成人教育学籍电子档案管理探析

　　摘 要
　　近年来，随着成人教育事业的不断发展完善，随之教育部关于成人教育学籍电子档案管理制度也逐渐落实下来，成人教育学籍由手工操作管理转向电子档案管理，这种新型的学籍管理制度比着传统管理制度必然具有数据共享度高，管理方便的优点。但是就目前的成人教育学籍电子档案管理具体落实来看，还存在不少尚待解决的问题。本文就着重分析目前成人教育学籍电子档案管理中存在的问题，根据问题提出合理化建议，来为成人教育电子管理工作更好落实提供帮助。
　　【关键词】成人教育 学籍电子档案 管理 探析
　　随着成人教育学校的办学形式和培养人才类型层次的不断转变，就导致了学生学籍档案管理的难度增大，面对新的形式，2001年，教育部颁布了关于成人教育学历证书电子注册管理的相关文件，开始推行成人教育学籍电子档案管理，这是将传统人工管理推向电子计算机管理的巨大转变，但是如何解决电子档案管理由于经验不足带来的问题就成为当前要做好电子档案管理中应该思考的问题。
　　1 目前成人教育学习电子档案管理中存在的问题
　　1.1 管理人员对学籍管理工作不够重视
　　部分成人教育电子学籍管理工作人员对管理工作认识模糊，只是将其当做是教育的附属品，甚至部分学校领导将其看做是创收的渠道。所以由于这些思想上的不重视以及认识领域的偏颇，都不能将成人教育摆在正确的位置上。这些具体体现在没有专门的专业管理人员，硬件管理设施不够完善以及档案管理制度落实起来混乱。
　　1.2 管理方法落后，管理模式陈旧
　　目前，还有许多成人高校的学籍电子管理档案管理工作并没有真正落实到位，其中采取传统手工管理操作形式并没有完全被取消，没有完全上升到电子信息技术的领域。一些学籍中常规性的工作，比如新生名册的打印、毕业名册的打印以及教学计划等，雖然部分使用了计算机进行操作，但是计算机的价值只是体现在打印层面，并没有将这些全部工作都运用在计算机技术中。这种相对管理比较落后的手段跟不上时代的步伐，会阻碍管理工作效率的提高以及成人教育事业的发展。
　　1.3 忽略对学籍档案管理工作人员的素质培训
　　成人教育学籍电子档案管理工作是一项涉及领域比较广、知识水平要求高的工作。所以就要求管理人员必须在管理中有极强的准确性、计划性以及原则性。但是很多成人高校都忽略了对学籍管理队伍的培训建设工作，目前普遍出现的现状是学籍管理人员素质偏低、专业素质参差不齐，并且随着成人教育中学分制的实行，加强对学籍管理队伍的素质培训就显得尤为重要。所以，成人高校为此就需要紧紧围绕新经济时代对成人教育的要求，不断摒除落后陈旧的管理手段。
　　1.4 信息技术方面的难题制约电子学籍的管理
　　电子档案也就像电子文件一样，具有一定的形成阶段，形成到成熟间的管理阶段以及末期的处置阶段。但是电子档案有其独特的特点，它是无形的东西，需要在某种载体上才能很好体现，所以必须要利用能使得其本质显现的工具才能看得到它，但是，能体现电子档案的原始性和真实性技术难题目前还有很多。比如把学籍档案从手工管理转化为信息技术管理，也就是从实质转化为虚拟，档案信息和载体分离，网络中的是档案，信息用户得知的也是复制文件，并非原文件，网上黑客和病毒的存在对这些信息来讲也是巨大的危害，所以对学籍电子档案存在于网络系统中的安全性值得重视。
　　2 完善成人教育学籍电子管理档案管理的对策
　　2.1 明确档案管理目标以及强化管理意识
　　成人教育就是以培养复合型高素质人才为目标，所以学籍电子管理作为成人教育中的基础工作，其管理水平直接影响到成人教育质量水平。所以就要明确做好学籍电子档案管理工作，必须要以高标准，高质量的要求来做好管理中的每一项工作。在明确管理目标时，还要不断强化管理意识，管理人员要认识到管理工作的重要性，自觉学习管理知识，提高管理水平，来全面提高学籍电子档案管理水平。
　　2.2 不断完善管理制度，做到规范管理
　　成人高校应该本着与时俱进的办学精神和以人为本的人文理念并结合自身情况在广泛了解学生群体的意见上把学籍电子管理真正落实到学籍档案管理工作中去。不就如此，在管理中，要不断对学籍档案管理工作进行适当的调整，不断创新管理方式，使得管理制度不断完善。对成人学籍管理工作具有长期性和复杂性的特点，所以在管理中一定要做到管理制度化、规范化和科学化，严格按制度办事，坚持管理到位和人人平等的原则，真正做到管理工作的规范。
　　2.3 在管理中充分运用计算机技术，把电子管理优势发挥到最大化
　　随着信息技术的发展，很多成人高校都运用校园网将校园信息进行统一发布及管理。这为学籍电子档案管理的网络化和一体化建设提供了保障，但是只是具有良好的硬件设施还不够，还需要开发与之相配的应用软件。
　　此外，学校还要大力支持管理中心开发适合本校的学籍档案电子管理系统。该系统要包含涉及到管理中的方方面面，比如从学生报到注册管理到在校管理、在校成绩管理以及毕业管理等，这些信息通过计算机信息技术可以公开透明化，方便学生和老师的使用。同时，利用计算机技术可以将这些信息完整的储存下来，便于日后查阅。另外，目前呈现出来的网络信息可靠性问题日益凸显，网络的不稳定性给管理工作带来巨大的威胁，所以在进行管理系统的研发时还需要考虑到对网络信息安全保护。
　　3 结语
　　综上所述，成人教育中对学生学籍的电子档案管理是成人教育中基础性的任务，对成人教育综合教学质量的提升具有重要的作用。但是在目前的学籍电子档案管理中还存在许多问题，所以我们要在具体的管理工作中明确档案管理目标以及强化管理意识，不断完善管理制度，做到规范管理，并不断在管理中充分运用计算机技术，把电子管理优势发挥到最大化，只有这样，才能够解决管理中存在的问题，不断提高管理水平，为成人教育水平的不断提高奠定坚实的基础。
　　参考文献
　　[1]彭若霞.高校成人教育学籍管理的现状与对策[J].韶关学院学报，2010（05）.
　　[2]苏娟等.浅谈档案计算机管理工作中存在的问题[J].图书与档案管理，2007（25）.
　　作者简介
　　陈霞（1975-），女，山东省蓬莱市人。硕士学位。现为长春工程学院助理研究员。研究方向为教学研究。
　　王炳刚（通讯作者）（1972-），男，现为长春工程学院讲师。研究方向为自动化。
　　作者单位
　　长春工程学院 吉林省长春市 130012

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