关于中小学教师人事档案管理信息化建设的探讨

　　摘 要：本文对中小学教师人事档案管理工作的基本情况进行简单介绍，说明教师人事档案管理信息化建设中存在的问题，对问题原因进行探讨，并提出相应的建议，希望本文能够对中小学教师人事档案管理工作的发展有所帮助。
　　关键词：中小学教师；人事档案；信息化建设
　　档案管理师对组织、团体、个人发展过程中的信息的综合性树立和存储，现代档案管理的资料信息，还可以为组织和个人的发展提供建设性的意见。中小学档案管理中，除了学生的学籍档案、学校发展信息档案之外，最关键的就是教师的人事档案，人事档案反应学校教师的基本情况，也反应教师流动情况，能够为学校建设提供帮助。在信息化时代，中小学教师人事档案管理信息化工作的发展情况，决定了档案管理本身的效率以及价值，值得我们进行深入的思考和探索。
　　1 中小学教师人事档案管理工作基本概况
　　中小学教师人事档案管理，是对中小学教师的个人工作档案、医保、社保等各项福利缴纳、工资、工作期间奖惩记录等多项内容的资料收集和管理。在中小学校园中，教师人事档案是教师工作经历以及经验的证明，是教师工作成果的证明，也是决定教师个人发展以及教学生涯的关键性资料。档案管理的日常工作包括了教师档案资料的收集、更新、存储和调用等内容，但是除了教师评定职称或者岗位调换，人事档案很少被调用，档案管理工作的创新性举动相对较少，即使在全面推行档案信息化建设的情况下，中小学教师人事档案管理仍旧处于重收集、轻使用的状态。
　　2 中小学教师人事档案管理信息化建设中的问题
　　2.1 人事档案信息化管理质量不高
　　档案管理信息化建设指的是将档案管理工作的整个过程通过信息技术完成，这其中既包括了对信息资料的采集，也包括对信息资料的存储和开发利用等。但是，目前中小学教师的人事档案管理信息化建设，还只停留在对教师档案的纸质版到电子版转化。在社保、医保等社会福利待遇档案管理方面，由于国家有相关规定以及统一的系统，学校基本做到了这部分档案管理的全面信息化，例如直接在数据库中录入数据，校对数据、教师可以登录相关网站直接查询个人信息等；教师本人的职业能力信息，也有劳动资源与社会保障相关网络平台做基础。但是，涉及到教师校内奖惩、日常工作状态等细节性的人事档案，并没有在档案信息化管理过程中得到如实的体现；另外，中小学教师人事档案管理工作信息化建设包含了统计报表、数据维护、系统开发、信息查询等要求，人事档案信息系统的开发设计与数字化档案信息的维 护是最重要的内容。我们必须结合实际需求进行人事档案信息系统的开发，坚持以人事档案原始材料作为依据，将中小学教师人事档案信息都录入到计算机中，建立全面准确的信息数库。但是实际上，教师人事档案原始资料存在缺失，信息系统开发不足的情况，在很多学校普遍存在着。
　　2.2 信息化进程较慢
　　人事档案管理信息化的發展速度，决定了档案资料的利用度，而信息化发展速度的指标包括硬件设施的增添、软件设施的更新以及工作方法更新等多个方面。目前，很多学校做到了人事档案管理信息化建设，但仅限于购入计算机，将原有的纸质档案转化成信息档案，在现有的档案管理平台中录入档案信息，甚至有些学校对这部分信息录入的还不完全。很多学校无法为教师提供主动录入信息的档案管理服务，大部分教师人事信息仍需要经过档案管理工作人员一一核对录入；并且，教师要调取个人档案，其手续非常繁琐，除了社会保障档案和个人工作档案之外，教师能够调取的个人档案是有限的，甚至有些档案，比如党团关系等，只能在工作岗位变动时候才能够调取，并且不能由教师本人亲自调取。中小学教师人事档案信息化建设要求我们进一步加强软硬件设施建设，建立档案信息数据交流平台，让档案利用者能够在这一平台中更加便捷快速地获取自己所需要的档案信息。但大多数学校人事档案管理信息化进程慢，没能做到这一点。
