[高校图书馆总、分馆管理模式研究] 基于 管理模式的 研究

发布时间:2020-03-07 来源: 幽默笑话 点击:

  [摘要]借鉴现代企业组织结构理论研究成果,运用制度经济学观点,从管理体制、运行机制以及制度安排三个方面对高校图书馆总、分馆的管理模式进行研究,阐明适合图书馆总、分馆协调发展和高效运作的矩阵式组织结构,指出矩阵式组织结构的特点以及在总、分馆管理过程中的实施过程。对总、分馆管理模式的制度机理进行分析,提出适应图书馆可持续发展的“在总馆的统一领导和规划下,以大学科群为主建立学科分馆”的总、分馆模式。
  [关键词]图书馆总馆 学科分馆 管理模式
  [分类号]G251
  
  高校图书馆总、分馆的管理模式涉及到一整套管理思想、管理制度、管理程序和方法论体系。运用制度经济学的观点,归结起来,由体制、机制、制度“三制”组成。“三制”不是三个层次,是三个维度,三位一体。体制以产权为主题,以组织结构为主要内容,解决的是图书馆的利益格局问题。机制以运营为主题,指图书馆在运行过程中组织结构之间的有机联系,解决的是图书馆的动力和活力问题。制度以管理为主题,在方法论层面,解决的是图书馆的服务能力和服务效果问题。“三制”有机组合,实现图书馆科学管理。
  
  1 管理体制
  
  高校图书馆的管理体制决定着总、分馆的隶属关系、利益格局和结构布局,各项功能通过总、分馆的组织结构得以实现。组织结构是图书馆内部各工作部门的排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的框架体系。这种框架体系使图书馆内部管理工作的信息流、人流和物流有序运转,直接关系到图书馆办馆目标和功能的实现。
  以往图书馆大多为“直线型”的组织结构,上层发布行政命令,下方各层分步实施,层级较多,中间环节较多,信息失真,组织结构缺乏弹性。在现代信息技术条件下,需要一种使图书馆高效运作的组织架构,可以有效地疏导信息流、人流和物流,有利于业务流程科学化,提高办馆效益。借鉴现代企业组织理论的大量研究成果,足以证明,矩阵式的组织结构是一种分权式的管理模式,具有高效管理的特点。
  
  1.1矩阵式组织结构的概念及特点
  矩阵式组织结构是一种扁平结构形态、管理幅度大、管理层次少的结构。在这种结构中,处于各个节点上的工作人员有着纵向、横向和斜向的工作隶属关系。纵向关系,是本部门与上下级之间的工作关系;横向关系,是不同部门承担同一性质的工作之中的协作关系;斜向关系,是一个工作人员同时参与不同工作组,一对多的工作协作关系,这三种关系在结构上形成了一种类似“矩阵”形状的结构,因此将其称为“矩阵式组织结构”。矩阵式组织结构具有如下特点:
  1.1.1促进入和信息流动
  矩阵式组织结构打破了传统图书馆直线结构的条块分割现状,使人流通过纵向、横向、斜向的工作协作关系直接而迅速地交流信息,图书馆可以通过对人员的重组达到整合业务流和信息流,提高组织的运作效率。从信息流动的方向来说,信息由上至下和由下至上两个方向双向流动;从信息流动秩序来说,信息遵循逐级流动的规则而不跨级流动;从信息流动效率来说,管理者能较快捷地部署工作方案,信息流动高效。协作关系有利于人员间信息交流,减少了组织中信息不对称的问题,增加互相学习的机会,使每位馆员在工作过程中积极发挥主观能动性,自觉地完成工作,提高效率。
  1.1.2扁平化组织特性信息技术的应用,整合关联度大的业务部门,缩减组织中不必要的工作层级,精简了中层;组织结构的日益扁平化,健全组织内部信息沟通过程,上下级之间信息传递速度快、信息失真可能性小,减少决策的不确定性,进而适度放权。与此同时,通过各项业务加强组织结构中的“垂直”、“水平”以及“斜向”联系,有利于各职能部门之间、各分馆之间、各职能部门与分馆之间的沟通,将集权化特性和分权化特性较好地结合起来,做到既讲分工又重视协作。
  1.1.3增强组织弹性和适应性矩阵型组织结构可使针对特定任务的动态团队发挥个体优势,集众家之长,提高项目完成的质量。责任明确后,团队中各种人员的交流大为增强,有利于工作创新和知识创造,充分利用人力、物力合理配置资源,避免不必要的浪费。组织结构机动、灵活便捷,不必受行政体制及各层组织的干扰,从而适应图书馆在发展过程中的动态变化。同时,合理的资源配置使组织富有灵活性,易于适应工作任务与客观需要的变化。
  1.1.4加强团队合作意识①矩阵式组织结构使组织内部目标明确,有团结合作的精神和氛围;②内部组织界限模糊,人员组成及职责跨越若干部门,既有分工又有合作;③具有学习功能,通过学习提高解决问题的能力;④任务明确,团队领导人的主要任务是沟通、创新和协调,团队成员的主要工作是沟通、创新,针对问题提出解决方案。
  
