广西档案信息化建设瓶颈问题研究

　　摘要：电子政务建设日益渗透到政府活动以及人们日常生活的各个方面。档案信息化建设是提升档案工作水平的首选方法，是提升档案管理水平的重要手段，是提升档案服务水平的必由之路，是提升档案安全水平的有效途径，檔案信息化建设相关问题的研究具重要的理论意义和实践价值。
　　本文从政务主导的视角，提出档案信息化的概念，即指档案信息产生者、管理者和应用者充分借助现代信息技术，加强档案管理，保障档案安全，以档案信息资源开发和利用为核心所进行的一切活动的总和。同时提出了档案信息化建设应当遵循政务主导、以人为本、突出应用的原则思路。
　　关键词：档案信息化；瓶颈问题
　　一、档案信息化建设的规划原则
　　一是坚持政务主导。坚持政务主导，即是强化政务统筹协调推动作用，使档案信息化建设由单纯的“外力推动”向“内力趋动”转变，进而促使档案信息化建设成为档案工作以及其他部门业务工作的一个环节，成为全部档案工作人员以及全体公务员、企事业单位工作者的工作任务之一。
　　二是坚持以人为本。应尽快改变档案信息化建设管理、建设、应用主体缺位、越位、易位现象，以“人”这个“事”的载体为中心开展工作。
　　三是坚持突出应用。突出应用的档案信息化建设具有鲜明的时代性和阶段性，需要审时度势，客观分析需求所在和关键应用内容，冷静研判技术发展状况、人员应用能力和档案应用效力，自觉将档案信息化建设置于法制、技术、区域环境背景之下，在大局下行动，在实效上下功夫。
　　二、广西档案信息化建设的瓶颈问题
　　（一）体制机制瓶颈
　　关于体制机制问题。一方面应该看到市场经济条件下行政管理体制改革乃至政治体制改革滞后的因素，另一方面也该看到信息化对政府工作体制机制改革的渗透、推动和促进作用。因此，对档案信息化建设面临的体制机制问题既要看到障碍性的一面，也要辩证地认识到，这正是档案信息化建设需要突破的重点。
　　从纵向角度看，从国家到地方的档案信息化建设工作体系还没有完整地建立起来，在许多方面仍以块块为主，地区之间不平衡的现象非常突出。加之相关业务在信息化工作中的条条管理作用，致使档案信息化建设条块交织，缺乏统领。而且，包括档案信息化在内的全国信息化工作网络还没有发挥应有的作用，规划计划过于宏观，不利于各地各部门统一步伐。
　　（二）信息资源整合瓶颈问题
　　档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。以文件级目录数据库建设为例，虽然广西区档案馆发布了《文件级目录数据库结构与数据交换格式》标准，但由于各地档案馆人力物力有限，短期内无力重新录入，各地档案馆按照不同标准建立的目录数据库，显然不利于今后的集中利用。
　　（三）资金投入瓶颈
　　一方面，作为社会文化事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约基础设施建设发展的最大问题。
　　另一方面，在基础设施建设时盲目投资，采购了一些不符合工作实际需要的设备。不合理配置使得基础设施利用率低，浪费了有限的建设经费，影响了整个部门信息化工作的进程。
　　（四）远程利用瓶颈
　　档案信息资源是一种覆盖面最广的资源，也是信息最为全面完整的资源，必然成为窃密分子关注的首要对象。按照档案法的规定，档案解密、降密均有相关程序，档案公开和公布也是档案部门的职责之一。但在实际操作过程中，由于工作量太大，相关部门配合不到位，档案信息公开明显处于保守状态。即使将来建立了档案信息资源共享体系和远程认证体系，档案信息远程可查量必然非常有限。
　　档案信息远程利用需要验证的身份信息等，技术策略是采用CA认证等数字认证措施，但人手一个CA或其他形式的认证证书，并且均符合全国统一的认证中心标准几乎是不可能的。因此，要达到“足不出户”利用档案的理想状态，还需寻求其他的解决方案，比如指纹识别、身份证识别等，并与整体的信息化建设体系相联系，而这样的工作现在还没有开始。
　　三、广西档案信息化建设瓶颈的解决方案
　　（一）巩固完善统一的档案信息化工作体系
　　档案信息化工作体系是档案信息化建设的组织保障，发挥着高位统筹、协调推动、高效运作、平衡进度、监督考核等作用。在现行体制机制下，结合目前档案信息化建设的工作重点，巩固和完善统一的档案信息化工作体系应分为两个层面进行。
　　一是理顺管理体制，完善运行机制。要认真贯彻落实中办、国办《电子文件管理暂行办法》（[2009]39号）文件精神，建立由办公部门牵头、相关部门联动的电子文件管理机制，实现电子文件的全程管理。按照档案法和“三定”规定赋予档案局的行政管理职能，加大档案部门在档案信息化建设工作中的统筹协调力度，形成以国家档案局为龙头，各地、各部门档案局为分支、各级各类专业档案馆和档案室为节点的上下联动、协同统一的档案信息化工作体系。
　　二是健全法规制度，规范工作行为。要在档案信息化建设纳入统一的信息化建设规划和电子政务建设工作规划的基础上，制定档案信息化建设专项规划，并按年度制定推进计划，制定工作任务分解表，明确目标任务、责任单位和完成时限。同时建立、健全和完善档案信息化建设绩效评估体系，采取“以评促建”的方式推进工作开展，评估应用效果。
　　（二）规划建设统一的档案信息资源共享体系
　　首先，广西区档案行政主管部门要加强业务指导和加快档案信息资源建设相关标准规范的出台，保障今后各地档案馆的信息资源开发工作能在统一的标准规范之下有效进行，为将来区域资源共享奠定基础。
　　其次，通过VPN虚拟网对各地档案馆已建信息资源进行有序合理地整合，逐步建立全区范围的档案机读目录中心和区级档案综合数据库。VPN技术借助公众网来构建专用网络，实现全区各市级档案馆互联，为各档案馆提供安全、可靠和便捷的纵向档案信息共享。馆际之间丰富的馆藏信息资源可在这个安全通道中突破时空限制，得到最大程度的利用。

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