浅谈标准化在企业档案信息化建设中的重要性

　　【摘要】随着科技的进步，社会的发展，我国逐渐进入了信息化时代，为了最大限度地开发档案信息资源，使企业档案能够在企业的发展中发挥更大的作用，使企业档案事业实现跨越式发展的崭新目标，就需要重视企业档案信息标准化建设，实现企业档案标准化，进而开创企业档案管理工作的新局面。本文着重对标准化对企业档案信息化建设的重要性进行分析，在此基础上对标准化在企业档案信息工作建设中的目标及任务进行总结。
　　【关键词】标准化；档案；信息化；建设
　　一、企业档案信息化相关概念
　　企业档案信息化指的是以科学的管理方法与手段为基础，以企业发展需求为中心，依靠信息技术、互联网技术等信息科技手段，将企业的档案、信息等资源进行整理、归纳、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化，进而使得档案信息资源能够实现共享，从而在一定程度上使得企业档案信息的利用效率大大提高，进而促进企业的高速发展。
　　二、标准化在企业档案信息化建设的重要性
　　档案工作在企业发展中发挥了重要作用，是企业管理的重要组成部分，新的时代背景下，档案工作必须符合企业发展需求。在企业档案信息化建设与管理中，标准化对于档案管理工作具有非常重要的意义。在档案信息化建设中，实现档案信息标准化不仅能够使人们更加迅速、准确地对分藏分管的各类标准信息进行查找和利用，而且也是企业档案现代化建设的要求。
　　（一）标准化能够促进企业档案信息开发和资源共享。标准不一致是当前企业档案信息化建设的重要难题，严重制约了企业档案信息的有效利用与企业的快速发展。在信息化时代背景下，实现档案信息标准化能够使企业档案人员及时、全面地收集到企业文件与档案信息。同时，在互联网普及的今天，对企业档案进行标准化建设，在一定程度上可以使档案工作人员更加高效地收集到满足企业发展的档案资料，从而使企业能够获取更多的信息资源，有效提高档案信息的收集效率，满足企业市场信息需求。同时，企业档案标准化也有利于企业更加便捷地获取全面的、权威的基础公共信息资源，促进企业实现信息资源的共享，从而使得企业能够及时、全面地获取档案共享数据。另一方面，在一定程度促使企业档案工作人员能够对企业的业务情况、科研工作情况、档案利用率等有新的认识，并能通过相应的用户需求分析，及時、有针对性地开发企业档案信息。如企业根据国家档案局10号令，结合本企业实际确定的本企业文件材料归档范围和档案保管期限规定就是档案信息录入遵循的标准之一。
　　（二）档案标准化有利于提高企业档案管理效率。企业档案标准化使得档案资料利用率更高，促使企业文件工作与档案工作有机结合，文档一体化成为可能。并且，档案标准化在一定程度上可以使企业档案管理工作更加完整与系统，使企业文档管理日益规范化。换句话说，企业档案标准化从某种意义上说是企业档案管理水平的准绳，是衡量企业档案管理质量的标杆，只有不断提高档案管理标准化水平，才能实现高质量的档案管理效果，因此，制定和完善统一的标准对于提高档案的质量、管理等工作都具有非常重要的现实意义。
　　（三）档案标准化是时代发展的要求。企业档案管理的信息化、标准化使企业档案管理水平大大提升，促进了企业档案管理的现代化水平。企业档案工作现代化是以高科技、科学分工以及密切协作为基础的。想使计算机能够实现快速检索，就必须不断创新，应用新方法，新技术，规范档案的格式与目录，使档案格式、规范实现统一，如果标准不统一，计算机软件就很难进行高效的搜索。因此，在新的时代背景下，企业档案管理在建立计算机信息系统的基础上，要重视档案管理标准化问题，没有企业档案的标准化，就不能实行企业档案管理的现代化。
　　三、标准化在企业档案信息化建设的目标及任务
　　标准化工作是一项系统性的长期工程，对于企业科学高效管理，增强企业市场竞争力，提高企业效益具有重要意义。要实现企业档案管理的现代化，档案标准化是非常有必要的。因此，定好标准、学好标准、用好标准不仅是政府以及每个档案人员的责任，同样也是企业发展的工作重点。首先，不论是企业领导，还是一线企业档案管理人员，都应当转变思想，重视档案标准化工作，要不断创新，勇于探索，结合企业档案工作的实际情况，将新技术、新方法应用到档案标准化管理工作中，促进企业档案标准化稳步向前。第二，要做好统筹工作，推进企业档案标准的制定，并做好相应的标准化配套工作，使标准系列化，积极为实施推广创造条件。第三，要加强档案标准化的传播、贯彻工作，一方面要加强现有档案管理人员的培训工作，另一方面也要适当引进复合型人才，推动企业档案工作标准化的发展。最后，要做好后期的档案标准化反馈工作，对标准化实践过程出现的问题进行及时的追踪与解决。
　　四、总结
　　随着社会的发展，我国也逐渐进入了信息化时代，档案信息出现了膨胀式增长，与此同时企业也加大了档案信息化建设方面的投入，企业档案信息的数字化、网络化管理已广泛开展，与此同时也出现了企业信息化多系统与档案管理系统相融欠缺等问题，使企业档案工作面临了严峻的挑战，因此，为了使档案管理的作用得到充分发挥，相关工作人员就需要不断探索，勇于创新，促进档案标准化建设，实现企业档案标准化建设，开创新时代企业档案工作的新局面。
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