知识组织与知识管理的关系探讨|组织知识管理程序

　　[摘要]通过对知识组织和知识管理进行比较，分析两者之间的相似之处和不同之处，并得出它们之间存在的联系，即知识组织和知识管理是两门不同的学科，但它们又是密切相关的，尤其是当涉及到组织如何利用知识的时候，这种相关性表现得更为明显。最后指出知识组织与知识管理这两门学科相互交叉的部分，从而提出值得进一步研究的领域。
　　[关键词]知识组织　知识管理　关系
　　[分类号]G302
　　
　　1　引言
　　
　　在人类文明发展的过程中，“知识”一直是重要的推动力。正是由于知识是社会发展的重要资源，因而人类收集、存储和利用知识的能力就被视为是人类生存和发展的关键因素。自1929年布利斯提出知识组织的概念起，知识组织问题就受到了人们和学术界的普遍关注。尤其是近几年，对该领域的研究更是如火如荼，广泛涉及到各个方面。但即使是专门研究知识组织的学者也很难准确地对该领域目前的研究现状和未来发展趋势进行界定和描绘。这是因为对于一个学科发展现状和趋势的界定和描述包含很多方面的内容，知识组织研究也不例外，其中的一个重要方面就是需要将知识组织间其它相关学科一起进行综合考虑。与知识组织关系最为密切的学科莫过于知识管理，很多时候由于这两门学科在名称和任务上都非常相似，常常会有人将其误认为是同一门学科。因此，探讨知识组织与知识管理之间的关系具有非常重要的理论意义和实践意义。
　　
　　2　知识组织与知识管理比较
　　
　　最早提出“知识组织”概念的是美国图书馆学家、《书目分类法》的编制者布利斯(H.B.Bliss，1980―1955)。在我国，最早使用“知识组织”一词的是著名文献情报学家袁翰青教授，他于1964年在《现代文献工作基本概念》一文中首次运用知识组织一词。综观国内外知识组织概念的起源，不难发现图书情报学界是最早开始研究知识组织问题的。也正因为如此，知识组织经常被狭隘的界定为“对书目记录中的信息进行组织”，这种以文献知识为对象的概念界定对于涵盖知识组织领域广泛的研究内容是远远不够的。
　　笔者认为，若想对知识组织进行准确的界定，首先需要清楚知识组织这个概念被广泛采用的原因：第一，当充分了解知识的组织结构，或是在理想状况下，明确地创建了知识的组织结构用以加强和优化检索，就能够更有效的检索。第二，知识的创造是一个大规模的集成过程，这个过程需要通过优化现有知识结构来给予支持和加强。当知识获取行为完全转变为创建知识结构的行为时，个人或是组织的学习过程无论在效率或是效果上都会得到极大的改善。因此，知识组织这个概念之所以被广泛的使用和采纳，是因为知识组织的实现将对个人、组织乃至社会带来巨大的影响。总的来说，无论从广义还是狭义上定义，知识组织的研究重点依旧是对知识进行组织，而这种组织的目的始终是为了加强知识检索和促进知识的增长。
　　而对于知识管理概念和特征的描述也是层出不穷，存在着多种不同的理解和认识。这种现象的产生是由知识管理的两个同有特征决定的。首先，从知识管理概念的产生过程来看，1986年，知识管理概念首次在联合国国际劳工大会上提出。由于当时大多数学者对知识管理的本质和复杂性的认识大多还处于模糊状态，因此，在这种背景下提出的知识管理的定义本身就可以有多种不同的解释，并且在界定知识管理中其它实体时也受到了这种背景的影响。第二，知识管理最初源于IT界，早期探讨知识管理方法应用的文献几乎都是关于各种不同类型信息技术的应用。这些技术中只有一部分是专门为知识管理而设计的，而其余的事实上只是在原有信息技术的基础上进行了名称上的变换，或者是从其它应用程序中再生出来的软件。以上这两点是知识管理与生俱来的特征，这些特征就决定了知识管理的概念不可能是简单明了的。
