浅谈档案管理信息化建设的思考

　　摘要：随着计算机网络技术的进步和普及，人类社会已经进入了一个信息化时代，这就使得档案信息化建设成为影响新时期档案管理和档案服务的重要因素。档案管理工作者应掌握新时期档案信息化建设的内涵，明确新时期档案信息化建设的意义，探索新时期档案信息化建设应采取的措施，以此促进档案管理工作的与时俱进，加快新时期档案信息化建设的步伐。
　　关键词：档案管理；信息化；建设
　　档案管理的信息化管理，就是通过对计算机技术的利用将单位内相关业务的档案资料采用信息技术的方式所进行的管理工作，这样可以让档案使用者更方便的将档案查找出来，从而有效地发挥出档案的作用。在这一过程中，信息化手段能够有效提升档案加工效率。档案管理工作可以具备使单位以过往的业务信息为基础，通过改正以前所出现问题实现新的突破来获得更好地发展。
　　一、新时期档案信息化建设的内涵
　　档案信息化建设以《档案法》和《全国档案信息化建设实施纲要》为指导，紧密结合新时期计算机网络技术和社会信息化的发展趋势，以促进档案管理由传统的档案保管、利用职能向档案信息采集、档案资源开发、档案信息传播和档案信息服务等多方位职能转变为核心，实现档案信息的接收、编研、存储、利用一体化。其实质性内涵主要体现在以下几个方面：首先是档案信息的数字化。传统的档案资源以纸质为主，不仅查阅方式和渠道单一，而且可能会对档案资料本身形成无法预测的损害。利用计算机、扫描仪、激光打印机、光盘刻录机等设备将纸质档案资料转化为数据化的电子文件，从根本上改变了档案资料的物化属性，提高了档案资源的维护和服务效能。其次是档案查阅的网络化。对于纸质档案资料为主的传统档案馆（室）而言，要查阅档案资料，不去档案馆（室）是无法实现的。而在完成了档案信息化建设的背景下，档案利用者完全可以在电脑、手机等网络终端自主选择和远程查阅。这就打破了档案资料查阅、利用的时间和空间限制，既节省了查阅者的时间，也便于档案资源的激活、互通和高度共享。第三是档案管理的自动化。在传统档案管理模式下，无论是档案资料的保管、整理还是查阅、利用都要采取人工的方式，档案管理工作的强度大，管理效率还难以保证。通过档案信息化建设，档案馆（室）形成了馆藏资源的数据库，档案管理人员只需利用电脑就可以全面掌握档案资料的搜集、整理、存储和查阅状态，推动了档案管理自动化的实现。第四是档案服务的社会化。传统档案馆（室）的服务对象以到馆（室）查阅人员为主，呈现出相对封闭的服务格局。
　　二、加强档案管理信息化建设的方法
　　（一）建立完善的档案管理体系
　　第一，开展档案工作的最終目的是确保其可以更好地与市场经济相匹配，因此，档案管理者应当以市场实际情况为出发点，建立一整套的信息化档案管理体系，该体系需要保证其在有利用需求时能够被高效的检索出来，从该角度出发，档案管理工作需要有更高层的管理者在其指导和协调下开展，这就决定了建立一套完整的档案管理工作领导体系是不可少的，可以确保管理工作能够在其指导下有组织地开展，整个档案信息也会因此而得到更合理地开发利用。第二，以往没有信息化的档案管理工作还处于闭门造车的状态，只是被保存在一个固定的档案库中，只有等到人们需要查询的时候才会被拿出来，这导致其有很强的封闭性、固定性和格式性。而在信息化背景下，档案管理需要变得更加开放，并在工作中通过信息化方式建立一套网络化管理体系，这将保证档案信息具备很强的规律性、结论性和数据性，信息技术可以将其进行整合处理使其变得更加严谨、精简、完善和直观。
　　（二）加强档案信息化专业人才队伍建设
　　档案信息化建设离不开专业化、高素质的档案管理人才，掌握以计算机网络技术为代表的现代信息技术是新时期对档案管理工作者的基本业务要求。档案馆（室）应结合本单位员工的实际情况，以定期业务培训、到相关高校进修、开展兄弟馆（室）业务交流等方式，提高档案管理人员的计算机及对相关硬件设备使用维护、网络设计与融通、软件开发与利用、电子档案信息采集和加工等方面的专业技能，努力建设一支档案管理和现代信息技术双过硬的复合型人才队伍，全方位的提升档案管理人员的素质与能力。
　　（三）使档案管理工作形成前瞻性
　　第一，档案管理者需要使档案管理工作变得更加规范化，其主要包括以下几个方面。确定好每个管理人员的工作范围，做到人尽其责，这可以确保整个管理工作达到井井有条，使每份档案都能得到良好的管理，同时在工作开展的过程中要保证其具备时效性，任何一份档案在下发到档案室后都应该及时对其进行处理，保证其具备高度完整性，避免出现残损的情况。无论档案是处于保管、利用、密封还是其他状态中，保管人员都有义务保持其达到完整，并定期对其开展登记工作，以防止出现遗漏或丢失。以交通系统档案管理为例，在对交通档案进行管理时应当注重其特殊性要求，保持其整条线路从建设施工一直到运营全部过程中都要完成好记录，以使其达到信息完整性的要求。第二，信息化手段方便了档案管理过程中对信息的检索，其便利性也因此大大提升。利用此种手段管理人员可以充分掌握档案内所记录的信息，这能够在翻看档案的单位决策者制定运营计划和积累工作经验的过程中发挥重要的作用，同时，利用信息化手段，档案管理工作的交流性也将得到大幅度提升，相关人员利用信息检索目录能够及时收集和掌握到对自己有用的信息，当然这也要求档案管理人员做好相应的保密工作，不但要在档案查询页面设置登录和查询的权限，也可以将一些保密度高的档案设置成不公开形式，以此来切断档案泄露的渠道，避免问题的出现。
　　三、结语
　　“为党管档、为国守史、为民服务”是新时期档案管理工作必须坚守的原则，档案信息化建设则是信息社会背景下落实这一原则的必然选择。各级档案馆（室）应从本单位的实际情况出发，采取恰当的档案信息化建设行动，切实提高档案信息管理和服务的信息化水平，以更好地适应社会和时代发展的需要，为用户提供更加优质的档案信息服务。
　　参考文献：
　　[1]王淑美.新时期档案资源信息化建设的发展与思考[J].城建档案，2012（9）.
　　[2]睢强.新时期加强档案信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2013（5）.
　　作者简介：
　　刘亚琴，天津津航技术物理研究所。

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