铁路企业档案管理信息化建设探究

　　摘 要：档案是对历史的真实记录，具备社会性、价值性，管理档案对企业而言至关重要。随着科技持续进步，铁路建设高速发展，铁路企业档案管理信息化建设变成铁路建设的重要部分之一，下面就主要探究铁路企业加强档案管理信息化建设的几点策略，促进档案管理水平的提升。
　　关键词：铁路企业；档案管理；信息化；建设策略
　　铁路企业是组成交通事业的重要部分，是国民经济的关键性支撑，而档案管理则是铁路企业的重要内容，影响铁路事业的进步与发展。铁路企业档案数据类型较多，且数量很大，工作较为复杂，怎样提高档案管理工作效率是摆在铁路企业面前的重要课题。加强档案管理信息化建设则有利于铁路企业提高档案管理效率与质量，减少人员工作强度，预防档案归档不及时，同时共享档案信息资源，促进档案的利用，方便查找。在实际工作中，铁路企业可尝试采取以下策略加强档案管理信息化建设：
　　1 加快网络化建设，形成档案管理合力
　　对于当下铁路企业档案管理模式比较落后的问题，档案部门及人员应注意利用办公局域网成立电子文件数据管理中心，对各个系统归档的电子文件进行集中统一管理，在铁路系统中共享档案电子文件信息资源。例如：铁路档案人员要通过档案查询网页，快速建设档案信息资源数据库，组织相关人员浏览档案数据、问询档案信息，促使铁路档案管理信息系统能联系企业所有职能科室与班子成员，实现数字化的档案信息资源管理、网络化的档案信息资源利用服务、自动化的档案管理工作、法制化的档案信息管理。档案人员还要聚焦对铁路企业重大的活动、事件以及重要的会议、工作、人物等的档案监管工作，结合常规档案和即时档案，结合各方力量提高档案管理信息化建设水平[1]。铁路企业还可建立设计、施工等档案专题数据库，集合铁路企业产品的研制以及开发、生产等信息；铁路企业的档案部门务必要全方位参与单位信息化建设，积极介入单位管理流程，加强监控单位各类型文件材料的运行，保证纸质档案和电子档案保持一致，确保档案数据信息真实有效。
　　2 加强标准化建设，统一采集数据信息
　　档案管理信息化建设标准主要有归档电子文件、管理电子文件以及标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用档案信息资源等，要求铁路企业档案人员在著录、标引档案信息时严格依据《档案著录规则》和相关法规；铁路企业档案管理要主动参与国际质量认证的贯标活动，通过与信息化建设适应的新标准、新规章，加快档案管理信息化进程。这主要体现在归档电子文件、对各类档案进行计算机管理与检索以及库房管理等，促使铁路企业档案管理信息化建设实现良性发展。例如：《中华人民共和国铁道行业标准》TB/T 1588-85分类标准是铁道部档案管理在手工模式下的科学分类标准，便于手工管理、查找，但在当今的网络信息化时代，这一标准显得过于死板，若每个专业都编号排架，不仅费时费力，且查找难度大，应结合实际情况探索铁路档案管理标准，即淡化整理，细化检索。这种标准与原则便于生成和管理流水号，能确保档案分类信息的完整性，通过流水号对档案进行查找和管理，实现对数据信息的统一采集，提高档案管理工作效率。
　　3 加强安全性保障，规范铁路档案管理
　　铁路企业档案的社会性、价值性以及唯一性、原始性等决定着档案信息安全管理也非常特殊，档案部门不但要确保档案信息内容的完整、真实和有效、可读、不被泄露或者是窃取，还要确保档案文件的历史痕迹和原貌，更关键的是持续地、长期地、安全地保管档案。例如：在铁路企业档案管理信息化建设中，档案人员要建立评价档案管理风险的工作体系，通过有效的方法与措施对风险进行预测，提前建立完善的档案管理安全防范体系，致力于维护铁路档案信息安全；建立档案安全技术保障体系，提高信息管理系统的免疫力，强化保障铁路档案信息安全性的硬手段，同时采取生物识别身份认证、防偷窃等措施，强化保障铁路档案信息安全性的软手段；采取硬盘加密、数据加密、容灾备份等加密措施保障铁路企业档案信息在网络中传输、在系统中存储、在用户访问等过程中的安全性、完整性、真实性。
　　铁路企业还要注意保障档案信息安全的持续性，要注意建立制度化、程序化的档案管理信息化建设模式并加强落实[2]。铁路企业档案部门要建立网络、系统以及数据、应用等的规范化制度，规范档案管理信息化建设操作流程。例如：铁路企业应持续加强对施工单位编制档案、保证档案安全的培训，发放档案编制模板，加入实作培训，现场示范，提高各铁路施工单位对编制项目竣工资料的重视度，明确竣工资料的整编、移交等职责，加强竣工资料的编制能力，保证安全、全面地搜集竣工数据信息。铁路企业还要基于自身特征，遵守开放性、兼容性、系统性以及前瞻性等原则建立健全档案管理信息化建设制度体系，将定义、鉴别、储存、数据以及查阅等纳入规范化范畴，保证铁路档案管理信息化建设的快速健康发展。
　　总之，在新时代，铁路企业应适应发展形势与发展需要，充分认识档案管理信息化建设的优势，在日常档案管理工作中加快网络化建设，加强标准化设计及安全性保障，形成档案管理信息化建设合力，统一采集档案数据信息，促使铁路檔案管理信息化建设不断趋于规范化，提高档案管理效率与质量，为铁路事业的发展提供基础保障。
　　参考文献
　　[1]姚琳.铁路档案创新管理模式之探析[J].质量探索，2016（06）：88+87.
　　[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18.

相关热词搜索：信息化建设 探究 档案管理 铁路 企业