浅谈档案信息化建设与工程档案管理

　　[摘 要]随着国家法制制度不断优化和完善以及数字化技术的不断发展。工程档案控制也不断向着数字化管理方面发展。根据以上背景，本文分析了档案信息化建设和工程档案管理的关键性，并且提出了这些管理的优化方案，力求进一步完善档案信息化建设和工程档案的管理。
　　[关键词]档案信息化；档案管理；优化措施
　　中图分类号：TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）44-0155-01
　　1.档案信息化建设概述
　　档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
　　“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。档案信息化的内容有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化技术条件下，一方面促进档案本身信息融入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。这两个方面的目标并不是孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦为社会大众广泛利用，狭义的档案信息化必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广泛意义的档案信息化。
　　2.档案数字化建设与项目档案管理的重要性分析
　　2.1档案数字化管理可以大大提高项目档案管理质量
　　当前，国家在项目档案管理上依旧存在许多问题，较为明显的就是管理能力不够。将数字化技术推行使用于项目档案管理，借助计算机、互联网和物联网、大数据以及云存储等科技不断提升总体性能，令工程档案管理迈向更为科学化、标准化、制度化的道路，把工程档案予以数字化处理不但有助于保存项目信息与数据，同时，还有助于对工程信息及资料加以开发与使用，拓宽项目档案管理范围。
　　2.2档案数字化管理进一步促进项目档案信息共享
　　因为国内工程档案数字化总体水平比较落后，所以工程档案信息建立、共享、共用尚未形成科学的运行制度。因此，加强项目档案数字化管理，尤其是經过开发全国统一的项目档案数字化管理软件，可以令工程档案信息更充满“开放性”，让项目档案的利用率与使用效益得到明显提高，尤其是经过对全国各级各种项目档案进行整理，可以转变以往的“纸质化”管理在检索、整理、研究、服务等层面的限制瓶颈，令项目档案在社会经济发展中发挥出最大化功能。
　　2.3档案数字化管理进一步促进建设项目事业发展
　　工程档案属于我国建设项目事业各种资源的综合体，除纸质资源外，还有许多图像、音频、视频资源，一定要大力加强项目档案数字化管理，否则项目档案管理将会受到限制。尤其是可以对我国各种项目档案信息进行有效保存与处理，可以对我国建设项目发展状况、技术状况以及工艺状况等展开深入分析与研究，为今后我国工程事业的长远发展提供有利条件。
　　3.加强档案数字化管理的有效措施
　　3.1加强注重项目档案数字化管理
　　工程档案数字化管理对促进项目档案管理和项目档案开发与使用具有非常重要的意义，要求国内各级各类施工项目单位高度注重项目档案数字化管理任务，增加投资力度，设立组织部门，配备足够的项目档案数字化管理人才，配备所需硬件装置，开发与使用满足施工工程单位发展的档案管理系统。
　　3.2加强项目档案数字化管理机制建设
　　一定要不断完善与优化管理体制，让工程档案数字化管理更为科学、标准、高效。工程单位需从内部数字化建设的具体状况入手，根据档案管理的规范，确定数字化管理标准，尤其是要制定工程档案数字化管理目标机制，把工程档案数字化管理内容、操作流程、开发使用等体制的模式固定下来，优化运行体制，保证工程档案数字化管理任务有章可循。
　　3.3转变传统的档案管理模式，将实体管理转化为信息管理
　　传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理工作，其工作量巨大，步骤繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的环境，现代化技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，只有通过信息化档案资源才能真正实现其信息的价值和使用价值，为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；创造最佳的社会效益和经济效益，真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
　　3.4加大档案管理数字化建设力度
　　首先，利用电脑编辑各种电子文档信息。当前，工程档案重点分为文书资料、技术资料、人事资料。为了提高档案的利用价值，加大管理效率，能够利用电脑来管理档案，把工程企业的各种类型的档案根据一定的规律来制作并保存。其次，进一步规范档案管理体系。对初始信息的管理整合进行规范与标准化，方可确保信息的准确性及有效性，如此，在进行信息计划转变的过程中，方可有条不紊，数字化技术方可获得最大化使用，信息化管理方可发挥出必要的价值与作用。最后，创建完善的资源库。对档案创建健全的资源库是一件很重要的工作，资源库保持开放与时刻加以更新，确保信息资源的不断优化，提供方便的服务是资源库创建的根本目的。开发者把全部的档案信息转变成信息化模式，如文档、信息图表等，进行全面的检索划分，上传至企业创建资源库，针对信息的更新，要求专人对资源库加以管理，而且对资源库产生的问题进行有效处理，确保资源库的顺利运作。
　　经过上述分析，加强档案的数字化管理，加大数字化技术的利用，可以促进档案信息的有效管理及资源的整合应用，如此就促使数据信息获得更为稳定的存储，而且还有较大的应用价值。这对推动单位的发展及市场经济利益的增长、提升档案数据信息的搜索查找效率、加大档案信息使用率均有非常重要的作用。此外，管理工作应保证与时俱进，随着时代的发展，技术也将进一步改进，适应时代的发展，这样方可得到最佳效果。
　　参考文献
　　[1]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015，30（05）：506-510.
　　[2]张红梅.浅谈档案信息化建设——关于扫描、缩微复合系统的专题报告[J].科协论坛（下半月），2014（03）：44-45.

相关热词搜索：浅谈 信息化建设 档案管理 档案 工程