高校人事管理系统的应用与改进

　　摘 要：当前我国高校人事管理工作开始普及信息化、智能化、自动化的管理系统。相比过去人工纸质加Office Excel的管理方法，在规范性和效率性上有了显著地提升。然而，当前的高校人事管理系统依然存在一些问题，例如与其他系统兼容性差，管理系统使用复杂，管理系统逻辑性与权限等相关问题。本文将对高校人事管理系统的应用做出一些说明，并对应用过程中发现的相关问题做出探讨，并对可以改进的地方提出工作建议。
　　关键词：高校 人事管理系统 应用 改进
　　一、引言
　　高校人事管理工作复杂且琐碎，通常情况下涵盖教师岗，实验岗和管理岗等多种人事类型。在之前的工作中，人事管理大多依赖于纸质文件，人事管理纸质文件包括人员报道相关文件原件及复印件、人员身份认证文件及其他个人信息相关文件。各种文件需要分类存放在档案室不同的分类文件夹中。不论是保存、查阅、修订，还是后期的整理都会造成巨大的工作量和文件丢失或损毁的隐患，因此，人事管理系统电子化、数字化是客观发展的趋势也是当今时代的潮流。
　　二、高校人事管理系统简介
　　高效人事管理系统针对传统高校人事信息化易用差、功能简单、严重滞后高校的快速发展的现状，是一个高校人力资源管理整体解决方案。全面涵盖了高校人力资源管理的所有业务功能。系统不仅覆盖高校的人事、师资、薪酬管理等基础业务，还覆盖了高校的人才管理、考核管理、申报管理、招聘竞聘等基础业务。
　　三、高校人事管理系统优点
　　1.查询数据快捷。人事管理系统，整合了组织机构与岗位管理、岗位聘任管理、人事管理、人员劳动合同管理、劳资管理、师资管理、绩效考核系统、招聘管理、报表管理和教职工自助等多个模块的信息。人事管理中，纸质文件的作用在于留底保存和查对证明，然而在日常工作中，纸质档案的应用极其不便。运用Office Excel的各种人员信息登记，并不能够将各模块的信息整合到一起，也无法将所有信息进行实时更新。人事管理系统则可以在一个窗口界面下，查找不同的类型信息。
　　2.利于统计数据。人事管理系统当中，需要各类信息进行排序筛选时，可以自动按照各种需要顺序和类型进行筛选排序。例如人员部门、个人基本情况、学历职称信息、在校状态等，均可任意按照时间排序、学历筛选、职称筛选等进行排序和统计。
　　3.回溯数据变更。人事管理系统当中信息更改，可根据使用者的不同权限而定。通常情况下，由具有权限的操作人员对需要修改的信息进行修改，修改后信息会覆盖之前信息。系统中可以记录此项修改信息之前一次的信息，及修改人员的相关信息，对信息修改可以做到追查回溯。
　　四、高校人事管理系统不足
　　1.依赖人工更新难以避免错误。人事管理系统的信息更新，需要有权限的使用人员进行信息的录入和修改，对于各类信息的输入，通常情况下由于单位的实际情况，相同岗位的人员只有一人。因此录入每类信息的人员也仅有一人，知晓相关信息的人员也仅有此人，如果在录入过程中信息有误或者产生其他问题，系统无法识别错误，其他人员也无法发现其中错误。
　　2.人员个人信息难以保证质量。人事管理系统中，有部分信息需要人员自己填写，包括家庭成员信息、学习经历、科研经历、工作经历、获奖经历等所有个人信息，此类信息的录入均需个人在终端上登录个人主页进行。由于高校当中人员众多，一般情况下有1500～2000人之间，每年新进人员和退休人员一共在100人～200人之间，且人员进入和退休分布在一年各个时段，并不集中，因此，在这种情况下，个人信息的录入，准确性和完整性都无法收到监督和控制。
　　3.难以覆盖所有信息情况。人事管理系统并没有世界通用的某个系统，我国采用的大多是国内软件开发商开发的相关软件， 国内软件在学科设置上，按照的是GB/T 13745-92《中华人民共和国学科分类与代码国家标准》进行划分的。而近年来我国高校引进了大量的海外毕业博士和硕士，国外毕业人员的研究方向或与国内一致，或与国内接近但不一致，甚至国内根本没有对应专业。因此，难以找到国外毕业人员的毕业专业，只能找接近的填写，但这样又造成了信息的不准确。
　　4.系统使用权限与效率难匹配。人事管理系统牵扯面广，涉及不同部门多个岗位，因此，各个部门及各级人员都有各自的权限范围对应自己的工作内容。录入不同的信息需要由不同的人员进行录入，还需要各种不同权限的人员对相应的操作做出确认、许可等确定。但由于实际工作中人事管理系统只是日常工作的一部分，权限高的工作人员难以分开太多精力在人事管理系统的确认上，对于系统的操作会造成延迟，或交给权限低的工作人员进行操作。
　　五、高校人事管理系统的改进
　　1.人事管理系统的维护。按照人事管理系统最初的设想，长期的使用可以积累大量的信息数据，这些数据通过电子化的管理可以极大地提升工作效率和准确性。但是，这一切的设想都需要建立在人事管理数据的准确性上，日常的录入和数据的更新都需要定期去做，这就对系统的维护产生了较高的要求。系统的维护难度要低，数据的录入能够更简单，是今后重要的方向。
　　2.人事管理系统数据的保存。人事管理系统数字化、电子化之后，所有数据都在电脑中，那么这些数据就面临着电脑系统崩溃或中毒、管理系统出错或数据丢失等情况。因此，人事管理系统的数据需要定期额外保存备份，以防万一。
　　根据相关工作经验，人事系统管理数据实时备份或每周备份，由于實际工作内容繁杂及工作优先级问题，难以做到。每月备份一次是最佳选择。高校人事管理工作会有每月高峰波谷的小周期，在每月工作相对轻松的几天中，对人事管理系统的数据进行备份，且将备份数据与使用数据进行核查，保证数据准确性。
　　3.人事管理系统的升级。可以预见，随着社会的进一步发展，人事工作还会出现新趋势和新变化，对人事管理内容也可能发生改变。人事管理系统需要能够随着需求的不断变化而增加功能或做出相应变化。这时，就要求人事管理系统在现在就留出将来升级的接口和相应准备，以求将来在功能增加和改变时可以平稳过渡，尽量减少数据的不兼容和软件的不兼容，降低高校的使用成本。
　　六、结语
　　高校人事管理是高校能够面向21世纪发展的重要后勤保障，科学合理、现代化的人事管理手段和系统是当前乃至未来可预期的时间内的必然要求。高校人事管理系统在其中会起到重要的推动作用，会用能用好人事管理系统，并且在使用过程中找到并发现新的问题，能够让人事管理系统不断升级改进，可以让人事管理系统在高校管理工作中发挥更大的效益。
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　　作者简介：武欢（1990.08—）女。籍贯：山西交城。研究方向：人力资源管理。学历：硕士研究生。职称：实习研究员。

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