医院档案管理与信息化建设

　　摘要：醫院档案管理及信息化建设是医院管理工作的一个重要组成部分。是当代医院与医学发展的关键。医院的建设和发展正处在一个非常时期，医院档案管理也面临着许多新的问题。本文通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性， 针对性地提出应对措施， 供医学研究者和医院管理者参考。
　　关键词：医院；档案管理；信息化
　　医院档案是医院行政管理、医疗、科研、教学、设备、基建、财务等各项工作中所形成的具有保存价值的文件、图表、簿册、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案，是医院的历史记录和宝贵财富。是医院各项工作的真实和客观记录，是医疗工作过程中不可缺少的信息资源。随着科学技术发展和计算机技术的普及和应用，电子文件大量产生，使得档案信息快速向数字化方向发展，医院电脑管理信息系统的建立是一种必然的发展趋势。传统的档案管理方式和技术手段已越来越不适应信息化的发展潮流，档案信息化管理将成为档案事业发展的新动力和新主题。目前，尽管新政策和信息技术已广泛应用于医院档案管理中，但仍然存在不少困难和挑战。因此，加强医院档案信息化建设有着非常重要的现实意义。
　　一、医院档案管理信息化建设的重要性
　　（一）改善了医院档案管理模式
　　在传统的档案归档方式中，档案材料大多是以纸质化的形式存在的，随着时间的推移，档案材料日积月累，数量越来越多，占用了大量的储存空间。在档案的整理、保管上花费较多精力，而在档案的收集、开发和利用方面工作做得不够，甚至严重滞后，常常是业务部门需要什么，档案部门才提供什么，利用工作带有明显的盲目性和被动性，严重影响了医院档案工作的发展。
　　（二）有利于保护珍贵的档案原件
　　将医院的各类档案进行信息化处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的。还可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。
　　（三）有利于档案信息资源的整合和共享
　　档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航，可扩大原始档案的应用程度和应用范围，有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率。
　　（四）使档案管理效率大大提高
　　将档案信息化处理后可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，利用计算机软件进行工作，通过网络进行档案信息的转换和提取，并对其进行档案管理，大大改善了工作条件，有效地提高了医院工作效率，使档案管理工作更加规范化。
　　二、医院档案管理的现状特点
　　随着科技的进步与社会的发展，传统的手写档案已远远不能适应时代的需求，传统档案以纸质文书为主，而在计算机网络技术不断发展更新的现代社会，许多医院，尤其是一些集医疗、教学和科研为一体的综合性三级医院，因为其病人数量较多，传统文档较难进行档案管理，信息技术已成为医院发展的核心，广泛应用于管理工作中，使档案资料的范围越来越多，因此电子文件逐渐地取代了以往的文字材料。但很多医院档案室一般归属于医院办公室，档案管理人员流动性大，事务多，缺乏档案专业知识和创新意识，有的还身兼数职，造成档案管理和医院整体工作脱节。档案管理属冷门专业，必须要有热心肠的人才能做好，但医院档案管理多数管理人员并未经过档案学或医学方面的系统培训和学习，缺乏以电子信息技术对档案进行管理的相关经验。仅凭具体工作人员的工作热情和个人对档案工作的理解，不仅不系统、不规范，而且不能较好地与医院实际工作结合，更谈不上建立符合医院管理实际、完整系统的档案管理制度。经常出现领导在决策中“无档可查”的现象，一定程度上制约了医院管理水平的提高，给医院发展造成一定影响。因此，专业的档案管理人员必须与时俱进，不断加强学习，否则很难适应新的发展需要。
　　三、不断提升医院档案管理的现代化水平
　　一是健全档案管理制度。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，有条件的医院成立专门的档案管理科，并明确其职能，将医院各科各部门的不同的档案分门别类进行统一综合管理、统一考核，使档案管理与医疗同步发展，综合管理能充分发挥档案的整合效能。二是加强档案网络化建设。档案人员应深入临床一线或各职能部门调查了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求，提高对医院档案数据的敏感性，对科研管理和临床实践过程中所形成的有参考价值的文件材料进行重点管理，不断地有针对性地为医疗、科研和教学工作提供信息。三是加强档案硬件系统建设。电子化的档案管理需要现代化的档案硬件设备，根据医院档案室建设标准，配置相应档案管理所需硬件，以现代化装备更好地服务档案工作。
　　医院档案管理信息化是市场经济条件下对医院管理更加专业化和职业化要求的产物，是提升医院市场竞争力的重要手段。加强医院信息资源管理对医院领导决策化和医院现代化建设极为重要。面对新的形势，医院档案管理必须全面实现医院档案资源的共享，为医院和社会提供丰富的档案资源和最优质的医疗卫生服务，使医院的档案管理工作走向全方位现代化。

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