浅析医院人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径

　　[摘 要]随着科学技术的发展，各行业开始将计算机技术引入内部人事管理，医疗行业也不例外，通过将信息化建设和信息化管理引入医院档案管理，不但能提升工作效率，还能推动医院健康发展。本文首先分析了医院人事档案管理的现状，然后分析了人事档案信息化的意义，最后总结了人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径。
　　[关键词]医院；人事档案；信息化建设；信息化管理；实现途径
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.075
　　[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）14-0-02
　　医院作为服务性机构，建立时间越长人事档案信息越多，管理问题也就越突出，因此需加强对人事制度改革。与此同时，医院还要在人事档案管理中合理使用信息化技术，有利于提高人事档案管理质量和效率，促进医院实现可持续发展。
　　1 医院人事档案管理的现状
　　1.1 模式方法落后
　　在信息技术快速发展的现阶段，部分医院在对人事档案进行管理时仍使用传统的管理模式，不但影响人事档案的管理质量，还无法满足现代化的医疗环境需求。人事档案管理多为静态形式，未将信息技术引入其中，严重制约着人事档案管理的发展。
　　1.2 更新缓慢，利用率低
　　随着医院建立时间的延长，工作人员和就诊患者一般会越来越多，导致档案资料持续增加，然而由于档案管理中未使用信息技术，会延缓档案信息的更新速度。并且，由于部分管理者并不重视人事档案管理，导致出现新情况后无法及时使用档案信息，降低了人事档案的利用率。
　　1.3 容易丢失
　　目前，在医院的人事档案管理中，内容造假或缺失现象很多，从而会影响人事档案资料的完整性和真实性。由于人事档案管理中对档案不够重视，前期投入不足，导致无法采购新型设备和引进新技术，进一步造成人事档案收集不够准确和完整，甚至部分管理者在使用档案时还出现失真现象，降低了档案的有效性。另外，人事档案管理人员的工作素质和业务能力也有待提高，整理能力不足就会使档案资料出现大量的虚假信息，会影响人事档案的可信度。
　　2 医院人事档案信息化的意义
　　醫院人事档案是一种原生的信息资源，对医院内部人员调动、管理决策有着重要影响。人事档案信息化管理的实现，是新形势下医院发展的要求，随着近年人力资源管理理念的深入，医疗体系得以改革，逐渐体现出人事档案管理的作用。加快信息化建设，不但能充分发挥人事档案的作用，还能提高利用率。因此，加强人事档案信息化管理非常重要。
　　借助医院内部网络建立统一的档案工作平台，不但能及时发布、传递和加工档案资源，还能共享档案资源，减少工作人员的工作量，提升档案信息的时效性。与此同时，医院还可使用一体化的系统，借助有效的权限管理，构建电子式的查询系统，能够节约医院的物力资源、人力资源，还可将人事档案存储于软盘、优盘中，减小了档案所占据的空间。此外，医院还可选用合理、高效的管理系统，预防信息外泄，提高管理水平。
　　3 医院人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径
　　转变传统的管理模式和手段，使用计算机对人事档案进行管理，能高效地分析、存储、查询档案信息，为管理人员提供全面、准确的信息资源，有利于构建开放性的信息系统，能够充分发挥档案资源的作用。
　　3.1 转变传统的管理模式
　　要想推动人事档案信息化发展，管理者要在分析医院现状的基础上，转变传统的管理模式，提高档案信息的利用率。首先，转变以往的管理理念，树立新的服务意识，提高工作主动性和积极性。在实际工作中，管理人员、相关工作人员都要重视档案信息，提高档案的利用率。信息化背景下，人事档案信息化管理已成为主要的发展方向，要想实现该目标，就要在现代化的管理理念下管理人事档案。无论是人事档案的管理形式还是来源，都会在时代的发展中发生变化，要想加强人事档案管理就要对管理模式进行创新。从当前的档案管理来看，主要为电子资料载体、纸质档案，仅使用传统的管理模式和手段已无法满足需求，而新载体的出现从某种程度上推动了管理模式转变。其次，服务是人事档案管理的属性之一，因此管理人员要增强自身的服务意识，保证档案信息的真实性、完整性。医院发展中出现异常时，管理人员要及时参考人事档案进行处理，特别是现代社会快速发展的背景下，更是要加强档案管理，便于充分发挥档案信息的价值，为开展日后工作提供保障。最后，在医院的人事档案管理中，档案管理室、科室使用的是不同的模式，传统的管理模式比较呆板，故而需创新管理模式，实现资源共享，提升人事档案管理水平。
　　3.2 加大人才培养力度
　　人事档案管理需要复合型、高素质的人才，除要掌握专业的管理知识外，还要具备计算机知识、外语知识，更要在实际工作中遵守相关标准和法律。但是从当前的人事档案管理工作来看，工作人员普遍存在学历低、信息化素养低、管理知识缺乏等问题，因此需加大对管理人员的培训力度，以此提升工作能力和知识水平。同时，医院还要引进优秀人才，适当提高工资报酬，让他们能够在自身岗位发挥价值。
　　3.3 细化信息化建设的分析框架和制度框架
　　在人事档案信息化建设中，管理人员需要借助计算机的分析和处理功能，对人事档案中的数据进行处理，便于提高档案信息的处理效率，保证数据分析的精准度。在加强人事档案信息化建设时，首先要满足宽带化需求，在原有的管理中心、网络结构上，借助计算机办公为信息化建设提供足够的物质支持。另外，还要基于自身情况开发数据库软件，明确分项的录入和标注相关信息，尽可能提高存储能力和相应软件的可行性，利用行之有效的分析能力提升管理水平。
　　以往的人事档案管理中，其模式多为人工管理，时间长、工作量大，再加上多反复性工作，降低了工作效率。此外，人工处理也无法及时传递和分享信息，导致运行流程缺失。而完善信息化管理机制，能在保证管理效率和质量的同时，建立规范化的制度框架。由此可见，要想实现信息化管理，就要合理使用网络，根据医院实际建立管理制度和条款，在充分发挥信息管理效能的情况下，优化处理策略，强化信息化管理机制的约束性，以此实现最终的管理目标。

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