档案信息化建设的管理与改进

　　摘 要：文章从档案信息化建设的概念出发，深入分析在新时期档案信息化建设存在的问题，并就存在的问题提出具体的可行性建议，期望能够进一步提高档案信息化建设和管理的效率及质量。
　　关键词：档案信息化；建设；管理；改进
　　1 档案信息化的概念
　　档案信息化指的是在国家档案部门的领导下，应用先进的信息技术对档案信息进行处置和管理。档案信息化管理与以前的档案管理模式最大的不同之处在于以前档案管理模式的重点是档案实体保管，而如今档案信息化管理的重点是以数字化信息的形式为社会提供服务。换言之，与过去相比，而今的档案信息化更加强调共享精神[1]。
　　2 档案信息化建设存在的问题
　　2.1 数据的异构性。在高度网络化的现代社会，档案馆所接受的电子档案的来源相比以往接受的实体档案的来源更为复杂。电子档案来自于数据库异构的多个单位和部门，不同的部门对数据处理又有不同的要求。故而，在新时期，入馆档案资料相比以往更为纷繁复杂，工作人员的工作强度和难度也比以往增加了不少。
　　2.2 高度的分散性。檔案馆的许多资料都分散在不同的管理部门和单位。就拿财务报表来说，其出现的场合多种多样，建设局有它，税务局有它，就连单位移交中也有它的身影，虽然这些财务报表都围绕着一个主题，但在入关提交之时，仍然无法避免出现重复信息。作为信息资源的拥有者和管理者，如何在海量数据中挑选出有用的信息，对其进行深度加工和处理，在社会进行共享，也是值得所有档案馆工作人员思考的问题。
　　2.3 管理的滞后性。大量的实践经验证明，档案事业信息化的重点在于管理，而不在于信息化。即档案管理的相关工作人员要精通档案管理的业务流程，创新管理方法，竭尽所能提高管理质量和效率。然而，目前阻碍档案信息化建设的因素之一便是滞后的档案管理制度。在过去，我国移交档案的时间期限为十年，在信息不畅通的年代，这一举措本无可厚非。而在信息昌达的现代，十年的期限，显然已经无法满足社会发展的需要和人民共享信息的需求。简而言之，档案管理是一个系统的工程，需要管理人员加以重视。
　　3 影响信息化建设的主要因素
　　3.1 认识不到位。目前，档案管理的相关工作人员对档案信息化的认识和理解还存在偏差。从个人的角度而言，信息技术能够提高个人的工作效率，从部门角度而言，信息技术能够提高部门的职能效率。但就笔者的调查情况来看，档案信息管理方面的技术专家在构建信息模型时，更多关注信息如何配置和流动问题，却没有综合考虑用户的信息体验，与此同时，由于档案信息的业务人员文化程度和技术水平普遍不高，对新鲜事物的理解和接受程度也较为缓慢，所以在信息化技术出现之初，他们的第一反应是排斥，而不是思考如何利用信息技术搞好档案信息化建设[2]。
　　3.2 水平参差不齐。档案部门与档案部门之间的信息化水平有着显著的差距。有的档案馆早在多年以前就引入了先进的设备如计算机等来开展管理工作，但也有一定数量的档案馆故步自封，在新时期仍然采用单机操作，最终导致资源无法共享同时网络的优势也不能完全显现出来。除此之外，办公人员的计算机水平低也是阻碍信息化建设的另一重要原因，就笔者的调查情来看，许多的档案工作人员年龄较大，对于办公软件一窍不通。
　　3.3 观念落后。许多的档案管理人员还保留着传统的管理观念，重视档案资料的接收工作，却忽略了后续对档案资料分析整理利用及共享工作。在新时期，档案馆的重点应当是最大程度的利用信息资源，使之得以在社会共享，为社会发展提供服务，给国家带来一定的经济效益和社会效益，助力国家的兴旺发达。
　　4 加强档案管理信息化建设的步骤
　　4.1 建立网络档案系统。要建立网络档案系统，使之成为宣传工作和对外服务的桥梁，满足档案信息化建设的标准，首先档案管理部门要采购先进的硬件设施，为网络档案系统提供硬件保障和支持，同时要加强对相关工作人员的培训，提高他们的软件应用水平。从而为实现信息交流共享创造条件。