　　目前在国外使用较为广泛的一个定义将知识管理描述为“一个用于获取、重组、利用和再造知识的组织体系”。在其他一些定义中也包含有产生、存储、传递、应用等术语，几乎每一个定义都而向组织中的知识。基于这些定义中的术语，我们可以很明显地看到知识管理及其相关工具和技术所涉猎的范围是非常广泛的，而且常常包含知识组织的大部分内容。然而，这种构成知识管理系统的技术方法只表达出知识管理含义的一方面内容。知识管理还有另一方面的内容，即知识管理组织过程和系统必须井然有序，这样用于知识管理的技术方法才能够发挥作用。知识管理系统建立无疑会对整个组织的行为有所影响，迫使组织行为在许多方面发生转变，这些转变包括用于采集组织知识的方法、提供组织知识共享的过程以及在组织成员对知识管理开发不熟悉的情况下促进知识利用的方法等，当然转变还远不止这些。这些对组织提出的要求给知识管理带来了非常大的障碍。例如，在组织中进行知识采集和传播时通常会受到来自知识所有者的强烈抵制，这是因为他们认为如果将知识贡献给组织，那么他们作为专家的价值就会削弱。另外，共享隐性知识的过程需要花费大量的时间和耐心，因为知识所有者和知识挖掘者之间必须经过相当长的时间进行磨合，而且这一过程还很可能会受到管理弹性的限制。
　　由于知识管理产生于一种竞争优先的组织环境中，并且是由一些带有明显技术背景的人提出的，因此可以将知识管理理解为是一组相互协同工作的规则，而不是单纯的将其理解为是管理知识的工具。对于一个完善的知识管理系统，它必须具有适当的组织程序和技术方法，而且它的建立必须与组织的战略目标很好的统一起来。由于与其它信息技术工具相比，知识管理系统涉及的范围更广，这样就很难衡量出知识管理系统是否能够有效的与绝大部分决策支持模型进行兼容。有时也很难判断知识管理系统到底给我们带来的是收益还是成本耗费。通常是需要一个长期的观察过程才能够清楚的显示出知识管理系统所带来的收益。
　　从以上的分析中，可以清楚地看到在知识管理和知识组织这两个领域之间有着非常多的共性。两者都把知识在某个组织背景下的利用作为研究重点。而且两个领域都很清楚在其知识处理过程中组织所扮演的角色。与此同时，我们也能够辨别出它们之间存在的差异。知识组织的研究与分类法的创建密切相关，并将知识作为一种“事物”研究其检索机制。知识组织重视的是可以编码的、外显的、公共领域的、理论性的知识，知识组织的目标是为了获得浓缩的知识信息。换句话说，静态的知识及其组织是知识组织的主要研究对象，知识组织的研究体系在某种程度上都是围绕知识而产生的。而知识管理则不同，它趋向于将知识看作是一种动态的实体，而不是静态的，知识管理所看重的是动态的、难以编码的、内隐的、个人领域的、实务性的知识。知识管理系统主要涉及知识获取、共享、整理和分配。这里的每一个术语都体现了知识管理的研究目的，即为了实现在现有知识基础上的知识创新，并最终使知识得以应用，创造出有价值的成果。受这种研究目的驱使，知识成为知识管理系统成功实现的关键所在。 　　
　　3　知识组织和知识管理的联系
　　
　　3.1　组织中知识的特性
　　在分析知识组织与知识管理的联系之前，需要深入地探讨组织和知识管理系统中知识的属性。从数据、信息到知识是一种飞跃，因为这是一个非常复杂的过程，而且由于在组织间以及同一组织中不同个体间形成的知识通常会有很大的差异，这就带来了知识在构成方式上的高度的不可预知性。凡事都有两面性，这种矛盾既是知识管理系统发展的原动力之一，同时也是知识管理系统发展面临的困难之一。因为知识管理系统开发人员首先需要解决的问题就是如何从各种不同质量、范围和深度的多种资源中获取知识。
　　除了这种难以驾驭的特性外，组织知识还是一个动态的过程。个体的知识是随时间不断增加、消失、扩张和缩减着的。对于组织来说也是一样，组织中的知识随着实践不断增加，随着人们的离开和遗忘逐渐减少，同时也在知识共享和传递过程中得到转移。知识的这种动态性是一把双刃剑：不断更新的知识给知识管理系统的运用带来契机，因为知识管理系统的运用可以减缓这种急速的动态变化；但同时正是这种动态变化给知识的获取和控制带来了巨大的困难，而且随着这种态势的日益严峻，人们会对知识管理系统的开发价值产生质疑。
