高校成人教育档案管理的思考

　　[摘 要]随着我国高等教育的飞速发展，高等教育的规模急剧扩大， 经过持续的扩招， 高等教育已进入大众化阶段。随着成人高校学生的不断增加，成人教育学生的档案管理工作有其自身的特点，做好成人教育学生档案的管理和建设，对搞好成人教育具有重要意义。本文就如何做好成人教育学生档案管理工作，提出几点建议和思考。
　　[关键词]高校；成人教育；档案管理；思考
　　中图分类号：G720 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）18-0337-01
　　高校成人教育是高等教育中的重要部分，我国大部分高校都设置了各种形式的高等成人教育的本、专科，为在职人员的继续教育提供了更多的选择和可能，在积极有效地推进我国实现高等教育“大众化”及构建学习型社会的进程中，成人教育对知识的普及，提高全民素质起到了重要的作用，它为广大人民提供了一个“终身学习”的平台。随着我国高等教育事业的不断发展，成人教育的规模也在不断的扩大，学生人数逐年增加，2013年我国成人高等教育本专科共招生256.49万人，在校生626.41万人，成人高等学校教职工达5.64万人，专任教师3.36万人，对于如此庞大的人群，成人教育学生的档案管理工作又有其自身的特点，如何进行现代档案管理，做好成人教育学生档案的管理和建设，提高档案管理工作的效率、质量和水平，对搞好成人教育具有重要意义。本文就如何做好成人教育学生档案管理工作，提出几点建议和思考。
　　一、高校成人教育学生档案的特点
　　1.成人教育学生档案管理涉及面广。由于成人教育的生源来自社会的不同阶层，或高校内的不同院系，导致成人教育学生档案材料复杂多样，给学生档案的管理带来加大难度。
　　2.成人教育学生档案缺乏统一管理。由于各高校在管理上各有不同，对成人教育的学生管理存在多个出口，有的学生档案存放在成人教育学院、继续教育学院或成教处，有的存放在各教学系部，造成管理不能做到统一。
　　3.成人教育学生档案是成人学生在校期间的学籍管理的重要依据，其包括：学生在校学习成绩、操行评语等，具有原始性和凭证性，学生档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的依据之一。
　　二、高校成人教育档案管理存在的问题
　　1.对档案管理重视不够，制度尚不健全。
　　许多高校的成人教育学生大概可分为两类，一部分是在校学生，另一部分是社会在职职工，学生生源比较复杂，一些高校对于成人教育档案工作的重要性没有认识到位，缺乏足够的重视，缺乏规范化的管理制度，造成在对学生的档案进行收集、整理等方面，容易出现疏漏；且有的高校对成人教育学生的档案进行管理时，还是采用传统的管理方法和手段，缺乏现代管理手段的介入，出现对成人教育学生的档案管理随意性，管理工作不规范等现象，这都制约着成人教育有关资料的整理归档工作。
　　2.档案管理人员缺乏专业素养
　　高校成人教育档案管理队伍普遍比较薄弱，大部分管理人员缺乏专业档案管理知识，许多高校成人教育学院（系）或继续教育处，虽然也设有教务科、学生科等相应的科室，但其管理人员的整体素质和水平，与其工作的要求还是有一定的差距，一些管理人员往往是行政、教务、考务等兼顾，大多未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识和利用信息化技术建设档案的技能，无法很好地掌握对档案工作的分类、归档、整理等工作，且由于兼职工作较多，无法投入较多的时间和精力来完成档案管理工作，大大降低了档案的质量，往往也会造成文件材料缺失、不全等。
　　3.档案管理的方法和手段相对落后
　　由于重视程度不够，一些学校对成人教育学生的档案管理，还没能跟上时代的步伐，许多现代管理的手段与方法并没有在管理过程中得到使用，缺乏电子化、网络化、信息化手段的介入，档案管理软件也较少使用，严重影响了档案的查阅和利用。
　　三、做好高校成人教育学生档案管理工作的几点建议和思考
　　1.重视成人教育的档案工作的重要性，从学校领导到成人教育学院的负责人，直至具体档案管理人员，都要充分认识和重视档案管理工作在成人教育工作中的重要意义，学校领导和部门负责人在工作中要加强业务指导，及时解决档案中遇到的问题。
　　2.建立完善的档案管理规章制度和相应措施，具体管理部门要应根据国家档案管理的有关规定制定一套适合自己学校的规章制度，规范成人教育档案管理方法和程序，保证各个工作环节对档案材料的形成过程严格把关，维护档案材料的真实性、可靠性、完整性和全面性，使档案材料的收集、归档工作能顺利进行，使成人教育档案工作进程与学校保持同步发展。
　　3.加强档案管理队伍的建设，提高档案人员综合素质和专业水平。一是引进档案专业的管理人员，充实档案管理队伍；二是对成人教育的档案管理人员可通过请专家讲课、定期培训、参观学习规范化的档案管理等形式开展业务培训，使他们具备专业的档案管理知识，掌握过硬的专业技能；三是完善规章制度和业务流程，合理地配备人员，引入竞争和建立长效的工作激励机制，职责分明，提高档案管理人员的专业意识和服务意识，加强档案管理人员的工作责任感和责任心。
　　4.改革传统管理模式，引入现代化管理手段
　　随着高等教育综合改革和发展形势的要求，成人教育档案必须运用现代化信息技术实现对成人档案的管理，改变传统的档案管理模式，实现成人教育档案的信息化、电子化、网络化管理，实现成人教育档案的统计、查阅、检索以及远距离传递档案信息等工作，提高成人教育档案管理的质量和效率，提高成人教育檔案的利用率，也能提升管理人员的素质，更好的为成人教育工作服务。
　　总之，随着高等教育的快速发展，做为高等教育重要组成部分的成人教育也在不断扩大，高校成人教育的档案工作的重要性也日益突显，其管理水平的高低和好坏影响着学校的办学水平及其在社会上的声誉。因此，各高校要重视成人教育档案管理，加强管理队伍的建设，提高管理人员的服务意识，加大现代管理技术的使用，实现档案的数字化管理，提升档案的使用价值，促进高校成人教育档案管理工作又好又快的发展。
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　　作者简介
　　梁婷（1982.10—），女，广西南宁人，广西工业职业技术学院继续教育处，助理讲师，研究方向：档案管理工作。

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