材料的转递工作，干部人事档案管理部门要与有关的干部调配、任免工作等部门建立必要的联系制度。

　二十六、 查阅、借阅干部人事档案应遵守哪些规定? ?

　答：干部人事档案是按照干部管理权限确定的范围进行管理的，因此，对查阅、借阅不同层次干部的档案都规定了相应的查阅、借阅审批制度。尽管各地区、各部门具体的审批办法有所不同，但是，最基本的规定是，因工作需要才能查阅和借阅干部人事档案，并且必须遵守下列规定：

　（1）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照有关规定办理审批手续。不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅干部人事档案。

　（2）档案管理单位有权根据规定，确定是否提供和提供哪些材料。

　（3）凡查阅干部人事档案，利用单位应根据有关部门的具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

　（4）档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，借阅单位不得擅自转借他人。

　（5）任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。

　（6）查阅档案，必须严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

　（7）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制（拍摄）档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

　二十七、 什么是干部人事档案的利用工作？利用范围与方式有哪些？

　答：

　干部人事档案的利用工作，是指干部人事档案管理部门，根椐查阅、借阅档案的规定和利用单位工作的需要，提供干部人事档案查阅、借阅，或提供干部有关情况和出具证明材料的工作。它是直接为干部、人事和其他有关工作服务的一种方式。提供利用工作，必须遵循保密、安全和方便利用的原则。

　干部人事档案的利用范围，主要有四个方面：

　一是干部工作利用。如干部工作中考察、考核干部，任免、调动、政治审查、调整干部工资，解决干部职级待遇，办理出国出境手续，治理丧事等； 二是党、团组织建设，发展党团员等利用； 三是审理干部违犯党纪国法等问题利用； 四是研究历史利用，如编纂党史、军史、地方志、组织史沿革，撰写人物传记等。

　干部人事档案的利用涉及到人的问题，有的干部个人情况不允许扩散。为此，国家保密局和中央组织部根椐干部职务的高低，规定了干部人事档案的密级。因此，提供利用工作必须根椐不同情况，采取不同的方式。一般说来，有经下几种基本方式：

　（1 1 ）提供借阅。这种方式是，查阅干部人事档案的单位，按规定办好查阅档案的手续后，到干部人事档案管理部门去查阅干部人事档案或有关材料。这种利用方式的好处是，安全、保密，疑难问题能得到及时解答。

　（2 2 ）借出使用。这种方式是，借阅干部人事档案的单位按规定办理借阅手续后，从干部人事档案管理部门借出档案使用。一般来说，干部人事档案是不宜借出使用的。采用这种方式，主要是因为某些部门使用人员到干部人事档案部门查阅有困难或为了解决工作上的特殊需要，为了保证档案的安全和其他部门的使用，干部人事档案管理部门必须严格审查借阅的理由，把好关，并在借出的同时要求借阅单位对所借档案要指定专人查阅和保管。对借出使用的档案，一般采取限期归还和定期催要的办法加以控制。

　（3 3 ）出具证明材料。干部人事档案管理部门，在规定允许的范围内，向索要材料的单位提供档案中有关情况或材料。提供的手段，一般是采用复印、拍照原件或摘录函复等方式。

　（4 4 ）整理有关资料提供。干部人事档案管理部门，根椐利用单位的要求，整理出综合性的资料，提供利用。

　（5 5 ）答复查询。干部人事档案管理部门根椐有关部门来函、来电话提供的情况，给予查告干部的工作单位或职务以及其他自然情况。

　二十八、 如何填写干部职务、工资变动情况？

　答：填写干部职务、工资变动情况是指干部人事档案管理人员根椐干部任职、免职命令或选举结果及工资升降等通知，及时在干部人事档案中的《干部职务变动登记表》或《工资变动登记表》上记录干部的职务和工资变化情况，这是干部人事档案管理工作的一项重要基础工作。基本做法是：

　（1 1 ）填写干部职务变动 ①填写的范围是本部门正式管理的干部职务。

　②填写职务变动的依据是党委和政府的任免通知、命令、各种代表会选举结果、文件、公报和有关机关文件等、在填写党内职务时，一般以党内有关部门的任免文电通知为准。党委班子换届，以选举结果、文件或公报为准；填写行政职务（系指党外的各项职务）时，要依法办事，凡任免职务需要经过有关法律程序或其他章程规定办理的应在办理完毕后填写，否则，填写的职务是无效力的。此外，干部享受职级待遇和退（离）休等情况，按有关通知填写。

