中等职业学校档案管理信息化建设的对策

　　摘要：随着互联网的发展，信息传播速度越来越快，中职院校作为人数流动较大的单位，每天每年产生的数据量越来越多，传统的档案管理方式已经无法满足数据增长的需要，而效率更好的信息化档案管理方式也逐渐占据主流。在数据传输和移动速度飞速提高的今天，中职院校也应当进行档案信息化建设。本文就中等职业学校档案管理信息化的建设对策展开讨论和分析。
　　关键词：中等职业学校；档案信息化；建设
　　引言
　　档案信息化是近年来呼声较高的一种存档方式。它具有便捷、易找寻、易储存、易传播等多方面特点，不同于传统的档案保存，它是社会发展下来能够完全适应互联网时代的全新的数据保存方式。中等职业院校在尽心教育管理工作时一定会涉及到档案信息工作，传统的档案室无论是查找记录还是移动记录都比较麻烦，在新课改不断发展的今天，将档案信息化建设作为现代化教育的一环也不失为一桩美事。
　　1当前中等职业院校档案信息化建设现状
　　虽然随着互联网的发展，档案信息化建设已经在全国范围内展开，但是很多地方还没有完全进行改革。中等职业院校之中已经达到档案信息化建设的学校仅占百分之四十五，这离我们的目标还相差很远。[1]我们将从几个角度探讨一下中等职业院校档案信息化建设过程中存在的问题。
　　1.1校方缺乏重视
　　实际上档案信息化的建设一部分取决于学校的重视程度，近年来大多数学校都把重心转向扩招和升学率，其他的事情常常排在这两样时期之后。因此学校的档案信息化建设常常一拖再拖。另一方面，学校存储的学生信息和档案过多，如果要进行信息化处理，那么将要耗费一大部分人力和物力，当前很多中职院校难以负担这个经济成本，因此很多学校仍然选择传统的档案存储办法。
　　1.2缺乏正确的管理理念
　　档案信息化是一项较为复杂的工作，上文中我们也提到，将传统的档案全部信息化处理，需要耗费很大的成本，这个成本除了经济成本以外，还包括人工成本。学校要建立档案库需要招聘专人档案库进行建设和管理。但是当前很多对口专业的毕业生在寻找工作时更愿意寻找程序员等工作，因此学校内部的管理机制常常是由非专业的人员进行监管的，没有专业和科学的指导，想要建成档案库实在不易。
　　1.3档案管理人员素质较低
　　加强学校档案信息化建设，不仅需要完善的信息化设施，还需要专业的信息化人才，能自主进行维护、开发、管理等多种工作。[2]但很多管理人员的素质水平较低，缺少专业的管理能力和信息化水平，导致学校档案管理信息化建设发展缓慢。
　　2我国中等职业技术学校档案信息化建设对策
　　虽然当前中等职业技术学校的档案信息化建设仍然任重道远，但是事实上，已经有很多学校已经完成了这样的信息化建设，可以说档案信息化建设的理念和方法是成熟的。我们需要的就是汲取当前已经成功进行信息化建设学校的经验，研究适用于中等职业院校发展的档案信息化建设对策。
　　2.1提高学校的重视程度
　　档案信息化建设是一项较为复杂，开展时间和周期都较长的工作。因此在实际的工作中，很多事情都无法顺利开展。其实究其主要原因还是校方对这件事情并不重视。我们想要推动学校的档案信息化建设，就要首先让学校看到档案信息化的优点和长处，即便是时间较长，我们也应当坚定不移的推动下去。档案信息化建设结束之后，学校存储和提取档案的效率会直线上升，对学校对学生都有利，这是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高学校的重视程度，这样在建设过程中也能保证效率。信息化建设必然是一项耗费资金的工程，因此学校要明白，拖的时间越長越消耗资金，学校应当把信息化建设归属到资金投入中去，确定工程建设的造价和时间，以免拖延时间太长，增大经济支出。
　　2.2转变管理概念
　　由于很多院校已经习惯了传统的档案储存方式，因此在出现新型的档案方式以后，常常会出现员工和管理者不适应的状况。遇到这样的状况就应当及时告知档案建设参与人员，并且做好日常的培训工作，让所有的员工尽可能快的适应档案信息化管理。在管理上也应当采用新的管理方式，以提高办公效率。以往的管理方式往往造成疏漏，容易使使资料丢失，难以翻找，但是新的档案管理部门则可以通过计算机实现信息的移动和寻找，简单方便，工作效率也能大幅提升。更重要的是，新型的档案管理方式更能够保证信息的安全。
　　2.3提高档案管理人员的素质水平
　　优秀的档案管理人员应当具备责任心以及良好的职业道德操守。作为一门专业性较强的工作，档案管理工作需要从事人员具有较高的职业素质；严格遵守档案管理的各项规章制度是做好档案信息化管理工作的关键。不断完善档案管理制度，使得档案管理的相关工作能够更好的，更加有效的进行展开，切实做到有规可循、有矩可守、按章办事。强化档案管理人员的综合素质，将对档案信息化管理工作的质量产生直接的良性影响。提高从业人员的业务水平，做好教育与再教育工作，不断掌握新方法、新理论，更好的促进档案事业的发展。
　　3结束语
　　档案的信息化建设实质上是一件利国利民的事情，在互联网飞速发展的时代，对档案进行信息化建设是时代的进步和改革。就像从甲骨文到金文到小篆是不断发展的过程，档案也有从无到有，从纸质到信息化的过程。无论是学校还是个人在档案的信息化建设当中都应当秉持同意的态度，只有国民从心底认同档案纸质化建设，才能推动我国真正进入信息化时代。
　　参考文献：
　　[1]关磊，刘海燕.谈新形势下企业档案管理[J].理论观察，2016.
　　[2]汪锦莹.关于做好企业档案管理工作的思考[J].经济师，2010.
　　作者简介：王元卿（1975.02.12）男，籍贯，云南富民，汉族，毕业于昆明学院 本科学历 现任云南省轻工业技工学校老师。

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