事业单位人事档案管理信息化建设与改革

　　事业单位人事档案信息化管理和改革现存的问题
　　人员不足，专业化程度低。目前，很多事业单位的人事档案管理信息化队伍中复合型人才少，信息化管理专业化程度较低。大部分事业单位的人事档案管理人员没有经过专业的培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，如不会把干部档案捆绑成卷，这将可能破坏原始档案的完好度，造成纸张的磨损，导致重要信息模糊，导致人事档案的案卷达不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。
　　管理效率不高，档案利用率低。不少事业单位的人事档案利用工作大多是被动服务，等待领导、公证处等人员来查阅，缺乏主动精神；人事档案利用时，只能提供一些肤浅表面的人员基本情况如党团材料、毕业生登记表、退工等方面，而真正用于人才选拔、培养、开发及预测等方面的较少，由于某些档案中还存在虚假不真实的成分，如有的人没有上过大学，却把原有的低学历拔高。虽然此类档案占了少数，但却影响了人事档案的现实效用和历史价值。
　　档案管理体制不完善。随着市场体制发展需要，国家在人事制度、户籍制度、居住证制度等方面作了相应的措施，使人口流动性越来越大。这些流动人员形成了大量人事档案流动量，增大了档案管理的工作量和难度。由于我国实行“档随人走”的原则，档案流动性的增加，增大了人事档案信息的录入量，有时候还会因为流动性过大而导致了信息录入的不及时。往往该人的档案已经转递到了某管理档案的机构，但由于输入不及时，导致个人查不到自己档案会十分着急，担心自己档案的下落，还会影响其办理其他手续，如落户手续等等。
　　事业单位人事档案的信息化管理和改革的建议
　　事业单位人事制度改革是我国事业单位整体改革的重要组成部分。随着人事制度改革的不断深化，事业单位用人制度也在发生着变化。这就要求人事管理部门在管理方式和管理技术上都要有创新，以适应实际管理工作的需要。因此，建立一个信息完整、反应迅速、灵活高效的人事管理信息系统是非常必要的。
　　增强人事档案管理信息化的意识。建设信息化观念的建设是人事管理信息化建设的关键。管理的信息化，首先应该是观念的信息化。因此，要重视和加强信息化观念建设。在建设过程中，需要各级领导、人事管理干部和广大职工的共同努力。
　　在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
　　对领导者来说，应站在事业发展的战略高度重视信息化建设，不断增强信息化意识，逐步养成自觉使用数据资料和人事信息的良好习惯。同时，对本单位的信息化建设给予相当的关注和支持，参与建设方案的制定和部署。
　　对人事工作者来说，要在工作中能运用各种数据处理方法，深入挖掘和发现有用信息，为事业单位人事管理的科学决策提供可靠依据。同时，做好信息系统的维护和管理工作，使信息化建设的各项规划能够真正落到实处。
　　着力解决档案管理技术信息化的资金问题。在人事管理信息化建设中，资金问题是一个非常重要的问题。很多事业单位，不是不重视信息化建设，也不是没有相应的人才，就是没有足够的专项资金作保障。资金问题已经成为人事管理信息化建设的瓶颈。而人事管理信息化是一个循序渐进的动态过程，要不断发展，就要有持续不断地投入。这样的投入，不仅是对信息系统设备的资金投入，还有对人员进行培训的费用投入。因此，高度重视和妥善解决信息化建设的资金问题，并做好持续投入的准备，是十分重要的。
　　提高改革的质量。围绕改革、服务于改革，事业单位要从三个角度来讲。
　　对于事业单位的工作人员来说，为了确保干部人事档案信息化管理达标升级工作质量，档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，定期对档案有关的各种材料进行认真整理，细致鉴别，做到取之有据，对有疑问、不符合归档要求的材料要及时进行反馈沟通，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，以保证人事档案的权威性、准确性和真实性；以日常人事工作内容为基础，建立人事管理信息系统。按照人事管理工作内容，利用人事管理软件，以模块的方式建立满足日常工作需要的人事管理信息系统。其系统功能包括：人事档案管理、各项工资业务管理、人员招聘管理、绩效考核管理、专业技术人员及高级专家管理、离退休人员管理等。
　　从政府的角度，虽然政府也出台了不少档案管理方面的条例，但是真正每条都按照条例办事的几乎没有，对于施行这些条例的力度不够。流动人员人事档案转递制度不健全、移交不及时。这些原因都导致了流动人员档案管理中难以按时归档并使之齐全完整，使得档案丢失、缺少、涂改、不真实等情况出现，增加了人事档案管理的难度。这就要求国家政府出台更加严密、更加具体、更切合实际、更具法律效力的条款。
　　从法律的角度来讲，档案信息化管理和改革需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。单位党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
　　事业单位在进行相关的改革时，要大胆探索，勇于创新。在维护人事档案的真实性、严肃性和保密性的同时，还应探索通过现代化手段，建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的使用价值；积极建立人力资源信息系统，多角度、多层面的开发人事档案信息，根据干部人事工作的要求和社会生活其它领域的信息要求，进行人才信息的加工整理，使人事档案信息成为能够自由检索、自由提取的系统化信息资源使组织领导能够直观快捷地了解和掌握干部职工队伍状况，有效地提高人事档案信息的利用率和使用价值。

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