　③填写项目：任职、免职时间，任职机关部门及职务，批准文电号。

　（2 2 ）填写干部工资变动

　填写干部工资变动，是指填写调整、晋升、奖励干部的工资变动情况。

　①填写工资变动必须以有关部门审批工资的文件、通知为依据。

　②填写项目：干部的工作部门及职务、职务级别工资、职务工资、批准时间、批准机关及文号。对执行企、事业工资标准的，可填写实际工资额，并注明执行工资标准的档次。

　（3）填表写干部职务、工资变动情况，关系到干部的切身利益，要求档案人员必须认真、负责、细致，确保填写的项目内容准确无误。

　二十九、 什么是干部人事档案材料的整理工作? ? 对整理工作有何基本要求和专门规定? ?

　答：

　干部人事档案材料的整理工作，是以干部个人为单位将收集起来的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编号、登记目录、技术加工、装订成卷以及不断充实档案材料的工作。通过整理，使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷，即干部档案。同时，干部人事档案材料的整理工作又贯穿于干部档案立卷的全过程。因此，它是干部人事档案业务建设中一项很重要的基础工作。

　为了实现干部人事档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，中央组织部根据《干部档案工作条例》及有关规定，专门制定了《干部档案整理工作细则》。根据细则的要求，整理工作必须做到：认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

　三十、 收集、补充归档材料途径有哪些？收集归档材料的方法有哪些？

　答：

　收集、补充归档材料，一般可通过下列途径：

　（1）通过组织、人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、自传、鉴定等材料、干部任免呈报表、退职、退休、离休审批表，调整工资审批表、出国、提干、录用审批表以及干部考核、考察等材料。

　（2）通过干部审查部门或落实政策部门收集确定参加革命工作的时间、历史问题审查结论，复查、甄别平反的结论、调查报告和本人申诉材料以及落实政策的其他结论性材料。

　（3）通过纪检、监察、公安、司法等部门收集违犯党纪、政纪、党内处分材料，刑事判决书，个人检查材料，撤消处分，平反决定等复查材料。

　（4）通过党、团组织和工会、民主党派、筹备召开各种代表大会的机构等部门收集入党、入团和加入民主党派材料，民主评议党员、干部的材料，党员登记表，各种人大、政协和党、团、工、妇代会等代表登记表以及各种先进、模范人物的表彰、表扬的审批和事迹材料。

　（5）通过科技、业务部门收集业务考绩、技术业务的评定材料，著作论文篇目、译著书目以及晋升技术职称、学位等审批材料。

　（6）通过各类学校、党校、干部院校、科研部门和其他培训机构收集学生、学员在学习期间形成的档案材料和成绩单，干部在培训期间形成的鉴定材料以及学历证明等材料。

　收集归档材料的方法主要是：

　（1）对形成干部人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，要负责按要求把应归档的材料送往干部人事档案管理部门归档，并形成制度。

　（2）干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。

　（3）干部人事档案管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按要求认真办理。

　（4）干部人事档案管理部门接到干部任免、工资变动通知后，要及时将干部职务变动和工资变动情况登记在档案内的“工资变动登记表”和“干部职务变动登记表”内。

　三十一、 什么是干部人事档案材料的整理工作? ? 对整理工作有何基本要求和专门规定? ?

　答：

　干部人事档案材料的整理工作，是以干部个人为单位将收集起来的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编号、登记目录、技术加工、装订成卷以及不断充实档案材料的工作。通过整理，使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷，即干部档案。同时，干部人事档案材料的整理工作又贯穿于干部档案立卷的全过程。因此，它是干部人事档案业务建设中一项很重要的基础工作。

　为了实现干部人事档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，中央组织部根据《干部档案工作条例》及有关规定，专门制定了《干部档案整理工作细则》。根据细则的要求，整理工作必须做到：认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

　三十二、 哪些干部人事档案材料属于收集、归档的范围? ?

