浅谈如何做好检察档案的开发与利用

　　摘 要：随着社会不断发展与进步，人们对档案利用的要求越来越高，档案提供利用服务，就是最大限度的满足档案利用需求，发挥档案的凭证作用。档案利用是档案工作发挥价值的集中体现，实现档案利用服务的拓展与增值，充分发挥各类档案的作用，实现档案的价值。本文指出加强检察档案的规范化建设，是做好档案开发与利用的基础；加强档案服务能力建设，是提升档案服务水平的保障；创新档案利用方式，是提升档案利用与开发服务功能。
　　关键词：档案机制；档案管理；档案开发；档案利用
　　人民检察院的档案是国家重要的专业档案，真实记录了人民检察院的审判工作及其他各项活动，是人民检察院历史变革的重要凭证，也是人民检察院进行审判监督和其他工作的重要依据和必要条件。因此，合理开发和利用信息资源，发挥检察档案的作用，使档案工作参与检察改革、服务检察办案需要就显得尤为重要。
　　一、深化检察档案工作机制建设
　　建立、健全档案工作领导小组，形成由主管检察长领导，办公室分管主任负责，档案员统一管理与具体指导，各部门协调配合的档案管理工作格局。要把提高档案工作管理水平作为规范执法、促进检察业务工作发展的一项重要内容，及时解决档案工作中存在问题，及时制定、修订各类档案收集、整理、归档、移交、鉴定、借阅、销毁等工作制度。加大监管和服务力度，提高质量。严格执行归档制度，加强对重点工作、重大活动、重大建设项目的收集与整理，确保归档文件、案件材料齐全、归档及时。加大档案监管力度，强化档案“收、管、用”各个环节重点任务，切实提升档案管理水平。
　　二、深化检察档案管理体系建设
　　随着司法改革的推进和社会档案意识的增强，依法管理诉讼档案工作的地位将更加凸显，诉讼档案的法制建设也将受到更多的关注。档案资源是一切工作开展的基础，是深化管理手段、挖掘信息价值，从而换发档案工作的生机和活力。检察档案记载着检察事业的发展历程，更主要反映着检察工作民主法制进程和重大司法改革的原貌。
　　1.依法管档，法律先行
　　作为档案守护者、执行者，必须练就一身过硬的本领，熟知相关法律法规以及规章制度，时刻保持清醒的头脑，及时更新、补充知识，扩大自己的知识面，严格按照《档案法》规定和标准管理档案事业，任何人都不能凌驾法律之上，凡是违反档案法律法规的行为，都必须依法追究法律责任。作为档案工作者只有熟悉法条，依法办事，才能赢得社会的理解和尊重，才能为档案事业法制化建设添砖加瓦。
　　2.依法管档，从源头抓起
　　档案接收工作是档案管理工作的起点，接收工作的质量直接影响到档案管理与档案利用，因此，对待接收工作不能丝毫懈怠，更不能马马虎虎碍于情面，对不符合要求卷宗材料坚决退回整改。
　　3.依法管档，抓好档案入口关
　　在诉讼档案归档时，档案机构应按照《人民检察院诉讼档案管理办法》对诉讼档案进行分类管理，人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限划分为前提，将不同保管期限永久、长期、短期的案卷每年各编一个顺序号。并对诉讼卷宗的编号、案件来源、嫌疑人姓名、申诉人姓名、举报人姓名、案由、处理结果、收案日期、结案日期、承办人、归档日期、盖章情况以及卷宗目录进行全面审查，以确保归档的诉讼卷宗材料完整、真实、合法、有序，全面提高档案归档质量。
　　4.依法管档，建立信息采集制度
　　加强与各部门的沟通，建立信息采集制度，信息采集是电子文件（档案）备份中心系统的基础，没有丰富的电子数据支撑，电子文件备份中心就成为无源之水、无本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部门的参与、支持、配合，明确采集范围、内容及保密措施。
　　三、深化检察档案安全保密体系建设
　　保障档案实体安全和信息安全是档案工作的基本要求。应当构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，加强内部管理，把安全责任、安全制度、保障措施落实到实处。一是加大档案基础设施和安全设施建设投入，逐步实现纸质档案库房、音像档案库房、实物档案库房、阅览室“四分开”。二是加大档案库房配备监控报警设备、温湿度控制调节设备、气体灭火设备、驱虫杀菌设备，配齐音像检测和播放设备、数字化扫描、存储、备份设备、档案管理软件及专用服务器，切实提高综合保障能力。三是加大档案信息系统安全保障。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，严格执行档案安全保密管理制度，严防把涉密档案传输到非涉密网络，加强对档案管理软件、档案专用计算机、档案专用服务器和其他档案存储介质的安全保密管理，确保数字档案室建设和运行的安全。四是坚持定期自查和档案安全巡查。定期清点库存档案，检查借阅制度落实情况，加大互查力度，细化考核标准，确保制度落实到实处。
　　四、深化检察档案利用服务能力
　　随着社会不断发展与进步，人们对档案利用的要求越来越高，档案提供利用服务，就是最大限度的满足档案利用需求，发挥档案的凭证作用。档案利用是档案工作发挥价值的集中体现，实现档案利用服务的拓展与增值，充分發挥各类档案的作用，实现档案的价值。
　　1.严格借阅档案审批制度，确保档案利用安全
　　结合档案利用多的情况下，制定严格的档案审批程序，制定档案利用审批表，由档案利用人签名，填写借阅事项、借阅目的和借阅时间，经处室兼职档案员签名，报处室正、副处长审批，再报主管检察长批准。文书档案属于我院机密档案，一般不外借，如外单位利用我院文书档案时，需经主管检察长批准，方可办理借阅手续，并限期规档。
　　2.严格借阅登记手续，确保证件齐全
　　档案利用人办理完档案借阅审批手续后，需到档案室填写档案利用登记卡，由档案部门专职档案员签字确认其身份后方可借出。归还卷宗时，由借阅人填写归还卷宗册数和归还时间，方可确认归还卷宗。上级检察院和同级法院、公安局、安全局，因工作需要借阅卷宗的，除上述程序外，还需持有单位介绍信、工作证经我院办公室主任和主管检察长审批方可到档案室办理借阅手续。其他单位一般不外借，因特殊情况需要借阅时，需经主管检察长批准，并限期归还。
　　参考文献：
　　[1]王建新，付亚梅，王晨.浅谈如何加强检察诉讼档案的管理与利用[J].北京档案，2013（10）28-30.
　　[2]刘小莉.检察机关档案信息资源的开发与利用[J].价值工程，2012，31（5）288-289.

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