　　知识的增加和转移是贯穿整个组织的，当知识所处的地点、时间或是形式发生了改变，都会带来知识价值的转变，这就是知识对环境的依赖性。为了能够适应知识的这种特性，需要转变管理知识的方式。知识管理系统需要在恰当的时间、以恰当的形式将知识传递给恰当的人。然而，正确分析知识所处的背景是一项非常艰巨的任务，由于大多数的知识用户只有在开始利用知识的时候才会意识到知识所处的背景，所以对于知识管理系统的开发人员来说，想要预测和规划这些情景出现的可能性是十分困难的。
　　上面讨论了许多知识的特性，从中可以看出组织中的知识是非常分散的。组织中的员工、办事流程(包括正式的和非正式的)、文件、记事簿、软件以及办公室、餐厅、生产车间等地方产生的信息都可以是潜在的知识。知识的这种多样性和分散性是知识管理系统开发人员必须克服的困难。另外，系统开发人员对于知识资源的选择是基于知识的质量和知识的可获得性等因素的，在这个选择过程中没有可以指导系统开发人员的工具，一个错误的选择也不会马上被发现，只有当知识经过了整理并输入系统中才会逐渐显现。
　　因此我们说，虽然某种知识对组织来说是相当重要的，但是这种知识也很有可能和其他普通知识一样没有收入到管理系统中。这种现象通常会影响知识管理的有效性。而且由于知识构成方式的不可预见性，那种自上而下、推理的方法是不能对知识只进行有效管理的。但是正是因为知识有了这些特性，才使其对于公司寻求解决问题的创新途径以及从新思路中分离出竞争优势具有非常巨大的价值。想要找出知识管理系统中知识的组织方法，就必须深入理解组织中知识的特性，而且这些特性也是理解知识组织与知识管理之间关系的关键所在。
　　3.2　知识管理中知识组织的角色
　　在讨论过组织中知识的特性之后，将探讨知识组织是否是知识管理的一部分的问题。在上面论述的知识的特性无疑对知识管理系统提出了挑战，这种挑战包括以下几个方面：
　　3.2.1　知识管理必须应对知识不断变化更新所带来的问题这个问题的焦点在于组织中知识的动态属性。如果变化是可以预见的并且是可以控制的，那么对任何变化着的事物进行管理都会变得容易很多。知识不是少量的，事实上知识正在飞速的增长，而作为知识管理实现的平台和工具，知识管理系统所面临的问题是如何预测组织中知识的变化，以便存储和检索知识，从而保持知识管理的有效性。
　　3.2.2　知识管理必须解决知识管理系统中知识的组织问题这个问题的产生源于知识构成方式的不可预知性以及知识对环境的依赖性。由于隐性知识只有在经过了某种形式的加工和整理后，才能添加到组织的知识库中。系统设计者所面临的问题之一就是对隐性知识进行整理。典型的整理过程包括对隐性知识进行配置，经过配置后的隐性知识可以通过某种形式表现出米，如书面的形式、电子文档的形式、可检索的数据库形式等。然而，在这个配置过程中可能会出现知识不完整、不正确，或者捕捉的是完全不相关或是知识库中已存在的知识等状况。另外，整理过程有时会降低隐性知识中背景描述的丰富性，而这样做会损耗知识的部分价值。知识管理系统当前亟待解决的问题就是要尽可能最大程度的保持知识的语境和沿革，这样有利于使用者更好的利用知识。
　　这里提及的整理并不意味着一定要对知识进行排序。待整理的知识可以存在于文章、表格、图画以及任何一种能够在纸上或是计算机屏幕上表现出来的形式中。在很多情况下，人们按照接收顺序将知识存储于文件中，或是按照作者、主题顺序存储，很少有人用深层的元数据对其内容或是出处进行描述。知识管理领域的最新研究认为这种难于管理的半结构化的知识对于组织来说通常是一种非常珍贵的资源，然而使用者对这种知识的检索能力常常会受到制约，因为他们除了利用关键词之外不知道该怎样检索有用的东西。
　　知识管理系统中包含的知识通常是非常有限的，它不足以囊括整个组织的全部知识。这种局限性的产生通常有两个原因：①在组织过程中对知识的范围进行了限定；②组织成员和系统设计人员缺乏丰富的想象力。但是，组织中的知识依旧存在着，这种狭隘的知识库会阻碍知识的增长，而且这种对增长的限制也会带来竞争优势的缺乏。也就是说我们目前亟待解决的问题就在于如何在知识库的高效检索能力没有提高的情况下，保证组织中全体成员的合理的知识需求。
