开放教育学籍档案分级管理利弊探析

　　摘 要：学籍档案工作是开放教育学籍管理一个重要的组成部分，只有充分发挥系统办学的独特优势，扬长避短，创新信息化服务管理手段，不断提高学籍档案管理工作的质量和效率，才能更好地服务于学生服务于社会。
　　关键词：开放教育；学籍档案；分级管理；利弊
　　中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：16723198（2013）11016602
　　1 开放教育学籍管理的特点
　　开放教育实行完全学分制，学籍8年内有效。与传统教育模式下的学籍管理相比较，开放教育模式下学籍管理具有以下几个突出的特点。
　　（1）管理信息化。开放教育是充分利用现代信息技术的新型教育模式，突破了时空的限制，其中的学籍管理运行模式也充分显现出现代信息化的特点。开放教育学籍管理通过对“教务管理系统”的操作使用，依托中央、省、地市州及县市电大（教学点）四级办学实体构成的教务管理信息网，借助互联网络传输开放教育学籍管理的各种基础数据、执行信息。现代信息技术在开放教育学籍管理中的有效应用，为开放教育模式下的学籍管理达到国内先进水平积累了宝贵经验。
　　（2）数据规模化。学生基本信息通过“教务管理系统”软件进行存储，每名开放教育学生的基本信息包含若干个信息点，诸如姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯、学历层次、前置学历、毕业院校、电子注册编号等等。如果说参加开放教育学习的学员形成了一定的规模，开放教育学籍管理中的学生数据更呈现出了规模化的特点。
　　（3）运作系统化。在广播电视大学“系统办学”体制下，开放教育学籍管理机制的运行只有在系统化条件下才能真正实现。系统化首先体现在广播电视大学的学籍管理实行中央电大、省、地（市、州）及县市电大（教学点）层级管理，需要四级联动才能最终把各项学籍管理工作布置、反馈、落实；其次学籍管理与招生、教学管理、考试管理等模块共同组成“教务管理系统”，这几者之间联系密切，各模块中的数据高度融合、互为条件；最后学籍管理工作是教学教务管理系统的组成部分，和招生、教学管理、考试三个部门形成了一个相互协作的运作体系。
　　（4）高度复杂性。开放教育学籍管理的高度复杂性从毕业审核及办证环节可见一斑，毕业审核及办证环节是学籍管理工作中重要的组成部分，目前电大系统颁发毕业证书存在时间延后较长的突出问题。电大颁发毕业证书一般需要经历三个相对独立的阶段，且每个阶段都是需要耗费一定的时间，加之学籍管理中的毕业审核工作环节处于“系统”出口的位置，学员几年中在招生、专业教学计划、考试、学籍管理中产生的隐性问题都显现。隐性问题的解决横向上需要其他部分的参与，纵向上需要中央到教学点四级相关部门的联动。隐形问题的来回反馈、处理不仅要占用时间，同时随着毕业生数字的逐年增加，学生数量上的积累也和颁证时间延长相关。
　　2 开放教育学籍档案分级管理的利弊
　　开放教育学籍管理紧密结合现代远程教育的特质，凭借现代信息技术，依托完整的、遍及全国城乡教学管理网络系统，采用统筹规划、分级管理、分工协作的运作机制，突破了时间和空间的限制，形成了自身独有的特色。
　　2.1 开放教育学籍档案分级管理的优点
　　（1）统筹规划、分级管理有利于突出各层次档案管理的重点，有利于学籍档案管理相关工作的实施。中央、省、地市州及县市电大（教学点）四级办学实体构成的教务管理系统能够相应的对准自己的位置开展工作。管理层次越低，对单个学生学籍档案的精细要求和覆盖面越广，而管理级次越高，所要求掌握的关键性信息点越少、精度要求越高，主要集中在姓名、性别、身份证号、专业、层次、课程成绩等核心信息点上，这样一来，就有利于学籍档案的归档与管理。
