如何实现档案管理信息化建设

　　[摘要]在当今飞速发展的信息时代，传统意义上的纸质档案逐步被电子档案、档案数字化、档案信息化网络取代，档案管理的信息化延伸了传统档案的内涵，也成为档案事业发展的新方向。档案管理的信息化势在必行。本文探讨的是如何实现档案管理信息化。
　　[关键词]档案管理;信息化：方式方法
　　在信息技术发生日新月异变化的今天，档案管理工作也应该同步实现信息化管理的转变。所谓档案信息化，就是在圈家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
　　一、全方面、多角度进行对策分析
　　1.档案信息的数字化和网络化
　　档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息网络化是指按照一定的用途来进行档案信息网络建设或者把若十个档案信息网络进行整合、叠加的过程。档案信息的数字化体现了信息资源的管理，网络化体现了档案信息化的技术平台。
　　2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化
　　传统的档案接收是在档案部门内进行的，信息化后的档案部门则可以通过网络接收远程的文件或档案，并在系统内进行存储、处理，同时又可以利用网络进行档案信息的远程传递与提供利用。
　　3.档案信息高度共享
　　传统档案在同一时刻、同一地点往往只能提供一份原件或最多若十份复印件供利用者使用。而数字化的档案信息在理论上则可以在同一时刻提供无限多的与原件质量一样的复制品供利用者使川。高度共享的另一个含义是利用者可以在有网络接入的任何地方在任何时刻利用档案信息资源，不必像信息化以前必须在特定的时间、特定的地点利用档案。
　　4.档案管理模式的变革
　　档案管理模式的变革无论对于档案管理理论还是实践的影响都是深远的，也是我们必须关注和研究的课题。计算机与网络在档案工作中的应用，必然会对原有的管理模式、工作流程有所影响，有些部门或流程会缩小，甚至取消，也可能会增加新的部门与业务流程。
　　二、提高档案信息管理水平
　　现代档案管理工作必须考虑到网络社会的现实，快速将传统档案管理模式进行转变，实现现代化档案管理格局的全面转变，实现对档案信息化管理水平的提升，档案管理必须要适应当前信息化发展的大环境。
　　1.档案信息化管理转变的重要性
　　提高档案信息管理水平是档案管理工作的一个重要内容，也是一个必然的重要问题。档案管理工作必须尽快融入信息技术力量，发挥出档案的高效率的信息资源价值的功能，虽然当前档案不能直接创造社会经济价值，但是这种信息资源价值的提升在社会发展的过程中也很重要，可以提供一定的社会效益。
　　2.重视信息管理应用水平的提升
　　档案管理软件的对象是电子文件，选择适当的文件管理软件，开发利用合适的文件软件是档案信息管理的关键，也是档案信息化建设的实施工作的重要组成部分。档案管理软件具有多种功能：智能、方便、全面。通过软件集成化的管理对电子文档进行归档管理，这样做有利于更好地挖掘档案信息化管理的功能，从而实现电子文件文档的科学、高效、规范化管理。
　　3.加强对档案管理人员的培训
　　通過人力资源的改变来实现档案管理科学化的发展，进而加强档案工作，推动档案工作发展，实现档案管理人员复合模式的构建。档案信息化是网络化、数字化、标准化的装配过程，涉及档案管理、电子信息技术、综合专业网络技术。只有科学化的培训档案管理人员，才能全面掌握这些技术内容。
　　三、硬件投资，完善档案信息化建设
　　硬件体系的投资是保证档案管理信息化建设发展的重中之重。档案信息化的基础硬件设施建设包括信息化设备的系统化建设.还要适时更新，确保管理工作的全面发展。同时，加强档案信息资源建设也是档案管理工作的重点，相关的档案信息必须形成资源库。另外，应用系统的建设工作也要逐步开展.
　　四、明晰责任，实现数据安全运行
　　1.明确档案信息管理人员责任
　　档案管理组织应该建立相关的责任明晰制度内容，例如，《电子文件归档与电子档案管理办法》。在责任划分下能够更好地从实际出发，对出现问题的环节能够及时找到人员解决信息化安全问题。
　　2.注意数据安全的处理工作
　　严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作：存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用;健全和完善档案管理业务的流程和技术规范。
　　3.严格规范归档流程
　　归档流程必须严格按照规范要求去做，不能白行处理。加强技术管理。技术管理需要统一使用软件，规范档案形式。
　　4.档案管理标准化
　　档案管理标准化包括档案整理标准，要求整理能够实现全面细分：统计标准。组织档案统计调查是一项科学性的工作，必须确定统一的调查目的和任务，确定好调查对象、单位、时间、地点，调查方法和调查提要，使统计调查按最必要的项目和统一的口径进行，从而获得所需的原始材料，服务各项技术标准等：信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义;信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行。
　　综上所述，随着信息时代的不断发展，实现档案管理信息化建设要做到与时代同步，提高档案信息管理水平;计算机技术随着时代的发展也在日新月异地变化，各个单位利用计算机信息化进行管理的程度也在逐步加重，硬件投资，完善档案信息化建设;明晰责任，实现数据安全运行，就显得尤为重要。

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