探究档案管理信息化建设的必要性

　　摘要：现如今，档案管理在我国社会发展中占据着重要的单位，逐渐发展成为我国一种重要的战略资源。作为记载个人或者团体发展的历史载体，对于人才的开发以及人才的科学利用都具有很重要的意义。随着我国信息技术的不断进步，人们的思维空间观念也在发生不断的变化，在新的形势下传统的档案管理方法已经不能够满足社会生产的发展需要，为了能够更好的与现代化社会的发展完美结合，更好的适应现代化社会的科学管理水平，我们必须要提高对档案的管理水平。因此，对于档案的管理的信息化建设就显得非常有必要性，本文就将对档案管理信息化的建设的必要性加以阐述，并针对相关推进策略进行探讨。
　　关键词：档案管理；信息化建设；必要性
　　一、档案管理信息化建设的必要性
　　1、我国信息化管理工作的迫切需要
　　随着我国经济的迅速发展，信息资源已经发展成为人类经济社会建设的一项重要资源，信息资源的的发展离不开档案资料的记载。档案作为记载各项信息发展的历史载体更是得到人们的广泛关注与重视。尤其是近几年来信息资源管理在社会发展中的重要作用凸显，加之信息技术的不断完善对于档案管理开化、社会化转变，为档案管理信息化建设提供了条件，这是时代发展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。
　　2、提高工作效率和工作质量
　　档案管理记载了各项资料的历史载体，必然会有大量的信息不断更新，我们对档案管理进行信息化建设不仅可以提升对于档案信息管理的速度，而且对于一些新旧更替的信息还可以进行及时的更新补充，将更新后的实时信息与大家共享，成为共享资源。通过对档案管理的信息化建设可以在一定程度上消除传统纸质工作的繁琐流程，对于档案管理的工作人员来说减少了很大的劳动量，可以预留出更多的时间进行业务知识补充，对于个人的发展来说也是有一定的辅助作用。信息数据库上有关于员工和干部的最新考核信息，这些能够为领导的选拔决策提供帮助，因而，档案管理信息化建设是节约劳动力、加快信息更新速度、提高信息资源时效性的必要途径，有利于提高档案管理水平，提高工作效率和工作质量。
　　3、创建和谐劳动关系的重要手段
　　档案的管理过程中，需要不断增加一些新的信息，档案信息就是在不断地查询、整理和修改中完善的。我们对档案管理进行信息化的建设后，所有的操作流程均利用计算机信息技术进行，这样一来可以有效地避免相关人员对档案信息的修改，更是避免了对原始档案的破坏。所以档案信息化建设管理不仅可以使得信息保持一定的完整性，更重要的是保证了原始档案的权威性与客观性。通过信息化建设，在进行档案管理时，还可以通过网络使员工了解自己档案，并对员工的疑义给出解答，有利于消除矛盾，体现了人性化服务。因此，档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、创建和谐劳动关系的重要手段。
　　二、档案管理信息化的建设策略
　　1、档案数据资料与信息化技术融合
　　数据资料的信息化表现在档案输入的环节， 这一环节需要非常认真地对待。与此同时， 在输入档案的时候应当使用规范的、统一的数据格式，这样才可以方便日后的查找和管理。同时，因为信息化管理与网络安全有着分不开的关系，为了确保档案处于一个非常安全的环境中，在输入、保存的时候还要备份档案，如果出现更改档案或者档案丢失的情况，还能够将原本的档案找回。另外，还能够确保在日后出现档案矛盾的时候，有原文档作为证据。如今人们对于信息化的建设越来越重视，我们在加强档案的信息化建设水平时主要的建设管理目的是不断地对信息化的建设进行开发和利用，从而才能够体现动态性、即时性和快捷性，不断提高档案管理水平。
　　2、实现一体化管理
　　档案管理实现信息化的管理过程，要重视对其过程的管理和监控，档案管理是历经时间比较久的一项工作，确保档案信息的完整性是对档案管理的基本前提。所以在这一过程中我们务必要对整个档案信息管理的过程实现一体化，运用科学管理手段加强对电子档案的管理，使档案管理在计算机技术和网络技术的基础上支持档案工作的所有业务，比如建档管理、归档管理、档案综合查询、档案借阅、档案借出、档案盘点、档案处理、档案转出等，实现对档案信息接收、传送、存储、使用管理的一体化，使档案管理具有一体化服务职能。
　　3、档案管理工作流程与信息化技术融合
　　工作流程信息化表现在后台操作上， 尽管该方面是群众很少直接接触的， 但是人们对档案信息化管理的满意程度取决于该流程进行的好坏。最大可能就是达到全自动化办公，尽量避免过多人员的加入。档案的信息化管理体系创建成功后，人们最重要的任务就是保护系统的安全，另一方面，就是最大化地减少参与人员数量，这样才能够确保档案管理工作效率。同时， 要达到这个目标，应该制订统一的标准，规范流程，才可以达到档案管理的信息化，这也是创建全套信息管理体系的基础。如果缺少了这些标准，体系中的信息就不能够互相融合，档案信息网络就会堵塞，资源共享也就成为了一个幻想。
　　结束语：
　　随着互联网+时代的到来，档案管理工作信息化是一种必然趋势。将传统的档案管理与信息化技术相融合，利用信息化技术服务于档案管理，并在人、财、物上给予支持，將有效地提高公司企业的档案管理能力，促进公司企业健康、稳定发展。
　　参考文献：
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