档案管理信息化建设途径分析与研究

　　摘 要：档案管理的信息化建设已经成为时代和社会发展的要求。加快档案信息资源的信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，对档案工作更有效的服务于工作之中具有重要的意义。本文对档案信息化和档案信息化建设的概念进行了研究，分析档案信息化建设过程存在的问题，并提出相应的解决对策，对档案的信息建设具有借鉴意义。
　　关键词：档案管理 信息化 现代化
　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）08-00-01
　　一、我国档案基础较差的原因分析
　　1.档案管理信息化建设的发展概况
　　信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。
　　2.档案管理信息化模式实效不高
　　不少档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。
　　3.档案信息管理人员的素质有待提高
　　档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。
　　二、档案管理工作现代化的要求
　　档案工作者要着眼于信息化的飞速发展，积极采用现代化的信息手段，推进档案信息的数字化，适应时代要求，为群众服务。我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立，对档案工作者提出了新挑战。同时档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。
　　三、提高档案信息化建设水平，促进档案管理现代化
　　在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的综合性档案来讲，由于档案多，工作量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
　　1.增强档案管理现代化意识
　　在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。还要加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
　　2.配备统一的管理设备
　　加快檔案信息化的建设，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。要舍得投入财力，当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。
　　3.创建规范的管理机制
　　建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制，创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
　　4.建设复合型的管理队伍
　　档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
　　结束语
　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案信息化建设赋于新世纪档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。因此，作为档案管理人员要树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，同时也要担当起建设信息化建设的历史重任。

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