　　4.2 加强电子文件的管理。随着互联网的发展和普及，信息管理网也如雨后春笋般建立起来。对于档案管理部门来说，将文件上传至信息管理网站，一方面能够确保信息的安全性，另一方面能够提高管理的质量和效率。不过将档案上传至信息管理网站之前也有许多的注意事项：首先需要工作人员将接收的各种各样格式的文件，转换为标准文件格式，进行上传和保存。这样方能切实的保证数据的可靠性。其次，对于那些没有必要传送到信息管理网上进行保存的电子文档，也应当及时的进行编目整理，并将其上传到相关的档案部门。然后，还可以利用信息管理网络开通归档传递网线，将上传至信息管理网站的信息资源和未上传的资源都通过传递网线传递给档案部门，提高工作效率和工作质量，避免传输错误造成的严重后果。最后，尤其应当注意的是不管是通过传递网线归档还是通过网络归档的文件，都需要按照统一格式进行编目处理后，方能传输给归档部门进行归档处理，确保文件的真实性和准确性。与此同时为了确保档案信息的安全性，档案部门最好以光盘的形式代替磁盘储存的形式对电子文件进行保存。
　　4.3 做好归档电子文件的技术处理工作。要做好档案信息建设的管理，当务之急便是对新型文件材料进行归档。毫无疑问，这对档案工作者提出了更高的要求。同时，为了保护电子文件的原始信息，档案工作者还必须采取技术处理，对海量已经归档的可更改文件进行更改，将其更改为只读性文件，保护资源原始结构的同时确保资料的可靠性，使其更好的发挥社会作用。
　　4.4 解决归档电子文件的保存问题。目前的电子文件大多是以化学磁性材料为载体，由于读取信息不需要与外界进行接触，所以磨损率较低。从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间并不长，还缺乏时间的验证。故而，如何长期有效的保存电子文件，仍然是值得所有档案工作者思考的问题。
　　5 如何改进信息化建设
　　5.1 加强电子文件归档管理。档案工作者在工作的过程中，要以档案管理的具体要求为依据，对档案进行转化和处理。同时要重视对电子文件的鉴定和归档工作，确保保存的电子文件的真实性和有效性以及完整性，使之能够最大的发挥价值。最后要深入研究接收和保管以及利用电子档案的技术和方法，并据此制定相应的管理条例。提高归档管理的效率。
　　5.2 建设高素质的档案管理队伍。从现实情况来看，档案人员的素质和能力都有待增强。当前档案工作人员的能力还无法满足档案信息化建设管理的需要，必须从杂业型向专业型进行转变，确保档案信息化建设有序的发展。当前，档案管理领域既懂档案知识又有一定软件开发技能的人才数量十分稀少，故而档案部门要加强档案管理队伍建设，为档案部门的从业人员提供对外学习和进修的机会，提高整支队伍的素质。同时建立合理的竞争机制，激发员工的工作热情和积极性，鼓励员工献言献策，对金点子给予奖励，帮助员工树立自信，建立激励机制，激励员工学习新的管理技术更好的进行档案信息化建设。最后，改变传统的管理手段，运用现代化的管理手段，提高管理效率。
　　6 结语
　　综上所述，档案信息化建设管理要全面正确的认识网络化管理，运用先进的管理理念结合先进的管理手段，辅之以先进的、规范化的管理软件，实现信息共享的目的，更好的推动社会的发展和国家的进步.
　　参考文献
　　[1]雷亚旭. 档案信息化建设的管理与改进[J]. 实用医技杂志， 2006， 13（7）：233-233.
　　[2]邓小兵. 加快档案信息化建设进程的思考[J]. 兰台世界， 2008（6）：42-43.
　　[3]郑月. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 赤子（上中旬）， 2014， 31（17）：250-251.
　　作者简介
　　王梁（1986-），男，汉，四川荣县，本科，荣县劳动人事争议仲裁院，研究方向：档案管理。

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