　　（2）上下联动、分工协作的运行机制有利于在一定程度上提高学籍档案管理的工作效率，能够在短时间内调动各级管理人员，极大地提高了管理工作的效率，如电大系统每年数以百万计的新生入学材料、毕业生材料，是任何其他高校都无法想象的规模化数据，时间紧、任务重，但在电大系统，通过电大系统独有的系统化优势，逐级分解，能够短时间内积聚全系统相关管理团队的力量，在短时间内按照相关要求完成有关工作。
　　（3）能充分利用现代信息技术，实现学籍档案管理的现代化、科学化和信息化。全国电大系统能够按照中央广播电视大学的统一要求，既实现学籍档案管理上的集中、统一，又可以实现资源共享、规范控制，避免因多级联动、时空限制而出现信息偏差等情况。
　　2.2 开放教育学籍档案分级管理的缺点
　　（1）电大系统点多线广，各种问题纷繁芜杂，且学籍档案管理涉及与其他环节的交叉众多，只要一个环节出现问题，就会引起连锁反应，优点也会成为绊住自己手脚的缺点，相关信息的更改或者更新就会有牵一发而动全身之势，加之学籍管理和招生、教学管理、考试三个部门形成了一个相互协作的运作体系。学籍管理工作的实效需要其他部门的支持和参与，只要其中某个环节出现一点异常，就可能影响其他，从纵向和横向上都可能出现混乱。
　　（2）容易导致内耗，影响办事效率。上下联动、分工协作的管理体制，从设计和运行的理想状态来看无疑是很好的，但在实际执行中，由于面向的是遍布全国城乡的成人学生，各级、各地管理者工作能力不一，难免出现工作环节上的重复和交叉，导致整体运行效果大打折扣，加之针对问题，信息传递和反馈需要占用一定的时间，也无形中影响了整体效率的发挥。
　　（3）容易形成因地而异的不利局面。学籍档案管理工作虽有一定的标准，不管标准有多么完善，其操作还是需要由人来进行，即其执行仍受制于各地相关条件及具体执行者个人水平高低的影响，导致各地在学籍档案管理工作上的参差不齐、操作规范程度不一，最终影响到开放教育学籍档案管理的总体水平。
　　3 如何统筹规划做好开放教育学籍档案工作
　　（1）取长补短，适应开放教育办学模式的学籍档案工作。广播电视大学系统应该根据需要，制定统一、规范的开放教育学籍档案管理制度，在学籍档案的形成、收集、整理及归档上，充分发挥现有优势，将学籍档案管理工作日常化、系统化、规范化，并切实做到程序化、制度化，既便于操作，又促进学籍档案管理工作的质量和效率的不断提高。
　　（2）多级联动，分工合作，适应系统需求的学籍档案工作。充分利用系统优势，创新信息化管理手段，使学籍档案管理工作适应时代发展。学籍档案管理是一项既严肃又严谨的工作，学籍档案的管理要依据开放教育的信息化、系统化的特点，将学籍管理档案纳入科学化、现代化的轨道上，依托现有全国统一的教务管理系统，创建全国统一的学籍档案后台数据中心，实现学籍档案数据的实时交互、动态管理，并且规范数据进入与输出标准，便于实现对在籍生及毕业生档案的分类管理。
　　（3）创新信息化管理手段，提高学籍档案管理工作质量和效率。学籍档案管理不能停留在只是对传统的档案信息获取节点进行管控，而应创新信息化管理手段，实现学籍档案管理在新思路、新办法和新动向有发展，提升开放教育学籍管理的内涵，充分实现利用现有学籍、教务、考试管理系统的一体化，实现学籍档案获取来源的多元化接口，实现学籍档案管理与日常招生、教学、考试等相关环节的自动对接，促进开放教育又快又好的发展。
　　（4）加强培训和经验交流，提升开放教育学籍档案管理的总体水平。通过定期和不定期的培训、交流活动，在系统内推广先进经验和做法，总结缺失与不足，并将学籍档案管理工作纳入日常教学教务考评体系，形成齐抓共管的有利局面，促成学籍档案管理工作良性循环机制的形成与运作，使之适应新形势下开放教育发展的要求，充分做好服务和保障工作。
　　参考文献
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