政府档案管理信息化建设的思考

　　摘 要：信息技术的飞速发展推动了多领域的变革，在政府档案管理方面，信息技术为管理模式提供了更多的可能性，传统的档案信息管理似乎已经不能适应科技高度发达的当下，在此背景下充分认识信息化带来的机遇、总结政府档案管理模式的不足、并思考开展档案管理的信息化建设对政府掌握居民档案信息、有效发挥职能具有重大意义。本文笔者就档案信息化管理的内涵、重要性及档案信息化管理的建设途径等三方面进行讨论。
　　关键词：政府；档案管理；信息化建设
　　档案作为一种信息资源，是公民从事社会活动的记录，对公民的入学、求职、继续发展有着重要意义。因此政府档案涉及公民隐私，一旦泄露后果不堪设想。对档案进行合理化的管理与保护是政府的责任，随着时代发展，政府的档案管理部门也应当利用最先进的科技对档案管理模式进行变革。
　　1 档案管理信息化的内涵
　　1.1 档案信息化
　　档案信息化是指在国家档案建设相关部门的要求下，在进行档案管理的过程中，充分应用当代科学技术，对档案内容归纳整理，使档案以数字化、信息化的方式被记录或查阅，档案管理对象由传统的实体档案袋转向针对档案建立的专业数据库，通过这样的方法使得档案管理工作更加规范化、合理化、更具安全性与查阅的简易性[1]。
　　1.2 档案信息化建设
　　档案信息化建设是指运用当下较为发达的信息科学技术完善档案管理工作，结合最新理念，最新技术对档案管理模式进行创新，建立相关理论体系与实际数据库的过程。包括以下三个方面的内容：档案信息的数字化、档案网站的建设及数字档案馆的建设。档案信息的数字化顺应了“大数据”时代下的信息收集特征，建立相关数据库，以高度简明的数据代替笨重的实体，实现对档案的管理；档案网站的内部操作权限只对相关管理人员开放，网站是对各个数据的综合，具有宣传、服务、交流、管理等功能，是实现与外界交流的重要窗口；数字档案馆是利用不同地域档案网站远程获取档案的平台，保证了政府档案管理部门开发利用档案资源的实时性与便利性。需强调的是，在进行档案信息化建设的过程中必须遵循三项基本原则：文档一体化、双轨制与网络环境的安全性。
　　2 档案信息化管理建设的重要性
　　2.1 降低档案管理难度系数 提高管理效率
　　传统档案管理形式大多数为将纸质档案袋进行汇总采用人工记录统计的方法，但人工统计常常会出现错误导致档案信息出错，为后续管理造成了一系列问题[2]。而信息化档案管理体制建成后，完全可以规避这种问题，因为其录入方式或管理过程都是通过计算机对数据库进行间接调动、查阅，以计算机为中介自然是大大降低了档案管理难度，数据库的存在又避免了有纸质档案带来的不便，提高了政府档案管理的效率。
　　2.2 使档案的高质量保存与存在得到了保障
　　传统纸质档案袋抗逆能力较差，若管理单位突发火灾、水灾、飙风等灾害，档案数据的缺失与受损就在所难免，且纸质资料易风化，久而久之会导致字体模糊，纸质酥脆等情况。而建立档案信息库，使得数据以数据库的形式存在于安全的网络环境下，就能够保障数据保存的精确性与永久性。
　　2.3 节约成本 保护环境
　　众所周知，一颗100公斤的树，做成平常使用的A4复印纸，大约在10000多张，如果是工艺更复杂或者是更硬的纸，数量会有所下降。政府管理的档案数目庞大，若采用纸质档案的形式势必会对高质量纸张的需求增多，又会造成树木被大量砍伐，对环境造成巨大伤害，且购进纸张也需额外开支。信息技术则可解决这一问题，因信息技术多与计算机技术相联通，对实物一般无要求，间接保护了环境，降低档案管理的成本。
　　3 政府档案管理信息化建设的途径
　　3.1 促进档案管理人员思想观念的转变
　　要实现档案管理信息化建设，就必须重视档案管理工作人员思想模式的转变，受传统档案管理模式的制约，档案管理人员的服务意识大多是被动的，这属于对工作的不利隐私，在被动工作的心态下，久而久之易对工作產生厌倦心理，影响工作效率，因此必须化其被动服务意识为主动服务意识，使档案工作形式更为亲民，充分融入到社会中，定期开展社会活动，实时掌握市场对资源的需求及对工作者的
　　要求。
　　另一方面，鼓励档案管理人员摒弃传统管理模式，接受信息时代所带来的便利，只有档案管理人员对档案信息化建设建成充分配合，政府的档案信息管理体制才能进一步健全。
　　3.2 针对进行制度改革 实现合理化管理
　　由于要实现档案管理信息化，因此政府必须开发出一套适用于档案信息化管理的运行制度，由于未有先例，没有相对完善的经验，也缺乏权威的理论指导，稍稍疏忽就会导致档案管理工作出现偏差，使得档案管理信息化进程减慢。因此，新制度的建立注定不是一帆风顺的，但政府要尽最大努力将风险降至最低，政府应结合实际情况，从档案数据库建立的技术人员，到后期档案管理人员及再到网络环境进行跟踪清理的技术人员，都应考虑在内，以个体为单位实现整体的顺利运行[3]。
　　3.3 对档案的录入、管理过程进行创新
　　在信息化的背景下，档案的收集、录入及后续的管理都应作出相应调整，对档案的管理前文已经提到过，在此不做过多解释。传统档案的收集、录入都是以人工记录的方式进行，与信息化对接的模式应为计算机录入保存，以数据的形式汇总进整个地域内的档案数据库，方便合法查阅与调整。在调出信息的过程中要舍弃传统纸质对号查阅的方法此种方法导致查阅效率低下，且会浪费大量时间。
　　3.4 升级计算机安全保障系统 建立安全保障机制
　　档案信息的保存最根本的问题是如何保证信息的安全性，保证网上数据库不会遭黑客攻击导致信息泄露？政府部门首先应明确预防为主、防治结合的根本原则，不仅要健全安全保障系统更是要切实提高档案管理人员的安全意识，使其具备根本职业道德素养，对工作严肃认真。档案管理人员需要注重各移动存储工具的存放，实施身份认证，数据备份等操作[4]。必要情况下，政府与聘用专业技术人员确保计算机环境的安全性，防止档案信息系统受黑客攻击。
　　4 结束语
　　综上所述，档案信息化管理是信息化时代发展的产物，这一概念的提出大大方便了档案管理工作的进行，丰富了档案管理的内容。政府作为一个地域内的档案管理部门，应不断探索，在档案管理工作上顺应时代潮流，实现高效工作。
　　参考文献
　　[1]李华峰.关于档案信息化建设的几点思考[J].档案，2007（6）：21-23.
　　[2]王永军.对档案信息化建设的思考[J].活力，2011（1）：116-116.
　　[3]许媚.学校档案管理信息化建设的思考[J].广东档案，2010（6）：32-33.
　　[4]刘鹏.企业档案管理信息化建设的几点思考[J].新疆电力技术，2005（3）：46-47.

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