  1.2矩阵式组织结构运作模式
  高校图书馆总、分馆管理采用矩阵式的组织结构,既有总馆按职能划分的垂直领导系统,又有按项目划分的横向、斜向的协调关系结构,做到条块结合、协调有序,保证图书馆整个系统的正常运行。纵向、横向和斜向代表三个管理系列,横向代表的是的职能部门系列,分馆管理部作为职能部门之一,在总馆领导下,与其他部门一道,完成总馆的各项职责与使命;纵向是根据分馆不同的学科专业特性而组建的学科分馆系列,它们具有相同的工作职责,与总馆一起,共同承担全校文献资源的保障和服务任务;斜向是不同部门和不同业务机构为完成相同的任务而组成的工作协作组。这样纵、横、斜交叉即构成总、分馆矩阵式组织结构模式。如图1所示:
  以分馆N3为例,在横向的关系中,N3与采编部、咨询部等业务部门进行沟通,受总馆各业务部门工作人员A、B、C……等的业务指导;从纵向的关系看,分馆N3受分馆管理部的直接领导,同时还与其他分馆保持密切联系,分馆管理部作为协调总馆与各分馆的专门机构发挥了独特的作用,它负责制定分馆建设中的工作计划并具体实施,对分馆N3等进行业务培训、指导和管理。在斜向的关系中,N3参与技术部等业务部门主持的项目组的活动,并在其中与其他业务部门的参与者进行交流,如与采编部门工作人员X,与咨询部工作人员Y等共同工作。从图1中可以看到:每个分馆都在横向、纵向和斜向关系上与其他部门形成一个矩阵式网络结构,每个节点都显示出它们的合作关系。在矩阵式组织结构中,结构是固定的,但参与的人、参与的时间却因项目的不同而不同。在这种管理模式下,总、分馆能够更好地实行统分结合、灵活多变,适应性强。
  总之,矩阵式组织结构使图书馆总、分馆实现了集权化和一体化的管理,进行总体布局和规划,有效调动各方的积极因素。由此产生的总、分馆制管理模式,对人、财、物等资源有机整合、机构重组、业务归口、资源共建共享。特别是分馆在总馆的调配和指导下,在为 学科服务方面显示出良好的发展态势。
  
  2 运行机制
  
  查阅《辞海》,机制原指机器的构造和动作原理,生物学和医学通过类比借用此词。长期以来,“机制”一词早被社会学者借用,来描述一个独立组织的内部结构、机理、机能同外界的沟通与关联。同理,图书馆机制是指:“图书馆内部各构成要素之间相互联系、相互制约、相互作用的运行方式及其功能协调”。运行机制强调规则程序形成的整体秩序,因此总、分馆应视为一个整体进行研究。
  
  2.1图书馆总、分馆的良性运行机制
  体制决定机制。总、分馆的管理体制决定了总、分馆内部各要素之间的相互联系和制约关系,也决定着适应我国高校改革和发展的良性运行机制。健全的图书馆机制包括许多方面,我们仅对涉及在图书馆运营过程中的启动机制和运行机制进行研究。
  图书馆内外因素综合形成的启动机制,是图书馆在日益激烈的社会竞争中求生存谋发展的重要前提。目前在由学科资料室向学科分馆过渡的过程中,许多高校为了适应形势的变化,采用“行政命令一刀切”的方式,即由学校发布行政命令,将原隶属于各学院的资料室统一划拨到图书馆名下,建立学科分馆。这种方式作为总、分馆的启动机制,既是追求服务质量和服务效益为基础的发展内驱力,同时也是读者需求的外在驱动力。
  在启动机制的正确引导下,图书馆要步入快速发展的轨道,必须建立良好的运行机制。运行机制是使图书馆进行正常和有效的文献信息活动的机构、制度和程序的总和,它保证图书馆工作的顺利进行和良性循环。从图书馆的内部组织结构看,运行机制表现出有机的协调和组织能力;从运行过程看,对组织的行为有较强的可操控能力;从运行结果看,组织表现出较高的效率和效益。
  