　答：在干部人事、组织建设等工作中形成的文件材料很多，为了使档案材料符合精炼、实用的标准，使之具有保存价值，有关文件明确规定了干部人事档案材料的收集、归档范围：

　（1）干部调配(转业安置)、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料，退(离)休审批表和军队转业干部审批表。

　（2）录用和聘用干部工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料。

　（3）办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。

　（4）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。

　（5）办理干部工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。

　（6）国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料。

　（7）评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表。

　（8）更改干部的姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料。

　（9）党团组织建设中形成的材料：已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1－2 份系统的)和转正申请书、自传、政审材料，党员登记表，个人总结，不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的意见。共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；加入民主党派的有关材料。

　（10）干部的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录。

　（11）表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。

　（12）组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

　（13）纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分决定(免于处分的意见)、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料，通报批评材料；法院审判工作形成的判决书；复查甄别报告、决定、上报批复材料。

　（14）干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　（15）体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

　（16）办理干部丧事活动中形成的生平(悼词)，报纸报道的消息、讣告、非正常死亡的调查报告及能说明有关情况的遗书。

　（17）其它可供组织参考并有保存价值的材料。

　三十三、干部档案年龄认定标准，退休年龄以档案为准吗 干部人事档案出生时间认定主要依据：

　1、中组部、人事部、公安部《关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24 号）规定：“凡干部身份证同干部本人档案记载的出生日期不一致的，组织人事部门在办理退（离）休等手续时， 干部人事档案出生时间认定主要依据：1、中组部、人事部、公安部《关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24 号）规定：“凡干部身份证同干部本人档案记载的出生日期不一致的，组织人事部门在办理退（离）休等手续时，应会同干部常住户口所在地户口登记机关进行查证核实，按干部管理权限和户口管理权限批准后查实的出生日期作为计算年龄和户口登记的依据。查证材料归入本人档案，同时抄送干部常住户口所在地户口登记机关。对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最先记载的出生日期为依据。” 2、中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41 号）规定：“对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部人事档案认定“出生时间”时坚持“最早最先”的原则，一般来说就是按档案中形成时间最早的一份材料上填写的出生时间认定，比如《入团志愿书》、《中学学籍材料》等。很多人的档案里就《入团志愿书》一份材料上填的出生时间比较早，那也是按这个时间认定。下面说说特殊情况，有的人因上学、入团、入党、入伍、招工等需要而改大年龄，就只能按改大认定了。入伍和招工一般都有年龄要求，很多人初中一毕业不上高中了，家长就想着让孩子去当兵锻炼锻炼吧，可年龄不够，于是把出生时间填大几岁顺利入伍，那就只能按这个改过的出生时间认定。按档案认定出来的“出生时间”就会出现和身份证号码上的出生时间不一致的情况，退休时间也是按认定出来的“出生时间”计算。因此退休年龄以单位根据档案认定的出生时间计算。

　三十四、上级干部人事档案管理部门对下级有关部门的业务指导的主要任务是什么? ?

　答：按照党管干部的原则和我国干部人事档案管理体制，各级干部人事档案主管部门，在本级党委组织部门领导下进行工作，对同级或下级的干部人事档案工作，在业务上负有监督、检查和指导的责任 。业务指导的基本任务是：调查了解干部人事档案管理工作情况；研究解决干部人事档案管理工作中的问题，根据中央的方针、政策和上级有关业务部门的有关规定，制定具体管理办法或实施意见；总结、推广干部人事档案管理工作的先进经验；召开干部人事档案工作会议；对干部人事档案管理工作人员进行业务培训等。

　三十五、销毁干部人事档案材料有何要求? ?

　答 ：销毁干部人事档案材料 ，是指按照有关规定落实干部政策，平反错案后，对其结论意见和收集归档的材料进行鉴别的过程中，清除出来的不实材料、无保存价值的材料和重复

　多余的材料进行销毁的工作。根据有关规定，不属归档范围的材料不得归档，对已经归档的材料，经过鉴别，分别情况予以处理。对清理出来需要销毁的材料，须详细登记，并报请主管负责人审查批准，方可销毁。履行这一程序，是为了防止随意销毁干部人事档案材料，造成不可挽回的损失。任何个人不得私自销毁档案材料。

　三十六、什么是“无头档案”? ? 如何对待和防止产生“无头档案”? ?

　答：所谓“无头档案”，是指查不到下落的人员的档案或档案材料。“无头档案”的产生，造成管人与管档脱节，影响了档案的利用和建设，也影响干部人事管理工作。因此，对待已产生的“无头档案”，要严肃认真地处理。首先对“无头档案”要认真进行鉴别，对有保存价值的档案材料，要认真查找有关人员下落，并转给有关部门。对查找不到有关人员下落的“无头档案”，移交档案人原籍档案馆保管；对无保存价值的零散档案材料，造表登记目录，请示有关领导同志批准销毁。

