浅议新形势下企业档案管理信息化建设

　　[摘要]随着经济全球化趋势的不断加强，我国企业对于档案管理信息化建设有了新的认识，并逐渐开始向着这方面发展。实际上，大部分企业是近年来才开始重视档案管理信息化建设，并认真实施的，许多企业还难以达到预期的效果。在新形势下，企业必须加强对档案管理信息化建设存在的问题的认识，并采取一定的措施。文章主要分析了新形势下企业档案管理信息化建设。
　　[关键词]新形势；企业；档案管理；信息化；建设
　　中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）40-0131-01
　　引言
　　档案管理是企业档案工作的核心，其主要包括整理、搜集及保存企业重要的资料，具体可分为存储、下载、上传、传送、分类、检索等环节，涉及到企业的方方面面。档案管理工作质量对企业办公室管理服务具有重要作用，需要科学、有效的方法来支持引导。为了确保企业档案管理工作的科学性和有序性，企业需要制定科学的策略，推动档案管理信息化建设。
　　1企业档案管理信息化建设的背景
　　档案信息化是一种新的档案管理模式，档案信息化管理活动中应用了大量的现代化信息技术。档案信息化模式以档案实体的数字化信息为主要形式，以向社会提供服务为重心，对档案信息资源进行处置、管理，从而推动档案管理现代化的进程。21世纪是网络信息现代化的新时代，档案信息化是信息化建设的一部分，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。档案资源只有通过信息化提升档案工作的公共服务能力，才能真正实现档案资源的使用价值。服务是档案工作的本质属性和根本目标，新形势下，企业只有创新服务，以服务谋发展，将档案工作广泛地融入企业，才能实现较大的经济效益和社会效益。
　　2企业档案管理信息化的优势
　　企业档案管理信息化主要有以下几点优势：第一，检索方便。科技发展日新月异，企业的经营活动受各种数据的影响，而企业的档案就是这些数据的重要来源，档案管理信息化方便企业检索信息，能够提高工作效率，使得企业在竞争中获得优势。第二，保密性高。企业的档案涉及到企业的商业机密，一旦泄露会对企业造成严重损失。档案管理信息化能提高档案的保密性，相较于纸质文件而言，安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少资料外泄的可能性。第三，降低工作人员的劳动强度。档案管理信息化比以往的档案管理方式更简单方便，减轻了档案管理人员建档的繁琐程度，调取档案也更方便，查阅档案也不需要那么多时间，大大降低了劳动强度。
　　3企业档案管理信息化建设现状
　　3.1档案管理信息化建设缺乏规划
　　目前，许多企业的档案系统在各部门还没有形成统筹安排、共同协调的局面。而档案馆的档案管理信息化建设也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。由于档案管理信息化建设中没有及时研究统一的规范和标准，导致档案信息的传输与接收变得麻烦、复杂。
　　3.2企业员工素质有待提高
　　许多企业的档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更稀缺，大部分的档案管理人员由于没有及时地接受现代化的培训以至于技术水平有限，不利于档案管理信息化的发展。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，这使得档案管理人员素质成为制约信息化发展的重要因素。
　　3.3档案信息化管理的安全意识差
　　档案信息通常会包含较多的密级文件，所以重视对档案的管理至关重要。在网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，易造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。档案管理的安全工作是档案信息化的保证，所以，加强档案管理所在网络环境的安全建设就变得尤为重要。
　　4在新形势下企业档案管理信息化建设
　　4.1转变传统档案管理观念
　　在我国现代化建设过程中，企业管理的一些传统观念要适当地做出调整：首先，要彻底提高企业工作人员对资源管理信息化的认识，深刻理解当前档案管理的发展方向和趋势，这样我们才能更好地为社会提供高质量的档案服务；其次，要引起企业的管理者对档案管理信息化的高度关注，加大宣传力度，宣传的方式有很多，例如：网络、电视、开展讲座等，这样做的目的就是让信息化深入人心，为以后工作的开展奠定坚实的基础。最后，在管理者接受信息化的同时也要提高服务和管理的效率，加快档案信息化的建设管理，使企业的领导充分认识到信息化的重要性，为企业的发展和生产提供高品质的档案服务。
　　4.2加强企业檔案管理信息化制度建设
　　加强企业档案管理信息化制度建设有利于明确档案管理信息化建设的目的。从宏观方面来看，企业档案管理信息化建设的目标是提升档案管理水平、促进企业信息化发展，促进企业全面协调、健康稳定发展。从具体方面来看，企业应该设立专门的档案管理机制，实现档案管理的独立性，明确各个部门的管理职责，提高档案信息资源的服务功能。
　　4.3档案管理信息化技术创新
　　4.3.1建立完善的电子档案管理制度
　　信息技术是档案信息化建设的生命，档案管理工作应抓住机遇、迎接挑战，在档案载体、收集和利用等方面进行技术创新，以提高服务质量，使信息技术在档案管理信息化创新中发挥有效的技术支撑作用。在纸质档案的基础上，利用电子档案信息技术，可实现信息资源的深度开发和广泛应用，建立科学、完善的电子档案管理制度，进而增强服务手段、拓宽服务内容，以实现企业内部信息的资源共享。
　　4.3.2建立开放式和交互性的档案服务平台
　　新形势下，电子计算机技术和现代通信技术的快速发展，使得信息技术在档案管理技术创新中的作用变得越来越重要。档案管理信息化技术创新要应用先进的信息技术，积极推进档案网络建设，为企业和社会提供一个开放式、交互性的档案服务平台。通过此服务平台，可完善电子档案管理系统，提高档案的使用效率和信息输出量，从根本上改变传统的档案管理和利用方式，从而更好地推行档案资源信息化建设。
　　4.4提高企业档案信息化管理的安全性
　　企业的发展固然重要，但是企业档案的信息安全也是不可忽略的。企业要根据自身的安全需要和可能存在的风险将企业档案信息资源进行严格的级别分类，同时对每个级别要有一定的安全要求，保证档案信息资源不会外泄，更重要的是要对档案信息进行风险评估，如果发现问题就可以及时进行修正。要想使企业正常的工作和运转，就需要降低档案信息资源的错误率，而冗余系统法就可以很好地解决这个问题，这就需要企业使用余度配置法，为每个级别配置相应的余度，以保证企业档案信息化管理工作能够有条不紊地开展。
　　结束语
　　总而言之，企业档案管理信息化建设工作具有较强的综合性，而且其也是一项长期的工程，企业要想做好这项工作，就必须及时去发现工作中存在的问题，并采取有效的措施解决问题，积极引进各种先进的技术，顺应社会形势的发展，不断总结经验，实现档案管理信息化建设。
　　参考文献：
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　　[3]郭丽清.新形势下企业档案管理信息化创新[J].科技与创新，2015（14）：56-57.

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