  2.2良性运行机制在图书馆中的实施
  总、分馆的良性运行主要表现在以“读者满意”为宗旨的读者服务机制和效果上。
  首先,建立良好的读者服务机制。“读者第一,服务至上”的服务理念具有深刻的内涵,它从满足读者的根本需要出发,充分挖掘馆员的潜力与活力,为读者提供“学科化”的服务。高校图书馆总、分馆以“读者满意”为宗旨的服务机制具体表现在:①总、分馆统一规划,借、阅、藏、网一体化。总、分馆作为有机的整体,依托图书馆集成化管理系统和信息资源门户统一对外服务,实现通借通还。采用借、阅、藏合一的书库管理模式,通过“超市化”、全开架的分馆布局形式,“麦当劳化”统一的服务形式,对全校师生开放。通过分层次的文献资源的有效配置,达到文献分藏、读者分流的目的。利用主页宣传图书馆的各种资源与服务,实现分馆基于学科的“一步到位”的专业信息服务和真正意义上的资源共享。②形成动态知识服务团队。针对分馆的服务对象和学科特点,以特定任务为导向、学科专家和图书馆专家为成员、信息技术为手段、知识服务为目的,有效组合总、分馆的工作人员,形成知识服务团队。根据工作目标,跨跃部门的界限,适时调整和重组服务团队,改变分馆的封闭状态,使分馆从单打独斗型向总、分馆团结协作型团队转变,从结构化服务部门向动态知识服务团队转变,建立起让“读者满意”的服务机制。
  其次,建立有效的评估和考核机制。总、分馆作为一套管理系统,建立统一有效的评估和考核机制。1990年6月,美国大学和研究图书馆协会(AEKL)在其协会“馆长圆桌会议”上出台了一份行业文件《大学图书馆分馆发展纲要》,文件指出:图书馆分馆被视为一所大学图书馆系统中不可分割的组成部分。因此国际图书馆协会联盟(IFLA)出版的《学术图书馆绩效评估指引》中所述的评估标准一直指导着美国大学图书馆总、分馆的评估工作。其中,分馆使用的评价标准主要包括:有足够的预算方案、馆藏量、读者利用量、文献保存和保护方案、服务的充分性等。评估机制能够保证分馆目标与总馆系统的一致性。除了持续不断的评估过程,分馆还应建立定期的考核机制。这些机制本着“以评促建”的基本原则,考虑到分馆服务学科和服务对象的具体要求,特别要注意到分馆对教学与科研的支持水平、读者满意度等因素,通过指标的衡量探讨机制的合理性,保障图书馆可持续的发展。
  
  3 制度安排
  
  在经济学领域,经济学家们给出了制度诸多的定义,其中诺贝尔经济学奖获得者诺思(Douglass C.North)认为:“制度是一系列被制定出来的规则、守法程度和行为道德、伦理规范,它旨在约束主体福利或效用最大化效益的个人行为”,“制度是一种社会博弈规则,是人们创造的用以限制人们相互交往的行为框架。”按照蒋永福教授的观点,制度具有如下功能:①能够明确发展方向和目标,给人们以行为预期,从而减少不确定性;②能够规范决策行为,公开和提供决策信息,从而规避盲目性;③能够约束或规避决策及其执行过程中的机会主义行为,从而保证决策目标的实现,降低决策的执行成本;④能够提供评价标准即给人们指出行为的合理性、合法性依据,并给那些不合理、不合法的行为以制止或制裁。
  
  3.1图书馆制度及其制度安排
  图书馆制度是诸多制度中的一种,指图书馆等机构制订的,以一定的信息行为和信息经济关系为规范对象的各种规则、规定、章程、守则等的总和。
  制度安排(Institutional arrangement)是制度经济学领域中的概念,按照著名经济学家林毅夫教授的解释,就是规范特定行动和关系的一套行为规则。实际而言,制度安排就是制度的具体表现形式。一般情况下,“制度”指的是制度的一般表现形态,而“制度安排”指的是某种具体的制度形式。图书馆制度同样具有上述功能,制度通过制度安排来实现其功能。
  
  3.2总、分馆管理模式的制度机理
  首先,学校是图书馆制度的决定力量。高等学校根据办学目标和长远规划,规划图书馆的总体制度,促进学校资源的优化配置,稳定各利益相关部门,提高图书馆总体服务效率,实现利益最大化。总、分馆的建立需要重新确立图书馆和各院系主管之间的关系,重新划分人员和财产归属权,影响到人、财、物三方的制度调整,因此,在总、分馆的管理模式和制度安排中,学校对图书馆总体发展趋势的把握和行政决策对图书馆的可持续发展起到至关重要的作用。
  其次,图书馆总、分馆既是制度的承载体又是制度的供给方。按照在总馆的统一规划和领导下建立分馆的思想基础,作为制度的承载体和供给方,总馆确立总体目标、设定岗位职责、实施统筹方案、安排人力资源、确定评估机制,并制定一系列的具体制度,如,岗位聘任制度、文献资源采访制度、借阅政策、学科馆员工作制度、工作人员考评标准等,确保其良性运行。此过程中所设立的运行、保障、监督、考核等方面制度的过程,就是制度安排的过程。同时,总、分馆工作有序的进行,也是承载制度需求所致,供给方应及时供给,以防制度真空、制度缺位现象的产生。制度需求与制度供给之间 动态平衡,相互适应,才能保障总馆目标的实现。
  第三,读者是总、分馆制度的权力主体。学校在运用行政权力发布行政命令时,应充分考虑到读者是总、分馆制度的权力主体,从读者对文献的个性化需求出发,从学科建设的长远发展出发,从读者利用图书馆的行为习惯出发,从图书馆可持续发展的角度,保护读者的合法权益,特别是一些规章制度的制定,应考虑以维护和保障读者的知识自由权利为宗旨,避免一些限制或约束读者行为的条文,规范图书馆的服务行为。
  