　要防止“无头档案”的发生，首先要在人员工作调动后，及时将其档案转给所在单位，不要造成人档脱节。其次传递档案时要认真细致，防止出现转错或转递不到位的情况发生。

　 三十七、 对干部取得的高等教育学历学位，如何区分全日制教育和在职教育？

　问：高中毕业后参加函授学习，是全日制还是在职学习？对干部取得的高等教育学历学位，如何区分全日制教育和在职教育？答：中央一贯要求干部选拔任用不唯学历。在干部工作中，为便于管理，将干部的学历学位按全日制教育和在职教育予以区分。对干部取得的高等教 问：高中毕业后参加函授学习，是全日制还是在职学习？对干部取得的高等教育学历学位，如何区分全日制教育和在职教育？ 答：中央一贯要求干部选拔任用不唯学历。在干部工作中，为便于管理，将干部的学历学位按全日制教育和在职教育予以区分。对干部取得的高等教育学历学位，区分的基本原则和条件如下：

　干部在参加工作之前所取得的学历学位，按照国家教育部门关于学历学位的有关规定，属于普通全日制教育的，按全日制教育掌握；其他情况，一般按在职教育掌握。

　干部在参加工作之后所取得的学历学位，按全日制教育掌握的，一般须同时符合以下条件：（1）通过参加全国统一的普通高校招生考试入学、达到录取分数线、经省级招办批准录取；（2）学习期间采取全天在校学习方式（即全脱产学习）；（3）学习期间须与原单位脱离工作关系和工资关系，转递本人档案；（4）毕业时颁发普通高等学校学历证书和学位证书，并重新派遣。否则，一般按在职教育掌握。

　干部在国（境）外、军队院校取得的学历学位等，在区分全日制教育和在职教育时，可参照上述规定掌握。

　三十八、 哪些入党材料需要存入干部人事档案？

　哪些入党材料需要存入干部人事档案？答：预备党员转正后，应将其《入党志愿书》、入党和转正申请书、自传、政审材料、教育考察材料，交党委存入本人人事档案。无人事档案的，建立党员档案，由所在党委保存。按照有关规定，对一般性的教育考察材料可不存入本人 哪些入党材料需要存入干部人事档案？ 答：预备党员转正后，应将其《入党志愿书》、入党和转正申请书、自传、政审材料、教育考察材料，交党委存入本人人事档案。无人事档案的，建立党员档案，由所在党委保存。按照有关规定，对一般性的教育考察材料可不存入本人人事档案，由所在党组织暂存两三年即可；对涉及重要情况的结论性、鉴定性的考察材料，应存入本人人事档案。

　三十九、哪些干部人事档案材料属于收集、归档的范围? ?

　答：在干部人事、组织建设等工作中形成的文件材料很多，为了使档案材料符合精炼、实用的标准，使之具有保存价值，有关文件明确规定了干部人事档案材料的收集、归档范围：

　（1）干部调配(转业安置)、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表(如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料，退(离)休审批表和军队转业干部审批表。

　（2）录用和聘用干部工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审(考核)材料、续聘审批表、解聘辞退材料。

　（3）办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。

　（4）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。

　（5）办理干部工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。

　（6）国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料。

　（7）评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表。

　（8）更改干部的姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料。

　 （9）党团组织建设中形成的材料：已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1－2 份系统的)和转正申请书、自传、政审材料，党员登记表，个人总结，不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党

　员登记表，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的意见。共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；加入民主党派的有关材料。

　（10）干部的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录。

　（11）表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。

　 （12）组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

　（13）纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分决定(免于处分的意见)、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料，通报批评材料；法院审判工作形成的判决书；复查甄别报告、决定、上报批复材料。

　（14）干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　 （15）体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

　（16）办理干部丧事活动中形成的生平(悼词)，报纸报道的消息、讣告、非正常死亡的调查报告及能说明有关情况的遗书。

　（17）其它可供组织参考并有保存价值的材料。

　 四十 、干部人事档案材料分类排序说明一览表

　类别

　 材料内容

　 排列顺序

　 材料编号

　备注

　一、履历材料

　履历表和属于履历性质的登记表等材料，包括中央和地方各级党委委员、人大、政协常委会委员简历以及本人填写反映个人经历情况的各种表格等。

　按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。

　类序号按1-1、 1-2、1-3 等，页码按1、2、3 等编写。

　类序号写在每份材料首页的 右上角，页码写在每页材料的角 右下角（双面都有文字或图表的，背面页码写在左下角，下同）。

　二、自传材料

　自传和属于自传性质的材料；以自传为主的履历或简历表；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料，配偶、子女出国（境）留学和加入外国国籍、子女涉外婚姻...

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