新时期机关单位档案信息化建设与管理的措施分析

　　摘 要：随着信息化技术的普遍运用，促使我国档案管理的信息化水平明显提高。有必要推动事业单位档案管理的信息化发展，从而提高管理效率和质量。本文主要围绕当前事业单位档案信息化建设存在的不足、加快事业单位档案信息化建设进程的措施等方面展开讨论，针对档案管理目前存在的专业人才缺乏、档案信息保管缺少有效措施等问题，制定相应的解决对策，从而发挥档案管理在事业单位良好发展上的作用。
　　关键词：事业单位 档案管理 信息化建设
　　前 言
　　新时期下，信息技术的发展及运用为档案管理工作带来一定机遇和挑战，在建设事业单位档案管理信息化过程中，要针对信息化管理特点，尽快建立专业的管理队伍，并构建统一管理平台，能有效提高档案管理水平。档案界大部分单位已经开始利用信息技术进行档案信息的检索及管理，但目前事业单位在档案管理过程中还存在信息混乱等问题，需要加大对档案信息化建设及管理的研究，从而为事业单位档案管理提供借鉴。
　　一、当前事业单位档案信息化建设存在的不足
　　在对事业单位档案信息化建设存在的不足进行分析时，发现主要体现在以下方面：一是缺少专业的管理人才，是我国大部分事业单位普遍存在的问题，极大部分管理人员没有经过信息化管理的培训，还存在档案信息化管理意识薄弱和计算机设备应用不熟练等现象，容易造成档案信息出现错误。并且部分管理人员责任感不强，不能针对档案进行分类保管，从而降低档案信息利用率。二是档案资料的保管缺少有效措施。保证档案信息完整性是档案管理工作重要环节之一，当前事业单位档案资料大多以电子档案的形式存在，但对于机密性较高的档案还主要采取纸质档案方式。由于事业单位建设档案信息化进程较缓慢，使得档案管理配套制度不够完善，导致电子档案和纸质档案管理不能协调开展，导致档案丢失和损坏等现象频繁发生。
　　二、加快事业单位档案信息化建设进程的措施
　　（一）注重对的档案人员的培训教育
　　针对事业单位档案管理信息化建设过程中存在的专业管理人员缺乏的问题，要求事业单位加大对档案人员培训教育的重视。档案管理人员是单位建设档案信息化的执行者，其业务能力会对档案信息化发展水平产生直接影响，因此，需要通过提高管理人员培训力度，来建设高技能素养的管理人员队伍，为事业单位档案管理的信息化发展提供人力资源保障[1]。例如，事业单位会根据其实际情况建立起培训制度，要求培训部门根据员工岗位特点设计相应的培训内容，以便增强他们的专业技能，确保员工综合素质满足岗位职能要求。另外，除了加大对单位员工的培训教育外，还应适当加大對外招聘力度和范围，通过为新员工提供相应的精神和物质奖励，吸引大量优秀人才进入事业单位中，从而打造出一批高水准档案人员，能保证档案管理有效性，促进档案管理的信息化建设进程。
　　（二）最好档案信息更新管理工作
　　在事业单位运行过程中，会不断产生新的信息，这就要求档案管理人及时收集新的信息，不断进行档案信息数据库的更新和完善，确保事业单位各项活动的开展能根据数据库信息高效开展，发挥档案信息功能。同时，在建设档案信息化过程中，还需要定期更换档案管理设备，为档案管理工作开展提供设备支撑。通过引进先进设备，可保证档案管理效率和质量的提升，考虑到事业单位档案信息处于动态变化中，会产生大量数据信息，因此，应适当加大计算机设备储存容量，满足大量数据存储需求。另外，还应注重日常办公设备的及时更新，尽可能实现档案管理工作借助计算机设施完成，从而增强档案管理人员的信息化意识，能自觉发展他们的信息化素养，提高档案管理自动化程度，能一定程度推动事业单位朝着信息化方向发展，是提升事业单位档案管理水平的关键。
　　（三）建立信息化的档案管理平台
　　为了保证事业单位档案信息化建设取得良好效果，则应尽快建设信息化档案管理平台，从而实现对档案资料的全面收集和管理，在统一平台运行下，能达到信息有效共享，保证档案管理各个环节衔接起来，并能为档案管理提供基础条件。在管理实践中，要坚持信息化技术在档案管理上的充分利用，从档案管理特点和需求出发，以提高档案管理效率和质量为目标，真正提高事业单位的档案管理水平。例如，事业单位在构建自身的信息化平台时，还设立分级档案资料库和综合性档案资料库，并保证两者独立运行，以便保证档案资料信息查找及时性，突出档案信息化管理优势。同时，应构建档案信息共享平台，促使档案信息在不同部门间有效共享，突破时间和空间对档案管理的限制，是事业单位档案实现信息化管理必要性的体现。
　　（四）加强档案信息安全性
　　在数据库作用下，事业单位的档案资料信息将储存在网络环境中，但是由于网络环境的开放性特点，可能对档案信息安全性带来威胁。因此，需要加强档案信息安全性，从档案信息化管理特点出发，采取相应的风险防范措施。实施档案管理过程中，将面临硬件风险和网络风险，在上述风险影响下将导致事业单位档案资料遭到破坏，对事业单位各项工作正常开展有不利影响[2]。目前，较为常见的档案信息安全事件为档案信息系统受到病毒攻击或黑客入侵等，为了避免这类事件的发生，在建设事业单位信息化档案管理平台的同时，要充分利用防火墙技术和登录验证技术等，确保只有特定的档案人员能进入档案管理系统中，在提高信息安全方面有重要作用。而在应对硬件风险时，应考虑到由于硬件故障问题会导致档案丢失及破坏等状况，为了应对这种风险，需要做好计算机内部程序的创新研发，以便在程序功能充分发挥的基础上，为档案管理工作的开展提供基础条件。同时，要为信息系统配置相应的防火墙和防病毒软件，能有效防范病毒攻击。除此之外，档案管理人员还要做好档案资料备份工作，尽量降低硬件风险造成的损坏。
　　结 论
　　综上所述，档案管理工作是事业单位重要工作内容之一，需要在有效开展档案管理工作的基础上，为相关工作的实施提供依据。在信息化的时代背景下，对档案管理提出了新的要求，需要通过信息化技术的应用来实现档案信息资源的有效保管和应用。本文主要针对事业单位档案信息化建设及管理等方面进行分析，为了达到较好的档案管理效果，应采取加大档案管理数字化程度、建设高素质员工队伍等措施。
　　参考文献：
　　[1] 林桂春. 浅析机关档案信息化建设[J]. 黑龙江档案， 2014（2）.
　　[2] 黄玉连. 新时期人事档案管理的信息化建设探讨[J]. 卷宗， 2017（19）.

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