民航部门人事档案管理问题研究

　　摘 要 为加强民航企事业单位人事档案管理工作,使人员资料更加齐整准确,有效提升人力资源管理科学性和规范性,近年来,民航企事业单位在不断完善传统档案管理的基础上,在档案信息微机化管理方面做了一些探索和实践,并取得了初步成效。2005年开始,民航企事单位开始试用人事档案管理信息系统。2008年初,各单位开始完成职工基本信息录入工作,初步建立起人事档案基础信息数据库。相信随着人事档案管理信息化的初步建设,它将大大提高民航企事业单位人事管理的工作效率,人事档案管理在未来的人事管理工作中将发挥更积极的作用。
　　关键词 民航 人事档案 问题研究
　　中图分类号:F512文献标识码:A
　　人事档案是记载个人经历、政治思想、学习经历、工作能力、工作实绩等内容的文件材料,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。人事档案是人事管理工作的重要组成部分,它虽是一项具有政治性、机密性的工作,更是一项服务性的工作,它为人员考察、政治面貌确认、学历认定、工龄审核、职称评审等提供原始及详尽的资料。因此,在实际的人事管理工作中,人事档案工作起着至关重要的作用。
　　一、 民航企事业单位人事档案管理现状
　　民航企事业单位人事劳动教育处(人力资源部)具体负责人事档案的保管及管理工作。2005年起,在做好人事档案管理工作的基础上,为更及时、快速方便地为人事管理工作提供档案信息,各单位开始组织了一次大规模的整理档案活动,在此次档案整理过程中,特别注重提高档案案卷质量,操作规程严格按照中组部人事档案管理制度及民航干部人事档案管理基本制度、民航干部人事档案归档材料收集及分类方法的有关规定执行。
　　(一)人事档案整理工作程序。
　　1、整档前相关资料收集工作。
　　首先,通知各单位上报最近两年内人事档案相关材料,包括取得学历资料、入党材料、奖罚情况、职称聘任、职务任免和调动(副处级以下人员)等材料。
　　在收集档案材料时要求各级单位人事干部对每份入档材料进认真审核,以确保材料的真实准确性。在收集材料过程中,特别注意系列材料是否齐全,手续是否完备、发现缺漏,本着对工作和他人负责的态度,能追要的追要,能请有关部门出具有效证明的出具证明。
　　其次,对人员出生年月、入伍时间、参加工作时间、来民航时间、到空管局时间、学历性质、所学专业以及入党材料等进行了严格的复查,发现有问题的及时通知所在单位和本人,依照有关规定进行核实,不符合要求的坚决予以纠正。
　　2、整理和装订。
　　(1)档案分类整理。
　　资料收集后,按民航干部人事档案归档材料收集及分类方法的有关规定,人事档案收集范围及分类办法如下:
　　第一类 履历材料
　　第二类 自传材料
　　第三类 鉴定、考核、考察材料
　　第四类 学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料)
　　第五类 政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料)
　　第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
　　第七类 奖励材料
　　第八类处分材料
　　第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及参加各种代表会代表登记表等材料(此类材料分工资、任免、出国、参加代表会四项)
　　第十类其他可供组织上参考的材料。
　　对不属上述归档范围的材料,按有关规定及时处理或销毁。
　　(2)装订。
　　在档案装订时,材料尺寸一律按26CMX19CM规格切割,对旧档案中纸张规模不一、破损严重、纸张较薄的进行了粘贴附页纸等技术加工,对规格较大的资料按规定尺寸进行折叠,确保档案材料规格统一、装订齐全。此次换装的新档案皮不仅美观,而且结实耐用,防水防潮。全部档案装订完毕后,统一按照汉语拼音进行重新排列。使查阅档案更加方便,一目了然。
　　(二)存在的不足。
　　目前档案管理工作得到了进一步规范,能够为人事管理工作提供了及时、准确的资料,但应该看到距先进的人事档案管理要求还有一定的差距,存在一些不足。
　　1、在档案整理中,部分材料书写不够规范,不符合入档要求,有的材料有盖章,但没有填写时间,为以后查阅带来不便。
　　2、同名同姓不同单位不同个人的材料归档出错,目录登记与正本材料不相吻合,影响了档案的质量。
　　3、职称资格取得和聘任、行政职务任免、内部调动、入党材料、奖罚材料等相关资料入档不够及时,全面。
　　4、个别档案中,内容不全,无法真实地查找个人的原始重要信息,如出生日期、入伍时间、工作时间等重要信息。
　　5、在保管的人事档案中缺少职业资格认证、职务升降、工作单位变动、岗位调整等方面的内容。
　　(三)改进方法。
　　健全档案内容是做好档案管理工作的必要前提,为保证档案内容的全面、真实、完整,从三个方面加强了基础工作:
　　1、是建立专人负责制度,保证材料收集渠道畅通。为保证档案材料得到及时收集,从民航总局一级单位到各基层单位实行专人负责人事档案资料收集和上报制度,每年年初,都下发收集干部档案材料的通知,对在上一年度形成的各种材料进行集中收集,使得人事档案材料都能及时地移交到人劳处。在实际工作中,坚持每两个月对材料集中归档一次、每两年对档案集中整理一次的做法。
　　2、针对部分档案中出生日期、参加工作、入党时间记载不一给档案应用带来诸多不便的实际情况,采取有效措施进行了认定,在档案中加入“三个”时间认定书,使人员“三个时间”清晰明确;对学历学位情况也普遍进行了认定,填写干部学历学位认定表装入本人档案。
　　3、定期对库存档案进行普遍检查,确定缺少材料的名称和份数,采取有效措施进行索要和补办,使以往形成的跨年度、跨地域的档案材料都能被收集上来,充实到人事档案中。
　　4、通过培训,使人事干部系统掌握了干部档案工作的政策理论和业务知识,学会运用计算机网络技术管理干部档案信息的方法,为做好档案信息化工作培训和储备了一批专业技术人员。
　　5、组织大规模集中整理档案活动,使各级人事干部参加了档案整理工作,通过档案整理和实践锻炼,使其政策理论水平和操作能力得到显著提高。
　　二、人事档案管理信息系统建设
　　人事档案管理信息化是人事档案管理的发展方向,是人事档案管理由传统管理方式向现代管理方式转变的必然选择。使用计算机对人事档案信息进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高人事档案管理的效率。
　　近几年来,民航企事业单位在不断完善传统档案管理的基础上,着力加强电子化人事档案管理信息系统的开发和建设,在档案信息微机化管理做了一些探索和实践,并取得了初步成效。2005年开始试用人事档案管理信息系统。人事档案管理信息系统的基本功能有如下几方面:
　　1、人事管理的方针政策;
　　2、人事管理体制、编制人事规划;
　　3、人事计划,设置人事管理机构和岗位;
　　4、人员基本状况;
　　5、人事管理的条例办法;
　　6、员工的业务培训;
　　7、人才选拔、使用、交流(流动);
　　8、考核、奖惩、任免;
　　9、工资、福利与保险;
　　10、离休、退休、退职。
　　2008年初,民航企事业单位完成了数千名职工基本信息录入工作。信息内容主要有:(1)人员基本情况-人员姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、参加工作时间、来民航时间、到空管局时间、政治面貌、文化程度、入党时间、个人身份、行政职务、职级、聘任技术职务名称及取得时间、从事工种等。(2)学历经历-入学时间、毕业时间、毕业学校及专业、学制等。(3)家庭状况-家庭成员姓名、称谓。(4)工作经历-工作时间、工作单位、职务。
　　输入人员信息后,提高了人事档案工作的质量和效率。以往查阅一本档案需要花费一定时间到档案室进行查阅,现在只需输入人员姓名、单位、出生日期、职务、职级、性别等查询项目,瞬间就能查出所需人员的基本情况或相关统计表格,大大地缩短了查找时间,极大地提高了工作效率。
　　三、人事档案信息化发展方向
　　目前,民航企事业单位已完成了电子人事档案基础信息的录入工作,为电子档案的全面建设奠定了坚实的基础,当然在电子档案建设的过程中,还存在诸多不足,未来3-5年内将着重做好以下工作:
　　1、建成人事档案照片和声像资料库,将集中对现职干部职工声像档案资料进行采集摄录,建成形象生动的照片和声像资料库。利用这些照片和声像资料,为今后的人员培训、干部选拔、干部任前公示等提供及时、快速、准确的考查资料。
　　2、建立完善档案查询系统,利用这个系统,查档人员只需提供被查档人的姓名和单位或其它查询条件,瞬间即可查到档案的详细信息,缩短了查找时间,提高了工作效率。建成员工自助查询系统,赋予每个员工一个账号,即员工本人可登录人事档案系统,输入本人账号和密码,查看自己的简历、工资、保险金等相关情况。
　　3、在档案日常业务实现网络化管理,材料接收、目录打印、档案统计、表格输出等方面实现了网络化和自动化。
　　我们相信随着人事档案管理的信息化的初步开发和使用,它能使人事管理工作更加科学、精确、快速、灵活。它将大大提高民航企事业单位人事管理的工作效率,它将人事工作者从繁重的传统的操作中解脱出来,用更多精力从事创造性的人事管理和开发活动中去,因此,人事档案管理信息系统是在未来将发挥更积极的作用。
　　(作者:东北空管局人事干部,工商管理硕士,研究方向:人力资源)
　　
　　参考文献:
　　[1]人事档案管理理论.引自百度百科:http://baike.baidu.com/view/1509057.htmfr=ala0
　　[2]民航总局发[1998]86号文件,关于印发《民航干部人事档案管理基本制度》等规定的通知.
　　[3] 网站,论企业人事档案管理.

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