高校成人教育档案管理现状与发展对策

　　近几年，随着中组部对干部人事档案专项审核工作的推进，组织部门针对干部“三龄两历一身份”等信息的审核进一步落实。面对此次档案查补工作中暴露出来的问题，唯有在实际操作、广泛调研和深入思考基础上，提出相应解决对策，使高校成人教育档案管理工作在现阶段发挥其应有的作用，利国利民，担负其应负的历史使命。
　　1 高校成教档案管理现状
　　1.1 从重视程度看成教档案管理现状
　　从上到下对于成教档案没有给予应有的重视。在实际工作中，很多高校虽然成教档案有分管领导，但存在着只分而不管或管而不严的现象；其次，随着成人教育近些年教学形式的扩展，办学模式的增多，高校成人教学管理人员很多身兼数职，整天忙于教学管理工作，无更多时间和精力对档案材料进行收集、整理，从领导到具体工作人员均无暇顾及档案工作，忽视了档案工作的重要性。同时，成教管理人员多是无编制的外聘人员，没有编制保障，待遇偏低，多做工作、做好工作的动力和积极性受阻。
　　1.2 从管理规范和制度建设看成教档案管理现状
　　时代在前进，情况在不断变化，而相应的档案管理规范和制度却仍停留在以往，没有得到及时制定或修订，滞后于实际工作，没有与实际工作相适应的档案管理标准和规范。国家教委1993年11月16日颁布《高等学校档案工作规范》，1994年1月1日开始实施。在此，以青岛大学为例，以此规范为指导，2004年4月对学校原有档案文件进行修订后作为档案管理文件一直沿用至今。
　　近10年，高校成人教育发展速度和模式全面快速增长。高校成人教育结合人们的需求，各种模式、类型名目繁多：函授、夜大、脱产、自考、试点本科、企业嫁接、与国外合作1+1+2转学分项目等等，多种形式并存。加上最近几年实行跨区域全国招生，促使成人教育横向、纵向多种发展，使成教档案材料的内容、种类更为复杂多样，但是，很多高校没有根据成教工作的发展和变化修订相应的管理规范和制度，诸如档案立卷归档、保管、保密、利用、鉴定等制度，特别是随着电子文档一体化，档案数字化等形成的档案，如何编制、归档管理，没有及时修订统一的管理规范和规章制度，大家都在实践中摸索着干，这样就会出现无章可循，没有约束，管理混乱现象。
　　1.3 从归档率看成教档案管理现状
　　由于成人教育教学形式的灵活性和办学模式的多样性，导致部分档案收缴难度大，归档率低，特别是分散在全省乃至全国各地的教学站点，由于路途遥远，管理相对簿弱，业务部门无法及时到站点检查督导档案收集、整理工作，站点管理人员抱着“天高皇帝远”的想法，档案工作不积极主动，能拖就拖，能不交就不交，遗忘在角落里，甚至丢失，或为了教学站点工作上的方便，私存档案。
　　1.4 从利用率看成教档案管理现状
　　高校成教档案利用率在增长。在此，也以青岛大学为例，近几年成人教育档案的查阅利用率突飞猛进，2016年达2500余人次，比五年前翻了4倍。现在，随着人们在升学、就业、升职、考研、出国、异地落户等需求，档案利用呈现多元化趋势，以前较少利用的成人教育新生录取表、学生入学登记表、学籍卡片、毕业生登记表等档案材料，利用率猛增，但相对成教档案管理比较簿弱，技术手段落后，与快速增长的利用者的需求极不相适应。这是因为一方面，长期以来对成教档案的重视程度和工作要求跟不上；另一方面，在管理手段上，大多数高校的成人教育档案还是采用传统的手工收整、编制纸质档案，档案利用仍以人工检索为主，没有形成电子文档，使查阅过程繁琐复杂，信息数据无法有效整合，大大降低了档案的查阅效率和利用率，给成人教育管理和档案利用者造成较大影响。
　　2 提高高校成人教育档案管理水平对策
　　2.1 加强领导，增强对档案重视程度