　　2.3 档案保密工作不到位
　　教师人事档案中包含了大量的个人信息，例如教师的年龄、身份证号码、婚姻状态和家庭生活状态等，有些档案信息甚至能够展示出学校的相关信息，例如学校招聘教师的职业考试规则、学校给与教师的福利待遇情况等。虽然这些档案资料不涉及到国家政治、经济机密，但是仍然是教师个人隐私，有些也是学校必须要保密的内容。在传统人事档案管理工作中，这些涉及到保密的档案资料，只要进行保密性存储，禁止调阅即可，但是在信息化时代，教师档案资料 存储在电脑甚至档案管理平台中，很容易被盗取和滥用。在节假日中使用假的教师资格证购买车票、景点门票等行为，就是教师人事档案信息泄露的结果，这会为中小学教师行为管理造成不必要的麻烦。从这个角度看，档案信息化管理发展中必然要考虑到保密工作，但实际上，中小学教师人事档案管理保密工作存在着明显的不足。
　　3 中小学教师人事档案管理信息化建设的方法
　　3.1 创新档案管理模式
　　要使中小学教师人事档案管理信息化建设展现出其优越性，突出档案管理的服务性特征，就必须要对目前的中小学教师人事档案管理体制予以改革与创新，转变过去的管理模式，从全方位多角度来收集整理中小学教师人事信息，不断充实信息管理系统数据库，进一步优化档案信息查阅检索流程，以便于更好地满足档案利用者。
　　3.2 加大对档案管理信息化建设的资源投入
　　档案管理信息化发展需要相应的资源支持，除了为档案管理部门配备相应的电脑设备之外，有关于档案管理的软件设施也应该齐全。学校环境不同，教师的职业生涯发展状态和路径不同，学校的发展情况也不尽相同，因此，市面上流行的学校档案管理软件的适用度是有限的，建议有条件的学校与软件开发公司联系，为本校量身定制档案管理软件，增添或者删减人事档案管理项目，通过这部分投资，使人事档案本身的价值进一步发挥出来；另外，学校还应重视对档案管理工作人员的投资，积极对档案管理工作人员进行职业技能培训，使信息化管理工作真正发展起来。
　　3.3 建立健全保密管理制度
　　中小学教师人事档案管理工作中包含了大量的教师个人隐私，有很多学校在信息化管理建设的过程中急于求成绩，只顾看效果，不重视档案资料的保密问题，致使教师信息在电脑维修和网络维护的过程中受到损失。因此，建立健全保密管理制度，是中小学教师人事档案管理信息化建设的关键要点。首先，要建立数据保密级别，根据保密级别确定人事档案数据的访问程度和可利用范围，坚决杜绝跨级别利用造成的数据丢失，这样既不影响数据的利用，也能够起到保密作用；其次，应建立档案资料泄密风险责任制度，根据档案资料的保密级别层层划定责任，这样能够提高管理者的保密意识，也有利于泄密风险的处理。
　　4 结论
　　综上所述，中小学教师人事档案管理信息化建设在不断的发展当中，但是发展过程中仍存在着一些问题，信息化建设程度不足、信息利用不足，保密管理不够等，使得中小学教师人事档案管理工作的实际效力不足，要解决这些问题，需要创新档案管理模式，加大对信息化档案管理的投入并建立档案管理保密制度，只有这样，中小学教师人事档案管理信息化建设才能真正发展起来。
　　参考文献
　　[1]黄梅菊.中小学教师人事档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2017（02）：125-127.
　　[2]徐霞霞.教师人事档案管理信息化研究[J].办公室业务，2017（11）：102-104.

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