基于人事代理制度下独立学院人事档案管理问题与对策研究

　　摘 要：独立学院聘用人员普遍实行人事代理制度，人事档案管理存在许多问题。完善人事管理制度、建立人事档案管理队伍、保障人事管理硬件设施、加强信息化建设，实现人事代理人员信息互通是解决独立学院人事档案管理问题的有效途径。
　　关键词：人事代理制度 独立学院 人事档案
　　随着高校人事改革不断深化，为解决高校人才引进问题，激发师资队伍活力，合理配置资源，人事代理制度广泛运用于各类高校中，尤其是独立学院。所谓人事代理是指政府人事部门所属人才服务机构受单位或个人委托，运用社会化服务方式和现代科技手段，按照一定的法律程序和政策规定，代办有关人事业务。人事代理制度虽然打破了传统的人个与高校的固化关系，但是给独立学院人事档案管理带来了许多问题。
　　一、独立学院人事代理档案管理的问题
　　（一）人事档案管理制度不完善，人事档案混乱失真。很多独立学院没有健全完善的人事管理制度，人事档案管理工作也刚起步，多数情况下还是借鉴母体学校的人事管理制度进行管理。但是，独立学院自有教师的用人方式普遍采用人事代理，与母体事业编制人员有很大区别。因此，没有适合独立学院自身的人事管理制度，势必造成人事档案管理的混乱与失真。在用人方面，独立学院自主招聘，面对应聘者的基本信息，没有有效途径甄别信息的真伪，存在档案失真的风险。此外，管理人员在没有制度化管理的前提下，档案工作的人为因素很多，导致人事档案材料遗失、错放十分常见。（二）档案管理人员缺乏专业性，培训机会少。人事档案整理工作是一项专业性较强的工作。独立学院从事档案管理的工作人员很多是兼职人员，上岗后也没有经过专业的培训，在业务方面缺少档案管理的专业性，限于按一贯做法，人为出错的情况很多，更不能思考合理和科学的管理方式。（三）档案管理硬件设施不到位，经费投入少。档案室的建立需要一定的经费投入，许多独立学院并不重视，在档案管理的资金和设备上都很欠缺，没能达到人事档案管理硬件设施标准。例如档案室要求库房、办公室、阅览室分开，很多独立学院的人事档案室只有1小间，有的甚至没有档案室，只是把档案放在办公室柜子里，更谈不上专业的档案硬件设备。（四）个人档案与学校档案分离，档案信息不全。在独立学院，人事代理性质的人员个人档案委托在当地人才市场，新进人员入职以后，学校会重新建立一份新的人事档案，以记录他在学校的年终考核情况、职称评定情况等，俗称“学校档案”。按程序，高校应当把他的学校档案及时补充到个人档案中，但是实际情况往往出现档案更新不及时，给人事档案工作带来负面影响。
　　二、独立学院人事代理档案管理的对策
　　（一）完善人事管理制度，规范学校人事档案管理。人事管理制度是做好人事档案工作的基础。传统高校人事管理工作主要包含人事、师资、劳资等，伴随高校人事制度改革，高校人事管理制度出现滞后、不健全等问题，特别是许多民办高校。民办高校的用人方式普遍采用人事代理，与公办高校相比，民办高校人事管理制度先天不足，人事管理工作存在很多不足，难以形成人事档案管理的良性机制，因此健全人事管理制度是民办高校规范人事档案的当务之急。
　　首先，高校領导班子应当重视人事与档案管理工作，尽快出台或完善人事、师资、劳资一系列管理制度，并明确归档材料。如《某学院招聘工作管理办法》有《拟引进人员业务能力考核表》、《拟引进人员面试考核表》、《拟录用人员审批表》应当明确上述表格是否归档。其次，制定人事档案管理制度，做到有章可循。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。据了解，很多民办高校没有档案管理制度，民办高校应尽快按《档案法》规定，制定人事档案管理工作细则，对档案材料的收集、整理、归档以及转进转出档案等各个环节都要有严格的审核把关措施，防止虚假材料进档，确保档案案卷的整理归档更加科学有序，确保档案材料全面、真实、准确、实用。（二）建立人事档案管理队伍，加强学习培训。人才是进行管理工作的第一要素，建立人事档案管理队伍是有效进行档案管理的保障。因此，人事档案管理人员应当具备优良的思想政治理论素质、扎实的档案学基础理论知识、良好的心理素质，有事业心，对待档案工作要细心，有耐心。随着科学技术不断进步，人事档案管理现代化手段逐渐扩展，人事档案工作的要求不断提高，加强学习培训是人事档案管理员的必修课。作为人事档案管理者自身要不断学习最新的政策、法规和档案专业理论知识，更新、拓展本专业知识的广度和深度，同时，高校也应提供学习的平台，鼓励他们参加政府、社会组织的培训，为更好的履行档案管理职责提供助力。（三）保障人事管理硬件设施，改善人事档案管理环境。俗话说，工欲善其事，必先利其器。为保障高校人事档案系统正常运作，基础的硬件设施不可缺少。因此，要按照档案管理要求，把人事档案管理硬件建设工作列入高校总体建设规划，把人事档案经费列入财务预算，有计划的保障人事管理硬件设施。在人员配备、经费使用上给予保证，按标准建设专用库房、阅档室和办公室，配置档案柜、计算机、打印机、扫描仪、复印机和装订工具等办公设备，配置必要的档案保护、安全保密设施设备，并根据工作需求及时进行设备更新升级。（四）加强信息化建设，实现人事代理人员信息互通。信息化是当今时代的标志，最近全国性的教师信息采集也在有序的进行，人事档案的信息化，是人事档案管理的趋势，把传统的纸质档案转变为数字化、网络化，大大提高了人事档案管理的效率。人事档案信息化建设是在保管好实体档案的基础上，对档案资源科学有效整合，如把个人信息资源录入计算机，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、性别、职务、籍贯、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接，随时通过计算机增加个人的动态信息，如岗位调整、职务变动、考核、奖惩、教育、成果等数据资料。如果通过网络，实现地方人才市场与独立学院人事代理人员人事信息互通共享，也是解决个人档案与学校档案分离问题的有效途径。
　　参考文献：
　　[1] 王思齐：《人事代理制度下高校人事档案管理的机遇和挑战》，《兰台世界》，2011年第10期。
　　[2] 刘冬梅：《高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新》，《吉首大学学报（社会科学版）》，2011年第3期。

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