中小企业档案管理信息化建设分析

　　摘要：基于对中小企业档案管理信息化建设的分析研究，首先要明确中小企业档案管理信息化的现状，然后结合企业对档案管理信息化不够重视与档案管理人员管理知识落后这两点问题，对如何加强中小企业档案管理信息化建设进行分析。得出企业需要明确认识到档案管理信息化建设的重要性、提升管理人才的专业水平以及合理健全档案信息化管理制度这三点措施，总体实现了中小企业档案管理信息化建设的高效化。
　　关键词：中小企业；档案管理；档案信息化
　　伴随着经济全球化进程的不断推进，我国中小企业面临的压力也越来越大，在新形势的作用下，中小企业若是想全面提升自身综合实力，以谋求更大的发展空间，只注重硬实力是不够的。档案管理作为企业最重要的组成部分之一，主要任务就是归纳整理企业在发展过程中的一切重要信息，甚至部分资料一旦丢失，将会使企业受到毁灭性的打击。时代在不断发展，中小企业也必须要紧跟时代的步伐，加强档案管理信息化的建设，才能确保自身在各方面能力不断提升的基础之上，获得更大的竞争实力，在日趋激烈的市场竞争中生存下去，并得到更高更远的发展。
　　一、中小企业档案管理信息化的现状
　　（一）企业对档案管理信息化不够重视
　　就现阶段情况来讲，我国有很多中小企业依旧未能正确认识到档案管理信息化建设的重要性，在实际发展运行的过程中，将绝大部分的精力都投入到了硬件配备以及软件开发中，在传统档案管理工作方面都是放任状态，信息化建设更是遥不可及。这一问题若是不能得到及时解决的话，不仅为企业相关资料的查找增加了很大的难度，还在一定程度上为自身发展造成了阻碍[1]。
　　此外，还有一部分中小企业已经对档案管理信息化建设存在正确的认知，但是也仅仅止步于对数据库的建立，此后企业并未配备相关的专业人士来运营维持数据库，在发展的过程中也并未注重对数据库更新的投入。尤其是在新形势的影响下，企业每天都可能产生大量的档案信息，此时若是企业内数据库不健全的话，就基本上形同虚设，能够发挥的作用微乎其微，企业也就丧失了一个有力的支撑。
　　（二）档案管理人员管理知识落后
　　由于部分中小企业对档案管理工作的重视度较低，导致管理人员基本上都缺乏一定的专业素质，一方面并不具备先进的管理理论，另一方面也深受传统管理思想的约束，从而导致自身无法适应信息化的档案管理模式。如此一来不仅使档案管理的工作效率严重降低，也十分不利于档案的归类与利用。
　　二、如何加强中小企业档案管理信息化建设
　　（一）明确认识到档案管理信息化建设的重要性
　　企业在实际发展的过程中，若想使档案管理工作能够为自身发展提供更大的帮助，有效信息化建设是绝对不能忽略的。相比较来讲，将纸质档案有效整理并录入到数据库中，能够在很大程度上降低管理人员的工作压力，再经过有效的整理、归纳与分类，保证企业相关人员在真正需要查阅档案的时候，只需一个账号和密码，就能够随时随地轻松登录网上数据库，更有利于企业其他岗位工作效率的提升。此外，只是企业管理层人员认识到档案管理信息化间的重要性还是远远不够的，档案管理人员才实际管理工作的主体，企业可以利用培训或者是大力宣传的方式，使档案管理人员甚至是其他工作人员都能明确的了解到，档案管理信息化能够为企业发展起到的关键作用，如此十分有利于档案信息化的顺利进行。
　　（二）提升管理人才的专业水平
　　企业在档案管理工作完成信息化之后，一定不能忽略专业人员的配备，只有这样才能够使档案数据库的正常运行得到保证，发挥其真正作用。现如今社会需要的是复合型人才，中小企业自然也不例外，但是既精通管理工作又能够使档案数据库管理维持良好运行状态的人才并不多见。基于此，企业就可以以现如今的档案管理团队为基础，一方面广纳贤才，另一方面定期为档案管理人员展开培训活动，使其熟练掌握操作数据库的方法，并且保证信息更新录入的准确性，若是培训工作质量达标的话，不久企业就会感受到档案管理人员的显著变化。此外，除去提升其专业能力之外，还要注重对档案管理人员道德心与责任心的提升，将培训工作全方位的进行，才能够在最大程度上提升管理队伍的整体水平，进一步促进档案信息化建设的不断前进，为中小企业综合实力的提升添砖加瓦[2]。
　　（三）合理健全档案信息化管理制度
　　对于任何一个企业来讲，健全的管理制度都是其立足并发展的根本，而中小企业若想使档案信息化的工作质量得到保障，将管理制度不断完善已是势在必行。优质的管理制度不仅能够为档案管理人员的日常工作标准提供参考，还能够在很大程度上规范其实际行为，从而在确保信息化档案管理工作效率与质量达标的基础上，为中小企业的健康发展起到极为关键的推动作用。
　　三、结束语
　　综上所述，对于中小企业而言，将档案管理工作信息化是自身提升综合实力的基础性前提，同时档案管理工作中掌握着企业绝大部分的信息，企业更是需要加快信息化建设的步伐，提升档案资料的安全性与保密性，为企业未来的健康发展奠定基础。由于近些年来互联网发展的突飞猛进，其已然成为了世界人民日常生产生活不可或缺的一部分，中小企业在将信息技术融入自身发展的过程中，也不能只注重硬实力的提升，只有将管理工作做到一定程度，才能使其将作用完全的发挥出来。只有如此，档案管理工作才能夠真正与企业一同进步，为企业的健康发展不断做出贡献。
　　参考文献：
　　[1]叶俊聪.中小企业档案管理信息化建设思考[J].现代经济信息，2018 （06）：91.
　　[2]赵红.中小企业档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017 （06）：77.

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