　　3.2.3　知识管理需要解决知识管理系统建设初期的设计问题
　　与典型的数据库设计过程不同，知识管理系统是先凭借诸如知识地图、概念地图之类的方法为系统设计出某种次序，然后再对挖掘到的知识进行组织。这个问题的产生归因于组织中知识本身的分散性和多样性。在数据库设计中，一个经常易犯的错误就是基于现存的数据来设计表和关系，而不是对组织需要怎样的数据进行分析，并在一开始就提供这样的数据。这种错误所带来的后果就是形成的数据库不能够容纳组织可能产生的所有数据需求，从而必须要对其进行改造(以很高的代价)或者逐渐忽略其真正的作用而转变成数据工具。基于所采集到的知识而不是需求分析对知识进行组织的知识管理系统也将面临同样的问题，但是这些缺陷只是不像一个没有相关关系的数据点那样显而易见。识别知识管理系统中遗漏的地方是一个长期的过程。
　　通过对当前知识管理系统所面临的问题进行分析后，可以清楚地认识到没有有效的知识组织作为基础，知识管理就不能顺利的发展。正如上文所述，与使用知识地图平和概念地图相比，一个有序化的知识库对于知识管理系统的成功更为重要。但是，在知识管理的文献中很少有详细论述这种重要性的文章。有些作者提出使用一种经过分类的、可控的词表 可以帮助解决知识管理系统的检索问题，但是绝大部分知识管理系统中的知识库已经有很好的结构了。从知识组织的角度说，尽管这种词表对于知识管理来说有很大的作用，但是只有知识组织领域的研究能够与知识管理系统的需求结合起来，知识组织才能够成为知识管理的基础。
　　
　　4　知识组织研究与知识管理研究
　　
　　在知识组织研究中至少有三个方面与知识管理所面临的问题相对应。在这些问题中有的还是目前非常热门的研究。
　　首先，当前知识组织的相关研究已经把重点放在某个特定行业或组织。当充分理解了组织的知识需求，并将这种需求与知识组织研究结合起来，那么这种类型的研究将最终提高知识管理系统的效率，同时也能更好地为组织成员提供知识服务。
　　其次，在将知识组织体系与组织的知识需求相结合的过程中，最根本的问题是要有在知识采集过程开始之前创建出完善的知识结构的能力。依靠那些建立在经验主义基础上的知识结构，如知识地图，会导致所创建的知识组织体系是不完整的或是杂乱的。这个问题要求我们的研究不只要立足于知识组织的范围内，还要考虑到组织的行为和战略。
　　再次，在我们对隐性知识进行整理的过程中，我们常常不能完整地将隐性知识转换成显性知识，因此，对处理和划分隐性知识的方法进行的研究就显得尤为重要。叙事分析、语境分析和其它相关研究将会对这个问题有所帮助，但是除非我们具有破解人类心理的能力，否则就需要去寻找一种组织隐性知识的方法来替代许多知识管理系统中目前正在使用的专家目录。
　　以上这些研究内容只是知识组织研究领域的一部分，这些内容也可能会为知识管理研究人员和从业人员所用。而且如果知识管理要想成为组织的一种有竞争力的资源，那么这些问题就必须得到解决。我们可以将这些研究领域看作是在知识管理体系中用于改善组织过程的知识组织方法和概念的实践方式。
　　
　　5　结论
　　
　　这篇论文的写作目的在于描绘知识组织和知识管理这两门学科，讨论他们之间的相似点和不同之处，识别出这两个领域相互交叉的部分并且提出值得进一步研究的领域。知识组织和知识管理是两门不同的学科，但它们又是密切相关的，尤其是当涉及到组织如何利用知识的时候，这种相关性表现得更为明显。知识管理系统是用来获取、管理和传播知识的，而这些知识是与公司长期或短期发展目标相协调的，并在一定程度上满足组织中成员的需求。知识获取方法、组织和检索模式以及将知识结构与组织进行匹配的能力，都非常明显的存在于知识组织的研究范围中。知识管理系统提供了一种结构，在这个结构中，知识组织是必不可少的内容。因此我们说这两门学科虽然有着不同的研究领域，但是也可以在某种程度上相辅相成，最终必将促进知识的创新和利用。

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