浅析新形势下人事档案管理信息化建设

　　摘 要： 我们当今的时代是信息的时代，随着网络信息技术的不断成熟，其应用的范围也越来越广泛。网络信息技术的应用不但改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式。目前，人事档案管理工作越来越受到人们的重视，人事档案管理工作的质量和企业的发展有着直接的联系。网络信息技术的发展为档案系统的信息化进程提供了强大的助力，人事档案管理的信息化建设不但可以提升档案管理工作的效率，还可以促进档案资源的优化整合，实现档案资源的共享，使人事档案管理工作能够充分的发挥其最大的效用。本文就新形势下人事档案管理信息化建设做了相关的阐述
　　关键词： 新形势；人事档案管理； 信息化；建设
　　人事档案是个人信息的全面记录，不但记录着个人的学习经历，也记录着个人的家庭情况和工作情况，是个人信息的重要记录载体。人事档案的信息内容可以为企事业单位的人才录用和选拔提供重要的依据。因此，人事档案的管理一直是人事管理工作当中最为关键的环节。随着时代的发展，传统的人事档案管理方式已经不能够符合时代发展的需求，人事档案管理工作也需要与时俱进的进行信息化的改革发展，以此来提升人事档案管理工作的质量和效率。
　　一、新形势下人事档案管理信息化建设的作用
　　在我们当今的时代，各行各业都向着信息化和智能化的方向发展，人事档案管理工作自然也不例外。通过现代化的网络信息技术，不但可以优化人事档案资源的管理，还可以使人事档案资源的使用更加的快捷方便。人事档案管理的信息化建设能够提升档案管理工作的整体水平，创新管理的理念，提升档案管理人员的工作效率，实现档案管理工作的网络化和系统化。
　　（一）使档案资源的查阅更加高效
　　人事档案管理的信息化建设不但可以优化档案资源的收集和整理，还可以使档案资源的查阅更加高效。以往在对档案资源进行查阅的时候，由于没有计算机网络技术的支持，所以需要花费大量的时间。目前，通过人事档案管理的信息化建设，可以迅速的对档案资源进行各种处理，不但缩短了查阅档案的时间，也简化了查阅档案的程序。人事档案资源的数字化和信息化不但提升了查阅档案的效率，也优化了档案资源的存储和管理，促进人事档案管理工作的进一步发展。
　　（二）提升了人事档案资源的利用率
　　在当前的新形势下，网络信息技术已经渗入了社会上的各个领域，促进着社会的进一步发展。通过计算机技术和网络信息技术，大幅的提升了人事档案资源的利用率，使人事档案资源能够充分的发挥其应有的价值。通过网络信息技术，人事档案资源被有效的进行分类和储存，使档案资源的管理模式更加符合时代的发展，不但能够满足档案管理工作的需求，还可以为各项人事工作提供更加优质的服务，以此来促进社会的发展。
　　（三）实现了人事档案资源的共享，保护了原始的纸质档案资源
　　人事档案资源的信息化建设不但实现了人事档案资源的共享，还能够保护原始的纸质档案资源。人事档案资源是非常重要的信息资源，首先，人事档案资源的信息化和网络化可以全面的实现档案信息资源的共享，充分的发挥人才的价值。其次，人事档案资源的数字化，可以有效的减少对原始纸质档案的接触，使原始的纸质档案能够得到充分的保护。另外，通过计算机技术，也可以对信息化的档案资源进行有效的加密处理，对档案资源形成进一步的保障。
　　二、新形势下人事档案管理信息化建設的有效策略
　　（一）转变传统的档案管理观念
　　要完善人事档案管理的信息化建设，首先，要转变传统的档案管理观念，全面的认识到人事档案管理信息化建设的重要性，对相关的建设工作予以高度的重视。相关单位的领导要以身作则，从思想观念上紧跟信息时代的步伐，高度的重视信息化管理模式，建设相关的信息化管理人才队伍，为人事档案管理的信息化建设提供全力的支持。其次，要加大对人事档案管理信息化建设的资金投入。一方面要加强人事档案管理信息化的基础设备建设，购置先进的网络技术设备，提升软硬件设备的整体水平，以此来促进档案管理系统的稳定运行。另一方面要加强人事档案管理信息化系统的开发工作。建立起完善的档案管理系统，以此来实现档案信息资源的共享，提升人事档案管理工作的整体效率。
　　（二）加强信息化管理人才队伍的建设
　　在当前的新形势下，人事档案管理的信息化建设离不开信息管理人才的支持，因此，一定要加强信息化管理人才队伍的建设。首先，要加强对档案管理人员的技术培训工作，定期的展开相关的培训教育工作。一方面要提升现有档案管理人员的网络信息技术水平，同时要加强其人事档案管理知识的专业化程度。另一方面，要重视新入职人员的相关培训工作，以此来提升档案管理人员的管理水平。其次，还要引进专业的信息化管理人才，提升人事档案信息化管理队伍的整体实力，以此来加快人事档案管理信息化建设的进程。另外，还要重视人事档案管理人员的思想政治教育工作，以此来提升档案管理人员的责任心和职业素养，从而提升人事档案管理人员的综合素质。
　　（三）完善相关的管理制度
　　人事档案管理的信息化建设需要相关的管理制度来提供保障。首先，相关的单位要根据当前的新形势和人事档案管理工作的实际需求来制定相关的管理制度。确保相关规章制度的科学有效，使人事档案管理工作能够实现全面的制度化和规范化，以此来促进人事档案管理信息化建设的顺利进行。其次，为了促进管理制度的全面落实，还要制定相关的责任追究制度。将人事档案管理的相关责任落实到相关的部门和个人，制定出相关的奖惩制度，这样做的话，不但可以加强档案管理人员对工作的重视程度，还可以调动起档案管理人员的工作积极性，以此来减少工作中的疏漏，提升档案管理工作的质量。另外，对于用人单位而言，也要建立起专门的档案存放室，加强对人事档案资源的保护和管理。
　　（四）重视人事档案信息数据库的建设
　　人事档案管理信息化建设最为关键的环节就是人事档案信息数据库的建设。首先，要确保人事档案信息数据库资源的准确性，要严格的对职工的档案信息进行核实，对数据库的各类信息资源进行科学合理的分类，以此来为档案的查阅提供便利的条件。另外，还要及时的对人事档案信息进行更新，比如职工的工作信息发生变动、有突出的工作成果等，都要及时的对其档案信息进行更新。以此来确保人事档案信息的全面性和真实性。其次，要重视相关的数据平台建设，通过当今先进的网络信息技术来为人事档案资源管理提供优质的网络运行环境。另外，还要科学合理的分配单位各个职能部门的管理权限，以此来促进人事档案管理系统的进一步完善。
　　（五）加强网络安全防护工作
　　在当今的时代，随着互联网的普及，相关的网络安全防护工作也越来越受到人们的重视。对于人事档案管理的信息化建设而言，首先，要加强相关的网络安全检测，配备相关的网络安全防护设备，购置硬件防火墙，安装网络防护检测系统。其次，要为人事档案管理系统设置访问密码，做好人事档案信息数据库的备份工作，以便于在受到网络攻击的时候，可以及时的采取还原的技术措施。
　　三、结束语
　　综上所述，在新形势下，人事档案管理的信息化建设是尤为重要的，是符合时代的发展需求的，因此，相关的单位一定要予以高度的重视，要对信息化建设的相关工作提供全面的支持，以此来促进人事档案管理工作的信息化发展进程。
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