　　档案工作的好坏与领导的重视程度有很大关系，各高校要逐级有分管成人教育档案的领导，特别要强调学院层次的院领导分管好相应的成教档案工作，明确其为成教档案管理第一责任人，及时检查和督导档案任务完成的情况，并将这项工作的完成情况落实到年终考核中去。其次，要利用各种宣传媒体传播档案利用典型事例和成果，突出宣传档案在成人教育工作中及为利用者解决实际问题所发挥的重要作用，如为相关教学科研管理者决策依据、教学评估、招生及升职、职称评审等档案利用典型事例，激发起从领导到基层档案管理工作者对档案工作的重视。
　　2.2 与时俱进，完善规章制度
　　夯实基础，规范化管理。高校成人教育的快速发展及其特有的办学形式灵活性和多样性，丰富了成教档案的内容。但是，据调查，许多高校没有制订或及时修订成人教育档案工作规范，而是沿用全日制教学档案工作规范，成人教育和全日制教育有所不同，这也造成了两者形成的档案有所不同。因此须科学调研，根据本学校成人教育及形成档案特点，制定出适合本学校成人教育档案管理工作规范、业务流程和相关制度，明确成教档案的归档范围、保管期限及档案材料的收集、立卷、整理等具体标准和要求。并随着成教档案内容的丰富发展，及时修订档案工作规范，形成良好的成人教育档案收整、归档流程，保证档案能够及时、准确、完整地立卷、归档，保障成教档案管理工作有法可依，有章可循，推动成人教育档案工作的可持续发展，促进成教档案工作科学、规范、制度化建设，加快成教档案管理水平的提高。
　　2.3 大力提升成人教育档案信息化建设水平
　　依据现代化管理手段和技术，管理高校成人教育档案。
　　实行档案数字化管理。实现数字化管理是成教档案信息化、智慧化管理的必由之路，数字化管理既解决已存档案因手工查阅造成的效率差、利用率低的困境，有效避免因教学站点分散、路途遥远而导致纸质档案材料丢失的可能性，又能加快档案查阅速度，提高效率，降低档案日常管理及查询等方面的工作强度，提高成人教育档案利用率。
　　建立信息资源数据库。分散全省乃至全国各地的教学站点，可以借助学校智慧校园网建设，依据大数据相关理论和技术，应用网络教学平台，建立与学校管理、成人教育发展相适应的档案信息资源数据库。如，可根据教学站点、专业、学制、教学形式等建设多个种类专题数据库，并对各个数据库及数据库相互之间档案信息进行有效整合，这样对解决成人教育实施的诸如学分制、弹性学习、函授学习、远程教学等方式形成的档案及成教管理过程中的各类综合信息、数据的利用都有着积极有效的重要作用。
　　2.4 建立合理有序的激励机制
　　各高校要根据成教档案管理的实际情况，建立合理有序的激励机制，全面调动档案管理人员收整档案的积极性， 使“要我收整档案”变成“我要收整档案”的积极工作模式，并对在档案管理工作中表现突出者，在职称评定等涉及员工切身、长远利益时给予政策倾斜等体现。其次，领导要积极申请增加编制、经费、设备等，为档案管理人员切实解决工作中遇到的问题和难题，让他们无后顾之忧，有更多的时间和精力学习档案业务知识和专业技能，扎实做好档案材料保管、收集、整理和归档工作，确保档案收整、归档工作的有序进行。
　　随着成人教育事业的推进，成人教育档案管理也要实时跟进，不断發展创新，创立起适合自己学校成教档案管理的模式和机制，提高档案管理能力，实现成人教育档案管理工作的专业化、科学化、规范化、智慧化和依法化。
　　参考文献
　　[1]吴影.对成人教育档案工作的几点认识. 黑龙江档案 2012年第1期
　　[2]李丽虹.做好成人教育档案管理工作的几点认识.黑龙江档案2011年第3期

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