  4 高校图书馆总、分馆管理模式展望
  
  通过以上对管理体制、运行机制以及制度安排三个方面的分析,并结合目前高校图书馆总、分馆建设的实际,笔者认为:在国内高校总、分馆管理模式的建立上,应注意体制、机制与制度的相互关系。好的体制,确保好的战略决策;好的机制,确保好的战略执行;好的制度,确保战略执行到位。三者有机互动,促进图书馆总、分馆良性运营,可持续发展。
  总结以上论述,针对总、分馆的建设,提出如下建议:
  ?成立“学校图书馆战略发展委员会”,指导总、分馆的建设。总、分馆建设作为一项发展战略,学校的决策至关重要。将图书馆的发展列到学校的议事日程中,注重“顶层设计”,从管理体制上保证图书馆可持续发展所必备的条件,在人、财、物、馆舍等方面加大投入和协调的力度;
  ?成立图书馆分馆建设工作组,具体规划总、分馆的建设工作。保证总、分馆各项业务的良性运行,统筹规划全校的文献资源建设,指导各分馆的学科化服务工作;考评总、分馆服务能力和服务效果;从制度建设上规范业务行为,平衡工作人员和读者的利益等;
  ?建立“在总馆统一领导和规划下,以大学科群为主建立学科分馆”的模式。模式的建立将有助于合理配置全校文献购置经费;整体规划全校文献资源的建设和布局,提高全校文献资源保障能力;有利于优化图书馆为学科服务的能力,提高读者的满意度。为了实现以大学科群为主建立学科分馆的理想,建议按1998年高等教育出版社出版的,国务院学位委员会办公室、教育部研究生工作办公室编的《授予博士硕士学位和培养研究生的学科专业简介》中的十二大学科门类的学科专业体系来规划学科分馆的建设,具体见图2。
  但考虑到种种现实因素,从目前我国高校图书馆总、分馆建设现状来说,立即取消资料室,完全实现分馆化是不太现实的,特别是教育部在相关重点学科基地的建设中,明文规定必须有与之配套的学科资料室,这更加大了整合学科资料室的难度。目前,我国高校总、分馆建设基本实现了基于网络的统一的管理系统、目录系统、借阅系统、电子资源检索系统,在此基础上,走“总馆-资料室-学科分馆”多级并存的模式,距离“在总馆统一领导和规划下,以大学科群为主建立学科分馆”的理想模式还有很长的路要走。此外,从国外总、分馆实践来看,在着重建设物理实体分馆的基础上,根据技术环境变化发展“虚拟分馆”(Virtual Library)将作为网络环境下图书馆信息服务的有益补充。
  综上,笔者所探讨的“在总馆的统一领导和规划下,以大学科群为主建立学科分馆”的总、分馆管理模式,可以有效实行图书馆人、财、物的统一管理,提高图书馆为学科服务的实力和水平,分馆在文献分藏、读者分流、个性化服务方面发挥优势。总馆与分馆互相配合,形成分工合作、互为补充的关系,形成全校的文献资源保障体系,为研究型大学的发展、为与学校发展目标相适应的世界知名高水平图书馆的创建奠定坚实的物质基础。
  
  参考文献:
  [1]佐佑顾问,制度-机制-体制换个角度看企业三制,[2005-10―13],http://finance,sina,com,cn。
  [2]李正祥,关于我国图书馆机制建设的思考,图书馆理论与实践,1992(3):8―10。
  [3]诺思,经济史中的结构与变迁,陈郁,罗华平,译,上海:上海人民出版社,1994:225―226。
  [4]蒋永福,王株梅,论图书馆制度-制度图书馆学若干概念辨析,中国图书馆学报,2005(6):10-13,24。
  [5]阳国华,论图书馆制度创新,图书馆学研究,2003(8):11-12,78。
  [6]王株梅,图书馆制度:定位及内在机理,图书馆学刊,2006(2):3―4。

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